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1. Juli 2020
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15. Juli 2020Aufgaben eines Kassenprüfers im Yachtclub
„Hiermit nehme ich die Wahl zum Kassenprüfer an„! Meine Vereinskollegen und Freunde applaudierten, ich setzte mich während meine Freunde mir die Hand zum Glückwunsch schüttelten. Nun ja, so richtig wusste ich zwar nicht, was da jetzt auf mich zukommen wird, aber soo schwierig konnte es ja schon nicht sein. Schließlich brachte ich über 20 Jahre Berufserfahrung als GmbH Geschäftsführer mit. Bilanzen konnte ich halbwegs lesen und den Rest werde ich dann auch schon schaukeln.
Als dann die erste Kassenprüfung anstand und ich mit dem Vorstand für Finanzen einen Termin zur Prüfung vereinbarte (in einigen Vereinen nennt man diese Rolle auch Schatzmeister), wurde ich dann doch etwas unsicher. Ich konsultierte die Internetsuchmaschine meines Vertrauens, um mich etwas „schlau zu lesen“ was ein Kassenprüfer da genau macht.
Beim eigentlichen Prüfungstermin war ich dann doch schwer beeindruckt, als mich unser Vorstand für Finanzen zur Prüfung begrüßte und eine Batterie von mindestens 1,50 Leitz Ordner auf dem Tisch für mich vorbereitet hatte. Als jemand für den Technik und seine Vorteile zum professionellen Arbeiten selbstverständlich sind, hatte ich mich eher auf die Auswertung elektronischer Daten eingestellt.
Die Ordner folgten einem sehr ordentlichen Ablagesystem…Kontoauszüge und jeweils alle Belege dahinter. Sauber protokollierte Kassenbestände. Whow…dachte ich…da steckt jemand verdammt viel Freizeit in die Führung der Bücher seines Vereins. Wahrscheinlich ist der Kollege mal in den Yachtclub eingetreten um Boot zu fahren. Mit seinem Vorstandsposten hat er sich richtig Arbeit aufgehalst. Ein Ablagesystem in etwa diesem Stil wurde mir beigebracht als ich etwa 16 oder 17 Jahre als war und damit begann, meine Geschäfte selbst in Ordnung zu halten. Aber puhh…das war 30 Jahre her…warum machte man sowas nicht elektronisch? Geht das nicht einfacher? Warum ignoriert man 30 Jahre technologische Entwicklung die das Leben leichter machen und macht alles manuell? Trotz dieses Unverständnisses hatte ich doch ehrlichen Respekt für die geleistete Arbeit.
Einige Tage zuvor hatte er mir bereits die fertige Bilanz des Steuerberaters geschickt. In diesem Punkt gab es für mich nichts zu beanstanden. Die Bilanz war, wie man es von einer Steuerberatungskanzlei erwarten darf, professionell erstellt. Ich nutzte die Bilanz daher eher zur Orientierung. Ich suchte nach auffällig hohe Posten. Für diese lies ich mir stichprobenweise die Belege zeigen.
Jetzt, Jahre später, habe ich einige Kassenprüfungen, die Erstellung von Kassenprüfberichten und der Vortrag des Kassenprüfberichtes vor den Mitglieder Hauptversammlung hinter mir. Inzwischen bringe ich etwas mehr Erfahrung mit und möchte mit diesem Beitrag allen „Newbies“ unter den Kassenprüfern ein paar Punkte zusammentragen, die vielleicht den Einstieg erleichtern.
Die Aufgaben und Rechte des Kassenprüfers
Lasst uns zunächst einmal betrachten, was die eigentlichen Aufgaben des Kassenprüfers sind und welche Rechte er dabei hat.
Zur Erfüllung Deiner Aufgaben bist Du als Kassenprüfer berechtigt, in alle Geschäftsunterlagen Deines Yachtclubs Einsicht zu nehmen. Das betrifft auch den Kassenbericht des Vorstands für Finanzen. Darüber hinaus hast Du ein umfangreiches Auskunfts- und Informationsrecht. Das umfasst:
— Prüfung der Bar Vorgänge und den dazugehörenden Belegen
— Prüfung der Ausgaben inclusive Rechtfertigung bzw. Zuordnung zum Wirtschaftsplan
— Korrekte Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben
— Prüfung der Mitgliedsbeiträge
— Prüfung des Yachtclubvermögens
— Prüfung Forderungen und Verbindlichkeiten des Yachtclubs
— Prüfung ob gesetzliche Buchführungsvorschriften eingehalten wurden (GoBD)
Kassenprüfbericht
Der Kassenprüfbericht wird als abschließender Bericht der Kassenprüfung vom Kassenprüfer erstellt. Du erklärst darin Deine Vorgehensweise und gibst Auskunft darüber, inwieweit der Vorstand Dir Informationen zugänglich gemacht hat, mögliche Probleme die bei der Prüfung aufgefallen sind und beschlossene Maßnahmen, um diese Probleme abzustellen. Abschließend muss der Bericht noch eine Empfehlung geben, ob die Entlastung des Vorstands empfohlen wird.
Folgende Fragen sollte der Kassenprüfbericht beantworten
— Was wurde geprüft?
Geprüft wurde der Jahresabschluss 2020 des Yachtclubs „Wasserspaß“ in Musterhausen
— Wer hat die Kassenprüfung vorgenommen?
Die Kassenprüfung wurde durch Andreas Haberer durchgeführt
— Welcher Auftrag liegt der Kassenprüfung zugrunde?
Andreas Haberer wurde in der Jahreshauptversammlung 2019 gemäß §xxx der Satzung zum Kassenprüfer gewählt
— Wann und wo hat die Kassenprüfung stattgefunden?
Die Kassenprüfung hat am 01.03.2020 in den Vereinsräumen des Yachtclubs „Wasserspaß“ stattgefunden. Anwesend waren Max Mustermann, Vorstand für Finanzen des Yachtclub „Wasserspaß“ und Andreas Haberer, Kassenprüfer des Yachtclub „Wasserspaß“.
— Wie lange hat die Kassenprüfung gedauert?
Beginn der Kassenprüfung: 10:30
Ende der Kassenprüfung: 18:00
— In welcher Form erfolgte die Buchführung im Yachtclub?
Die Buchführung und Erstellung des Abschlusses/Bilanz erfolgte durch Steuerberatungskanzlei Hans Wunderlich.
oder
Die Buchführung erfolgte mit dem EDV-System „Up2Boat“
— Welche Unterlagen haben vorgelegen?
– Kontoauszüge…
– Kassenbuch…
– Rechnungen…
– Barbelege…
– Liste ausstehender Forderungen mit Abgrenzung 31.12.2019
– Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen, Aufnahmegebühren und Spenden
– Anlagenverzeichnis incl. Abschreibungen
– Einnahmen / Ausgaben Überschussrechnung
— Wie hat der Kassenprüfer die Unterlagen geprüft?
– Belege zu Kontoauszüge der Bank XY wurden stichprobenartig geprüft
– Beim Kassenbuch wurden die Belege stichprobenartig geprüft
– Fazit: z.B. Bei der Belegprüfung gab es keinerlei Beanstandungen. Verbesserungswürdig ist allerdings die Handhabung mit Eigenbelegen, deren Anzahl nach Auffassung des Kassenprüfers zu hoch ist. Darüber hinaus sollten die Eigenbelege einem einheitlichen Muster folgen um diese einfacher nachvollziehbar zu machen. Alle Rückfragen zu den Belegen konnten zur vollsten Zufriedenheit beantwortet werden.
— Wurden bestimmte Unterlagen besonders intensiv geprüft?
Im Vergleich zu den Vorjahren waren trotz stabiler Mitgliedbeiträge Schwankungen bei den Einnahmen der Mitgliedgebühren aufgefallen. Daher wurde intensiv die korrekte Rechnungsstellung der Mitgliedsgebühren, Pauschalen und Stromgebühren geprüft.
Die Prüfungen ergaben keinerlei Beanstandungen.
— Zu welchem Ergebnis führte die Kassenprüfung?
Der Kassenprüfer erhielt alle gewünschten Informationen durch den anwesenden Vorstand für Finanzen und erhielt Einsicht in sämtliche Unterlagen. Die Buchführung, die Bilanz und die G+V wurde durch die Steuerberatungskanzlei Hans Wunderlich auf erwartungsgemäß professionelle Weise erstellt. Die Buchführung und der Jahresabschluss entsprechen der Vereinssatzung, den Beschlüssen der Mitgliederversammlung sowie den steuerlichen und sonstigen gesetzlichen Vorschriften.
— Empfehlung an die Mitgliederversammlung
Der Kassenprüfer empfiehlt, dem Vorstand die Entlastung zu erteilen.
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