Up2Boat™
Die Marina-Software,
Die Yachthafen-Software,
Die Yachtvereins-Software
die Dein Tagesgeschäft versteht!
Up2Boat Yachthafenmanagement und Liegeplatzverwaltung spart Dir hunderte Arbeitsstunden pro Jahr!
Mache Deinen Yachthafen fit für die Zukunft
Up2Boat™ gilt als einer der Pioniere moderner Yachthafen Digitalisierung. Die Yachthafen Betriebssoftware Up2Boat Yachthafenmanagement vereinfacht die Verwaltung von Vereinshäfen, Stadthäfen, Werften, oder Marinas durch intelligente Automatisierungen. Gegenüber herkömmlichen Prozessen sparst Du mit Up2Boat Yachthafenmanagement bis zu 75% Deiner Verwaltungsaufwände. Sofern Du heute noch mit Excel und Insellösungen für jeden Bereich arbeitest, sprechen wir über ein Vielfaches.
Funktionen für den Praktiker: Immer nah am Kunden
Up2Boat Yachthafenmanagement wurde auf Basis langjähriger Erfahrung und in enger Zusammenarbeit mit Marinas und Yachthafenbetreibern entwickelt. Unser engagiertes Entwicklungsteam ist in permanentem Kontakt mit unseren Endanwendern, um aus den Praxiserfahrungen zu lernen. Jeder unserer Kunden nimmt damit Einfluss auf die Weiterentwicklung. Wertvolles Feedback fließt als Verbesserungsanforderung an die Entwicklung zurück, was zu einem kontinuierlichem Verbesserungsprozess führt.
Wir übernehmen den kompletten Anwendungsbetrieb ohne Mehrkosten
Up2Boat Yachthafenmanagement kann sicher und bequem als Cloudlösung und auf Anfrage on-premise auf eigener Server Infrastruktur betrieben werden. Bei der Cloudlösung übernehmen wir vollständig den Betrieb für Dich, übernehmen das Patch- und Updatemanagement aller Teilsysteme und sichern täglich Deine Daten. Die Anwendung selbst läuft in den gängigen modernen Internetbrowsern und ist damit jederzeit und überall für Dich und Deine Mitarbeiter verfügbar wo Internetverbindung besteht. Egal, ob mit dem Tablet auf dem Steg, dem PC im Büro oder dem Smartphone vom Boot aus. Mit Up2Boat™ Yachthafenmanagement erkaufst Du Dir die Freiheit dann und dort zu arbeiten, wenn Du es möchtest.
Gutes Personal nur mit guter Betriebssoftware
Gerade in Zeiten in denen es immer schwieriger wird geeignetes Personal zu finden, wo Wirtschaftlichkeit und schnelle, datenbasierende Entscheidungen immer wichtiger werden, sind Automatisierungen eine professionelle Datenbasis absolute Pflicht. Manuelle Prozesse, gleiche Daten für Boote, Personen, Liegeplätze usw. in unterschiedlichen Werkzeugen parallel synchron zu halten, erzeugen nicht nur einen fast schon unverantwortbaren Pflegeaufwand, sie sind auch fehleranfällig. Wer heute gutes Personal für seinen Yachthafen finden möchte, braucht ein Werkzeug wie Up2Boat Yachthafenmanagement das Daten zentral in einer Anwendung verwaltet und komplexe Vorgänge automatisiert.
Die Richtige Entscheidung für die Zukunft
Up2Boat Yachthafenmanagement ist die aktuell modernste und zukunftsorientierteste Software für den Betrieb Deines Yachthafens. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich bei Deinem Yachthafen um einen Sportbootverein, einen gewerblichen Yachthafen, einen Stadthafen, eine Werft oder eine Marina handelt. Up2Boat Yachthafenmanagement ist so modular, dass wir für jede Anforderung und Geldbeutel die passende Version haben. Als Experten für die Digitalisierung von Yachthafenprozessen begleiten wir Dich Schritt für Schritt in die Digitale Zukunft und zwar in der Geschwindigkeit, wie es zu Deiner Organisation passt. Jeder Deiner Mitarbeiter und Kollegen kann zukünftig jederzeit und von überall auf einen gemeinsam gepflegten Datenbestand zugreifen. Das steigert die Qualität und damit die Kundenzufriedenheit.
Wenn Du Dich für Up2Boat Yachthafenmanagement entschieden hast, begleiten wir Dich bei der Bereinigung und Übernahme Deiner Altdaten. Durch unseren extrem schnellen Bereitstellungsprozess, kannst Du schon wenige Tage nach Deiner Entscheidung für Up2Boat™ Yachthafenmanagement mit dem System arbeiten.
Für jeden das Richtige dabei: Die Programmversionen
Excellent Version
Für kostenbewusste Yachthäfen
• Grafische Liegeplatzverwaltung
• Tabellarische Liegeplatzverwaltung
• Tabellarische Stegverwaltung
• Winter- & Trocken- Lagerplatzverwaltung
• Bootsverwaltung
• Kunden- und Bootseigentümer Verwaltung
• Zulieferfirmen verwalten
• Automatisches Abo-Rechnungssystem (Bierdeckel)
• Einzel Rechnungsstellung
• Rechnung stornieren
• Gutschriften erstellen
• Belege (Rechnung, Gutschrift, etc.) Drucken
• Belege (Rechnung, Gutschrift, etc.) per Email versenden
• Verbandsmeldungen
• Globale Such- & Filterfunktionen
• Datenspeicherung zentral in der Cloud
• Beleglayout konfigurieren
• Excel Datenimport-Schnittstelle
• Tägliche Datensicherung
• Up2Boat App
• 1 Benutzerlizenz
Prestige Version
Für Yachthäfen mit professionellem Anspruch
• Alle Excellent Funktionen
• Rechnung Bezahlstatus pflegen
• Liegeplatzvergabe Workflow
• Dokumenten-Verwaltung
• Automatische Sammelrechnung
• Zahlungseingänge verwalten
• Excel-Exportschnittstelle
• E-Mail Support durch unseren Servicedesk
• 4 Benutzerlizenzen
Premium Version
Für Betreiber, die ihren Yachthafen auf eine digitale Zukunft ausrichten und Wert auf Automatisierungen und Effektivität legen.
• Alle Excellent & Prestige Funktionen
• Stromzähler Verwaltung und Ablesungen
• Saisonverwaltung
• Schlüsselverwaltung
• SEPA Schnittstelle
• DATEV Schnittstelle
• Automatischer Vertragsgenerator
• E-Mail-Nachrichten versenden mit unbegrenzten Verteilerlisten
• Rollen & Rechteverwaltung
• E-Mail Support durch unseren Servicedesk
• Persönlicher Telefon- Support
• unbegrenzte Benutzerlizenzen
Up2Boat Yachthafenmanagement
Die richtige Version für Deine Anforderungen?
Die Highlights der Excellent-Version
- Erstelle mit der Excellent Version Rechnungen und versende sie auf Knopfdruck direkt aus der Anwendung heraus.
- Mit der grafischen Liegeplatzverwaltung hast Du Deine Liegeplatzbelegung einfach und übersichtlich im Blick.
- Verwalte Deine Winter- und Trockenlager einfach und übersichtlich
- Vergiss nie wieder etwas in Rechnung zu stellen. Das integrierte Abo System überwacht und steuert das zukünftig für Dich
- Importiere Deine Altdaten ganz einfach über die Excel Importschnittstelle in Up2Boat Yachthafenmanagement
Die Highlights der Prestige-Version
- Die Prestige Version kann alles, was auch die Excellent Version kann, aber darüber hinaus noch viel mehr
- Überwache und Dokumentiere den Bezahlstatus Deiner erstellten Rechnungen und überwache Zahlungseingänge
- Verwalte alle Dokumente zu Personen, Firmen oder Booten zentral in der Anwendung
- Lass die sehr mächtige Serien- und Sammelrechnungsfunktion Hunderte von individuellen Rechnungen innerhalb weniger Sekunden(!) automatisch generieren und per E-Mail verschicken
- Nutze die Excelschnittschelle um Daten aus Up2Boat™ Yachthafenmanagement zu exportieren und extern in Excel weiter zu verarbeiten
- Wenn Du Hilfe und Unterstützung brauchst, stehen wir Dir per E-Mail zur Verfügung
- Mit insgesamt 4 Nutzerlizenzen kannst Du mit Deinen Kollegen und Mitarbeiter gemeinsam an einem zentralen Datenbestand arbeiten.
Die Highlights der Premium-Version
- Unser Flaggschiff Up2Boat™ Premium beinhaltet selbstverständlich alle Feature der Prestige und Excellent Versionen. Darüber hinaus biete die Premium Version aber noch sehr viel mehr.
- Mit dem Vertragsgenerator kannst Du selbst Vertragsvorlagen definieren, die vom System z.B. bei der Liegeplatzvergabe ganz automatisch ausgefüllt und per E-Mail versendet werden können.
- Versende E-Mails direkt aus dem System heraus und greife dabei auf die Mailadressen der Personen zu, die bereits schon im System gepflegt sind: Nie wieder doppelte Datenpflege!
- Verwalte die Stromzähler in Deinem Hafen, ordne sie den Booten zu und führe Ablesungen durch. Die Kosten für verbrauchte KW/h werden automatisch ausgerechnet und dem Eigner auf dem Bierdeckel zugeordnet
- Verwalte zentral im System alle Schlüssel, Schlüsselkarten oder Transponder. Gebe sie an Personen aus und dokumentiere den Pfand für die Steuerrückstellungen.
- Ziehe Rechnungen per SEPA Lastschriftverfahren direkt aus dem System heraus ein
- Übertrage deine FIBU Daten über die DATEV Schnittstelle direkt an ein Buchhaltungssystem
- Vergebe als Admin Rollen und Rechte für Deine Nutzer und definiere wer was sehen und bearbeiten darf
- Wenn Du Unterstützung oder Hilfe benötigst sehen wir Dir telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung
- Nutze Up2Boat™ Yachthafenmanagement mit so vielen Nutzerlizenzen wie Du benötigst. Mit der Premium Version hast Du unbegrenzt viele Nutzer frei.
Wenn das noch nicht reicht, haben wir noch optionale Funktionserweiterungen!
Die folgenden optionalen Funktionserweiterungen stehen in allen Versionen zur Verfügung. Abhängig von der gebuchten Lizenz entstehen für diese ADD-ONs monatliche Zusatzkosten
- TSE-Kassenmodul
- Boots-Sensor Integration, um Boote im Winterlager zu überwachen
- Arbeitsauftragsverwaltung inkl. DockSite App Integration
- Datenbankbackup / Datenarchiv herunterladen
- Zusätzliche Nutzerlizenz
Up2Boat Yachthafenmanagement
Vorteile im Überblick
Lasse das System ganz automatisch Sammelrechnungen erzeugen, den E-Mail Schriftverkehr für Dich durchführen oder Liegeplätze vergeben. Nutze einfache und intuitive Workflows die Dich bei bei der Bedienung führen und gleichzeitig die Datenqualität sicherstellen.
Erhalte Zahlungen per SEPA oder integrierter Online Bezahldienst direkt auf Dein Konto. Vermiete temporär freie Dauerliegeplätze an Gäste weiter. Überwache Eingangszahlungen oder storniere Rechnungen. Senke Verwaltungskosten für Liegeplatzvergabe durch Selbst-Check-In mittels App.
Integriere vorhandene Systeme durch offene Schnittstellen (API’s) zu einem Gesamtsystem. Erlaube die Anbindung von externen Liegeplatz Buchungs-Apps. Nutze bereits im Standard vorhandene Schnittstellen zu DATEV, Banken oder Excel, um Dir das Tagesgeschäft zu vereinfachen.
Höchste Datensicherheit durch den Betrieb der Cloud -Backendinfrastruktur in einem Deutschen Rechenzentrum das nach EU-DSGVO und BSI Grundschutz (ISO 27001) Vorgaben betrieben wird. Kommunikation mit Endgeräten erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Garantierte Verfügbarkeiten (SLAs)
Behalte stets auch unterwegs die Kontrolle über Deinen Yachthafen. Verschaffe Dir einen Überblick zu Liegeplatzbelegungen und Zahlungseingängen. Kommuniziere direkt mit den Bootseignern und nehme Liegeplatzbuchungen über die kostenlose Smartphone App an. Leite Arbeitsaufträge an Deine Mitarbeiter weiter
Beschreibung der Feature & Funktionen
Neu: Grafische Liegeplatzverwaltung
Der digitale Zwilling Deines Yachthafens
Mit der grafischen Liegeplatzverwaltung haben wir mit Up2Boat™ Yachthafenmanagement einen großen Evolutionssprung gemacht, der nun bereits die erste Stufe eines digitalen Zwillings Deines Yachthafens bereitstellt. Technisch betrachtet bedeutet das, dass es sich bei den Liegeplatz Symbolen nicht einfach um Bilder handelt, sondern um Echte Systemobjekte mit Eigenschaften und Detaildaten. Erst dadurch wird es zukünftig möglich sein, Sensorik im Yachthafen mit diesen Objekten zu verbinden und in Echtzeit Daten austauschen zu lassen. Bei grafischen Darstellung stehen dem Nutzer eine Reihe von Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Neben einer Kartendarstellung des Terrains, kann der Nutzer auch zwischen der Google Maps Karte oder der OpenSeaMap Karte wählen.
Liegeplatzbuchung- und Reservierung
Die Frage, ob Du für einen bestimmten Zeitraum einen Liegeplatz für ein Boot mit bestimmten Abmaßen frei hast, lässt sich jetzt kinderleicht beantworten. Beispiel: Ruft ein Bootfahrer an, der am kommenden Samstag mit einem 10x3m Boot anreisen und eine Nacht bleiben möchte, hast Du die Antwort nach wenigen Klicks. Das System zeigt Dir nicht nur die passenden Liegeplätze dazu an, es spricht auch eine Empfehlung zum optimalen Liegeplatz aus. Dabei wird das betriebswirtschaftliche Ziel verfolgt, den Yachthafen optimal auszulasten und den Liegeplatz zu empfehlen, in den das Boot gerade noch rein passt. So können auch Liegeplätze von Hafenbüro Mitarbeiter vergeben werden, die nicht über die Erfahrung eines Hafenmeisters verfügen. Bei diesem Vorschlag wird auch die aktuelle Wassertiefe des Liegeplatzes berücksichtigt. So warnt Dich das System, wenn Du versuchst einen Liegeplatz an ein Segelboot mit 2m Tiefgang zu vergeben, wenn dort die aktuell tatsächliche Wassertiefe nicht ausreicht.
Die eigentliche Liegeplatzbuchung- oder Reservierung ist denkbar einfach, denn der Anwender wird durch alle Details geführt. Am Ende des Prozesses steht dem Nutzer frei, ob er direkt eine Rechnung oder sogar direkt einen Vertrag generieren lassen möchte. Selbstverständlich kann auf Wunsch beides direkt per E-Mail an den Kunden verschickt werden. Für all diejenigen, die den Kunden nach Ankunft aber lieber zuerst im Hafenmeisterbüro begrüßen möchten, um dort die Rechnung zu schreiben und auszudrucken, ist das natürlich ebenfalls möglich.
OpenSeaMap Integration
Zoomt der Anwender, wie im Beispiel oben aus der Karte heraus und Schaltet die Sicht auf OpenSeaMap, werden navigatorische Informationen eingeblendet, die bei der Anfahrt zum eigenen Hafen hilfreich sein können. Mit Hilfe der Up2Boat™ App wird es zukünftig möglich sein, die Position von Booten mit Buchungen zu sehen, die dem Hafen die eigenen Positionsdaten für die Anfahrt freigegeben haben. So kann der Hafenmeister genau sehen wer im Zulauf ist und beispielsweise entscheiden, ob er wartet bis der nächste Gast kommt oder erst noch essen geht.
Liegeplan Editor
Die Erstellung des eigenen Hafenplans ist rein objektorientiert und für jeden berechtigten Anwender kinderleicht. Man schaltet lediglich in den Editormodus um. Per Mausklick können dort völlig intuitiv z.B. Stege eingezogen und mit Beschriftungen versehen werden. In einer Liste werden alle bereits verwalteten Liegeplätze, Stromzählerschränke usw. angezeigt. Per Drag&Drop werden diese Objekte ganz einfach an die richtige Position gezogen und losgelassen. Dabei können sogar Untiefen im Hafenbecken eingezeichnet werden, die z.B. bei der Einfahrt in den Hafen gefährlich sein könnten. Einfacher geht es nicht. Darüber hinaus stehen eine Reihe von Marker zur Verfügung, um Beispielsweise den Standort von Feuerlöscher, Defibrillator oder Erste Hilfe Koffer zu markieren. Sobald man seine Änderungen gespeichert und den Editor verlassen hat, sieht man seine Änderungen in der grafischen Liegeplatzanzeige.
Neu: Arbeitsaufträge und Up2Boat™ DockSite Integration
Mit Up2Boat™ DockSite können Arbeitsaufträge für die Mitarbeiter des Hafens angelegt und verwaltet werden. Mit der Up2Boat™ DockSite App haben die Mitarbeiter alles in der Tasche was sie zum Arbeiten brauchen. Dabei steht die App nahtlos in Verbindung mit Up2Boat™ Yachthafenmanagement. Damit Arbeitsaufträge im Hafenverwaltungsbüro entgegengenommen und abgerechnet werden können, haben die Mitarbeiter in Up2Boat™ Yachthafenmanagement jederzeit die Übersicht zum Status der Aufträge, können neue Aufträge entgegen nehmen oder die Rechnung für abgeschlossene Aufträge erstellen.
Bei der Anlage eines Auftrags kann der Nutzer beispielsweise auf vordefinierte Arbeitspakete zurückgreifen. Ein Arbeitspaket kann aus einer Vielzahl von Leistungen bestehen. Beispielsweise könnte Einwintern ein solches Arbeitspaket sein, dass aus den Leistungen Auskranen, Unterwasserschiff reinigen, Motor einwintern, Wassertanks leeren, Wasserleitungen öffnen usw. bestehen. Ein Arbeitsauftrag kann einem Mitarbeiter zugeordnet werden.
Up2Boat DockSite Kranwaagen Integration
Ein Highlight der Up2Boat™ DockSite App ist die Einbindung einer Funk Kranwaage. Up2Boat™ DockSite unterstützt dabei die Funkkranwaagen der Firma EHP. Diese Kranwaagen verfügen über ein Gateway das in das gleichen WiFi Netz konfiguriert werden muss, mit dem auch die Smartphones der Hafenmitarbeiter verbunden sind. Die Konfiguration der Kranwaage erfolgt in Yachthafenmanagement und ab dann können Wiegeergebnisse, Nullstellungen der Waage, Tara Gewichte des Krangeschirrs und vieles mehr direkt über die App gesteuert werden. Das Wiegeergebnis wird direkt in den Auftrag übernommen.
Wurde ein Auftrag vom Mitarbeiter abgeschlossen, werden die Auftragsdaten inkl. Arbeitsleistungen, Verbrauchsmaterial, Ersatzteile usw. auf den Bierdecken in Yachthafenmanagement übernommen. Im Anschluss kann vom Hafenmeister Büro aus alles bequem in Rechnung gestellt werden.
Neu: Datenbackup / Datenarchiv lokal herunter- und hochladen
Die Datensicherheit unserer Kundendaten hat für uns von jeher einen sehr hohen Stellenwert. Beispielsweise wird jedwede Datenänderung in sogenannten “Schattentabellen” protokolliert. Damit wird festgehalten, wer- wann- welches Datenfeld geändert hat und wie die Information vorher aussah. Damit kann vom ersten Tag an jede Datenänderung, Datenlöschung oder Daten Neuanlage lückenlos nachvollzogen werden. Diese Funktion ist so tief in unserer Systemarchitektur verwurzelt, dass des ganz automatisch passiert. Diese Schattentabellen sind Teil jeder individuellen Kundendatenbank. Für jede unserer Kundendatenbanken führen wir jede Nacht eine Datensicherung durch. Jede Datensicherung wird in einem speziellen Sicherungsbereich in der Up2Boat™ Cloud für 7 Tage gespeichert. Danach wird sie überschrieben.
Behalte selbst die Kontrolle über Deine Datenarchive
Eine langfristige Datenarchivierung konnten wir bislang aus technischen-, aber auch wirtschaftlichen Gründen in unserer eigenen Infrastruktur nicht anbieten. Backup Up- und Downloadfunktion kommen wir jetzt dem Wunsch vieler unserer Kunden nach, die Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten und selbst die Verantwortung für die langfristige Datenarchivierung zu übernehmen.
Aber nicht nur das. Berechtigte Nutzer können nicht nur ein Backup erstellen und herunterladen, sie können ein Backup auch wieder selbstständig wiederherstellen, ohne dass unser Support dafür etwas tun muss. Damit bieten wir nun die gleiche Kontrolle über die eigenen Daten wie man sie von lokalen Servern im Büro kennt aber mit der Fullservice Betreuung der Up2Boat™ Cloud.
Neu: Excel Daten Importschnittstelle
Auch wenn viele unserer Kunden schon sehr früh von der Leistungsfähigkeit, der Zeitersparnis und dem Benutzerkomfort überzeugt waren, scheuten viele die Datenübernahme vorhandener Altdaten. Bislang boten wir an, die Altdaten für unsere Kunden direkt in die Datenbank zu übernehmen. Abhängig von der Datenqualität ist dieser Vorgang allerdings sehr aufwändig. Gerade wenn es sich um Daten Handelt die über viele Exceltabellen verstreut sind und die in sich nicht konsistent sind (z.B. weil Namen unterschiedlich geschrieben wurden) ist dies wirtschaftlich kaum zu vertreten.
Wir freuen uns deshalb nun unsere Excel Importschnittstelle vorzustellen. Für jeden Datenbereich (z.B. Personen, Boote, Liegeplätze usw.) kann man als berechtigter Nutzer eine Excelvorlage direkt auf den lokalen Rechner herunterladen. Diese Datenvorlage füllt man aus, indem man die eigenen Daten in die dafür vorgesehenen Spalten kopiert. Am Ende wird die fertige Tabelle hochgeladen. Das System prüft die Daten und fragt, ob die damit die alten Daten überschrieben- oder ob die Daten angehängt werden sollen. Danach werden die neuen Daten von der Importschnittstelle automatisch verarbeitet. Nach Abschluss des Imports stehen die Daten sofort in Up2Boat™ Yachthafenmanagement zur Verfügung.
Neu: Stegverwaltung
Mit der neuen Stegverwaltung führen wir ein neues Objekt in die Hafeninfrastruktur ein. Bislang konnte zu einem Liegeplatz lediglich die Stegbezeichnung in einem Freitextfeld angegeben werden. In Zukunft wird die Stegverwaltung noch um eine Reihe weiterer Parameter ergänzt um beispielsweise Wartungsarbeiten und Kontrollen zu dokumentieren, wie sie vom TÜV oder Versicherungen gefordert sind.
Neu: Saisonverwaltung
Nicht jeder Hafen hat über ein gesamtes Jahr hinweg die gleichen Preise. Mit Einführung der Saisonverwaltung machen wir einen ersten Schritt Preise und Liegeplatzverfügbarkeiten an saisonale Parameter zu binden. Die Saisonverwaltung ist eine wichtige Voraussetzung für das “Dynamische Pricing”. Mit dieser für kommendes Jahr geplanten Funktion werden Produkten nur noch Regeln hinterlegt, anhand dessen sich ein Preis errechnet. Damit kann das System dann zukünftig Liegeplätze komplett alleine vergeben und(!) die richtigen Preise dafür abrechnen.
Neu: Individuelle Menügestaltung
Das wir Up2Boat™ Yachthafenmanagement kontinuierlich weiterentwickeln und ständig neue und nützliche Funktionen dazu kommen hat auch seine Schattenseiten. Gerade Anwender die nur einen Teil der Funktionen benötigen oder Hafenmitarbeiter, die nur ganz konkrete Aufgaben im Yachthafenbetrieb ausüben, kann der Funktionsumfang überwältigend sein. Daher ist die Menügestaltung nun nutzerindividuell gestaltbar. D.h. jeder Anwender kann selbst bestimmen, welche Menüpunkte er sehen möchte und wo diese angezeigt werden. Zusammen mit den individuell konfigurierbaren Widgets auf dem Desktop kann man sich Up2Boat™ Yachthafenmanagement an seine ganz persönlichen Bedürfnisse anpassen. Alles was man für die eigene Arbeit und Aufgaben nicht braucht, entfernt man einfach, oder nimmt Menüpunkte bei Bedarf hinzu.
Neu: Pegelstandabhängige Wassertiefe der Liegeplätze
Bei der Vergabe von Liegeplätzen ist in vielen Yachthäfen die verfügbare Wassertiefe ein wichtiges Kriterium, um mögliche Beschädigungen am Boot zu vermeiden. In Up2Boat™ Yachthafenmanagement kann man die Wassertiefe eines Liegeplatzes schon lange speichern. Jedoch konnte diese Angabe immer nur einen Richtwert darstellen, der vom tatsächlichen Wasserstand abhängig ist. Mit der neuen Version errechnen wir die verfügbare Wassertiefe anhand eines Referenz Pegelstandes. Dafür ist es einmalig notwendig, die verfügbare Wassertiefe an einem Liegeplatz bei einem Referenzpegelstand anzugeben.
Da wir Deinen Referenzpegelstand online kontinuierlich überwachen, kennen wir auch die tatsächliche Wassertiefe anhand der von Dir angegebenen Referenzen. Diese Funktion ist wichtig, wenn wir in naher Zukunft die Funktion einführen, dass das System bei Buchungen über die Up2Boat™ App oder Deiner WebSite automatisch einen passenden Liegeplatz auswählt. Das System stellt auf diese Weise sicher, dass der Tiefgang des Bootes zur verfügbaren Wassertiefe des gewählten Liegeplatzes passt.
Demnächst: Up2Boat Mobile Companion App Integration für Deinen Yachthafen
Mit der kostenlosen Up2Boat™ Mobile Companion App für Deinen Yachthafen schaffen wir einen direkten Draht zu Deinen Kunden oder Mitglieder. Wenn sich Wohnort, Telefonnummer, Bankverbindung oder E-Mailadresse zukünftig ändern, kann dies von jedem Benutzer der App selbst durchgeführt und die Änderungen an Up2Boat™ Yachthafenmanagement übertragen werden. Damit erreichst Du eine bislang nie dagewesene Datenqualität und damit auch eine höhere Kundenzufriedenheit. Rechnungsrückläufer bei der Bank oder genervte Anrufer weil die Rechnung schon wieder eine falsche Adresse hat, gehören damit schon bald der Vergangenheit an.
Für die Datensynchronisierung erhältst Du ab dem Launch der Up2Boat App ein Widget, in dem Du darüber informiert wirst, wenn eine Datenänderung vorgenommen wurde. Du siehst welche Änderungen von welchem Anwender vorgenommen wurde und kannst entscheiden, ob Du diese Änderung (z.B. ein neue Handynummer) in Deinen Datenbestand von Up2Boat™ Yachthafenmanagement übernehmen möchtest, oder nicht.
Die Up2Boat™ App wird in naher Zukunft um zahlreiche weitere Feature erweitert. Beispielsweise wird es zukünftig möglich sein, mit dieser kostenlosen App Liegeplätze bei Dir zu buchen und direkt zu bezahlen. Mehr Informationen zur Up2Boat™ Mobile Companion App findest Du hier
Demnächst: Integration Boots-Sensor Alarme
Immer mehr Bootseigner möchten ihr Boot auch dann überwachen können, wenn sie nicht in der Nähe ihres Bootes sind und statten ihr Boot mit entsprechender Sensorik aus. Geeignete Sensoren und passende Smartphone App werden von einer Reihe von Herstellern angeboten. Einer dieser Hersteller ist unser Partner, die Weatherdock AG mit ihrer MeSense App samt passenden Sensoren. Ein großartiger Schritt in Richtung Digitalisierung von Sportbooten. Was aber passiert, wenn der Bootseigner hunderte Kilometer vom seinem Boot entfernt ist und der Bilgesensor meldet z.B. Wassereinbruch über die App des Sensorherstellers?
Durch die Integration in Up2Boat™ Yachthafenmanagement geht diese Alarmierung zukünftig nicht nur an den Eigner, sondern auch an das Hafenbüro oder die Marina Rezeption und direkt über die Up2Boat™ DockSite App an den Hafenmeister und die Hafenmitarbeiter. So kann das Hafenteam schnell reagieren bevor größerer Schaden entsteht.
Eine der größten Risiken im Winterlager entsteht durch Brandgefahr oder Brände die sich schnell ausbreiten könnten. Sind alle Boote im Winterlager mit MeSense Sensoren ausgestattet, wird das Hafenteam frühzeitig gewarnt. Mehr Informationen zu den MeSense Sensoren findest Du hier auf unserer Website.
Bierdeckel-Funktion: Abo-System & Sammelrechnung
Das Sammelrechnungsmodul hat das Potenzial jährlich hunderte von Stunden Arbeit zu sparen! Wie ist das möglich? Rechnungsstellung kann in einem Yachthafen eine komplexe Sache sein. Gerade wenn es darum geht Jahres- oder Saisonrechnungen zu stellen. Bootsfahrer haben leider die Angewohnheit unterschiedlich große Boote zu fahren, die entsprechend unterschiedlich hohe Liegegebühren haben. Wenn Du z.B. Strom nach Verbrauch abrechnest, kommen auf die Rechnungen auch diese verbrauchsabhängigen Kosten. Wenn es jetzt auch noch unterschiedliche Umlagen für Versicherungen, Mitgliedschaften, Sanitärnutzung, Instandhaltungsumlagen usw. gibt die Kundengruppenspezifisch zu berechnen sind, wird es komplex.
Wer solche Rechnungen eine nach der anderen manuell erstellen muss, hat wahrscheinlich eine undankbare Aufgabe vor sich: Das ist eine Heidenarbeit bei der Flüchtigkeitsfehler vorprogrammiert sind, was Beschwerden nach sich ziehen wird.
Up2Boat Yachthafenmanagement automatisiert Rechnungsstellung
Wir haben eine gute Nachricht, denn mit dem Abo-Modul von Up2Boat™ Yachthafenmanagement kannst Du all das jetzt auf Knopfdruck erledigen lassen. Kein anderes Produkt auf dem Deutschen Markt löst dieses komplexe Thema so einfach, benutzerfreundlich und effektiv. Personen oder Organisationen werden Geschäftsbeziehungen zugewiesen, denen wiederum Leistungen hinterlegt sind. Dort ist festgelegt, in welchem Intervall Zahlungen fällig sind. Das klingt kompliziert? Das Schöne ist, das musst Du nur einmal definieren. Ab dann generiert Dir das Abo-System ganz automatisch fällige Rechnungsposten.
Mit der Sammelrechnungsfunktion machst Du Tabula Rasa. Denn damit wird alles abgerechnet, was zur Zahlung fällig ist. Dazu zählen natürlich auch abgelesene Stromzählerstände der Boote. Es reicht, die Ablesungen durchzuführen und einzutragen. Das System weiß welches Boot an welchem Stromzähler hängt und wer der Eigner dieses Bootes ist. Du siehst, wenn alles miteinander verbunden ist und auf einer konsistenten Datenbasis beruht, wird selbst die Verwaltung eines Yachthafens zum Kinderspiel. Alles was Du brauchst ist Up2Boat™ Yachthafenmanagement.
Individuelle Widgets auf dem Desktop
Widgets sind kleine “Hilfswerkzeuge”, um schnell auf Informationen zugreifen zu können, die für die jeweilige Aufgabenstellung relevant ist. Ein Hafenmeister interessiert sich beispielsweise wahrscheinlich eher für an- oder abreisende Boote, für Wettervorhersagen oder dafür, wer seine aktuelle Haftpflicht-Versicherungspolicenachweis übergeben hat. Wer eher für Finanzen verantwortlich ist, interessiert sich wahrscheinlich eher für fällige Rechnungen, Bezahlstatus oder Umsätze. Das Tolle ist, jeder kann sich selbst definieren, welche Widgets er auf seinem Desktop sehen möchte. Das kann jederzeit verändert oder ergänzt werden. Aus einer Auswahl verfügbarer Widgets wählt man sich dazu einfach aus, was für die Aufgabe hilfreich ist.
E-Mails- und Verteilerlisten
Das Problem kennen sicher die Allermeisten von Euch: Man verwaltet seine Liegeplätze, welche Boote wann und wie lange drauf liegen, was dafür berechnet wird, wer die Eigner sind, welche Verträge mit diesen abgeschlossen wurde und vieles mehr. Häufig verteilen sich diese Daten auf viele Anwendungen, Exceltabellen oder Word Dokumente. Zusätzlich werden die Kontaktdaten noch einmal in einem Email Programm wie MS Outlook gepflegt um Rechnungen per Email, oder Rundschreiben an Kunden oder Mitglieder zu verschicken. Ändert sich eine Mailadresse, kommen neue Kunden oder Mitglieder hinzu oder sind es nicht mehr, müssen alle Datentöpfe synchron gehalten werden.
Emails direkt aus Up2Boat Yachthafenmanagement versenden
Wenn Du Dich für Up2Boat™ entschieden hast, hast Du nicht nur alle Daten zentral in einem System, Du kannst aus diesem System heraus auch direkt Emails verschicken. Selbstverständlich greift unser E-Mail Client auf die Daten zu, die in der Anwendung gepflegt sind. Zusätzlich können aber auch Verteilerlisten definiert werden, die statisch oder dynamisch sind. Statische Verteilerlisten könnten beispielsweise die festen E-Mailadressen der befreundeten 10 anderen Yachtclubs in Deiner Umgebung beinhalten. Eine dynamische Verteilerliste können beispielsweise alle Personen sein, die dieses Jahr 60 wurden.
Bei dynamischen Verteilerlisten sucht das System ganz automatisch entsprechend der Kriterien die E-Mailadressen der Personen zusammen und packt sie zu den E-Mailempfängern. Anschließend verfasst Du Deine E-Mail in gewohnter Weise. Die E-Mail selbst wird über Dein eigener E-Mail Postausgangsserver verschickt, den Du einmalig konfigurieren musst. Antworten auf Deine E-Mails landen ganz normal in Deinem Outlook oder eben dem Programm, dass Du üblicherweise für Deine E-Mails benutzt. Unser E-Mail-Editor ist daher nur zum Senden von E-Mails gedacht. Dafür erleichtert er aber den Schriftverkehr ungemein.
Tabellarische Liegeplan
Mit der tabellarischen Liegeplan hast Du eine schnelle Übersicht über Deine Liegeplätze und deren aktueller Belegung.
Im Liegeplan der Liegeplatzverwaltung siehst Du sehr übersichtlich welches Boot aktuell auf welchem Liegeplatz liegt und welche Liegeplätze momentan frei sind. Du kannst Boote auf andere Liegeplätze umziehen, Liegeplätze abmelden oder Abwesenheiten registrieren um sie in dieser Zeit unter zu vermieten. Natürlich hast Du zahlreiche Filterfunktionen um herauszufinden welches Boot oder welcher Bootseigner auf welchem Liegeplatz liegt. Selbstverständlich siehst Du auch in der Bootsverwaltung den zugeordneten Liegeplatz.
Workflows
Wir haben Workflows für Dich entwickelt, um Dir möglichst viel Arbeit abzunehmen und gleichzeitig durch Automatismen die Konsistenz der Daten sicherzustellen. Es ist alles ganz einfach.
Für die Vergabe eines Gastliegeplatzes führt Dich der Workflow gezielt durch die Abfrage der relevanten Informationen:
• Wie lange möchte der Gast den Liegeplatz?
• Wie lang und wie breit ist sein Boot?
• Welche Liegegebühren sind dafür zu bezahlen?
• Wie ist der Name und die E-Mailadresse des Bootsführers?
• Möchte er an Landstrom angeschlossen werden?
Mit wenigen Eingaben hast Du nicht nur den Liegeplatz vergeben und alle relevanten Daten eingesammelt, der Workflow generiert aus den Daten automatisch einen Liegeplatzvertrag, den der Gast nur noch auf dem Bildschirm unterschreiben muss. Abschließend erhält der Gast ganz automatisch den Liegeplatzvertrag, die Rechnung und beliebige weitere Anhänge wie die Hafenordnung, Hygiene Vorschriften usw. an seine E-Mail Adresse gesandt.
Globale Suchfunktion
Die globale Suchfunktion ist wie ein kleines “Google” für Deinen Datenbestand in Up2Boat™ Yachthafenmanagement. Wird ein Suchbegriff eingegeben, zum Beispiel unten der Begriff “Muster”, wird über alle Datenobjekte nach diesem Begriff gesucht und angezeigt, was auch immer gefunden wurde. Beispielsweise gibt es einen Karl Mustermann, aber auch Menschen, die in der Mustergasse leben usw.. Selbstverständlich ist jedes angezeigte Ergebnis mit einem Link versehen, so dass Du schnell nachsehen kannst, ob sich dahinter das gesuchte Ergebnis verbirgt. Gerade wenn Dir wichtige Informationen fehlen, findest Du mit der globalen Suchfunktion schnell was Du suchst.
Personen, Kunden und Mitgliederverwaltung
Egal, ob Du einen gewerblichen Yachthafen oder einen Yachtclub verwalten möchtest: Menschen spielen dabei immer eine zentrale Rolle. In der Personenverwaltung verwaltest Du neben den Stamm- und Adressdaten eine Reihe weiterer nützlichen Informationen:
• Telefonnummern
• E-Mail Adressen
• Individuelle Anrede in E-Mails
• Organisationen zu denen er gehört oder für die er arbeitet
• Boote die er besitzt
• Ob ihm Rechnungen per SEPA Lastschrift abgebucht werden, ob er mit Zahlungsziel überweist oder ob er bar bezahlen muss
Im Register OP-Saldo befindet sich die Bierdeckel- und die Abo-Funktion. Die Bierdeckelfunktion macht genau das, was man erwartet. Alles was noch nicht in Rechnung gestellt ist, wird dort aufgelistet. Dagegen werden im der Abo-Modul wiederkehrende Zahlungen verwaltet. Jährliche Liegegebühren, monatliche Parkplatzgebühren oder Versicherungsumlagen für alle Dauerlieger? Mit dem Abo-Modul nicht nur kein Problem, um alles in Rechnungen zu stellen bedarf es nur weniger Klicks. Das System erzeugt viele hundert Rechnungen innerhalb von Sekunden und nimmt Dir damit hunderte von Stunden Arbeit pro Jahr ab.
Im Bereich Beziehungen geht es um die Geschäftsbeziehung dieser Person zu Deinem Yachthafen. Anhand dieser Beziehung werden beispielsweise wiederkehrende Zahlungen im Abo-Modul zugewiesen. Alle Dokumente in Bezug auf diese Person, sind in der Dokumentenverwaltung zu finden.
Organisationen
Eine Organisation ist alles, was keine natürliche Person ist:
• GmbH’s, AG’s und sonstige Gesellschaftsformen von Unternehmen
• Yachtclubs und Vereine
• Eignergemeinschaften von Booten
• Verbände
• Behörden
• Kommunen
• usw.
Zu einer Organisation können wiederum Personen gehören, die der Organisation zugewiesen werden. Selbstverständlich kann auch eine Organisation Eigner eines Bootes sein. Das bedeutet natürlich, dass auch einer Organisation Zahlungsformen wie SEPA oder Rechnung mit Zahlungsziel zugeordnet werden können, dass sie ebenfalls in einer Geschäftsbeziehung zum Deinem Yachthafen stehen können und das auch hier Abomodelle möglich sind.
Bootsverwaltung
Die Bootsverwaltung zählt sicher zu den Kernfunktionen jeder Yachthafen Betriebssoftware, denn hier laufen die zentralen Daten zusammen. Bootsname, Kennzeichen, Abmaße oder Herstellerdaten sind sicher wichtige Informationen, die für das Tagesgeschäft benötigt werden. Wir verwalten aber auch Informationen, wie den Versicherungsnachweis oder dokumentieren, ob sich eine Gasanlage an Bord befindet. Es gibt gesetzliche Vorschriften bzgl. der Revision von Gasanlagen an Bord. Das betrifft direkt die Sicherheit in Deiner Hafenanlage. Mit Hilfe von Up2Boat™ kannst Du den Nachweis einfordern und überwachen, dass diese auch regelmäßig wiederholt wird.
Selbstverständlich kannst Du in der Bootsverwaltung auch Liegeplätze und Stromzähler zuweisen oder die regelmäßigen Liegegebühren zuordnen. Diese Liegegebühren werden bei der automatischen Rechnungsstellung durch das Abo-System automatisch hinzugefügt. Mit Up2Boat™ Yachthafenmanagement verwaltest Du Bootsdaten professionell und hast alle Informationen an zentraler Stelle.
Produkte und Warengruppen
In der Produktverwaltung ist alles, was der Yachthafen anbietet und verkauft. Produkte werden in Warengruppen eingeteilt, was die Zuordnung einfach macht. Preise können in Brutto oder Netto geführt werden. Selbstverständlich ist es möglich, den Produkten individuelle Mehrwertsteuersätze zuzuordnen. Auf diese Weise können auch leicht die Getränke im Clubhaus zentral in Up2Boat™ Yachthafenmanagement verwaltet werden. Jedem Produkt kann direkt die zugehörige Kontonummer des DATEV Kontenrahmens hinterlegt werden, so dass Umsätze in Rechnungen, die über die Schnittstelle zu DATEV übertragen werden, direkt kontiert werden können. Da freut sich der Steuerberater denn das spart Aufwände und damit Kosten.
Rechnungswesen
“Endlich haben wir unser Rechnungswesen im Griff!”, freute sich kürzlich eine Up2Boat™ Yachthafenmanagement Nutzerin, nachdem die ersten Jahresrechnungen mit einem Klick scheinbar mühelos erstellt- und wenige Tage später die letzten Zahlungseingänge markiert wurden.
Und tatsächlich, egal ob individuelle Einzelrechnung, Gutschrift, Korrekturrechnung (Storno) oder Bezahlstatus: Du hast alles was zusammengehört an einer Stelle. Rechnungen können direkt aus dem System heraus per E-Mail versandt oder als .pdf Datei heruntergeladen werden. Auf Knopfdruck werden SEPA Lastschrift Dateien erzeugt und schon sind sie bei Deiner Bank hochgeladen und das Geld wird auf Deinem Konto gutgeschrieben.
Bei Layout der Rechnung lassen wir Dir viele Freiheiten. Mit dem Template Editor, kannst Du das Layout des Rechnungsformulars nach Deinen Wünschen anpassen und natürlich das Logo Deines Yachthafens einfügen. Um eine individuelle Rechnung zu erstellen, füllst Du einfach nur die Felder aus. Dabei kannst Du Dich sowohl der gespeicherten Stammdaten aus der Personen oder Organisationen Verwaltung bedienen oder die Daten frei eingeben. Wenn Du eine Adresse aus dem Adressstamm aufrufst und es existieren noch nicht berechnete Posten auf dem Bierdeckel, fragt Dich das System ganz automatisch, ob die offenen Posten als neue Rechnungspositionen gleich mit eingefügt werden soll.
Rechnungspositionen kannst Du ebenfalls entweder frei definieren oder aus den Stammdaten der Produktverwaltung auswählen.
Du siehst, Up2Boat Yachthafenmanagement macht Dir mit vielen smarten und praxisnahmen Funktionen das Tagesgeschäft zum Kinderspiel.
Excel, DATEV und SEPA Export Schnittstellen
Schnittstellen schaffen die Möglichkeit Up2Boat Yachthafenmanagement mit anderen Systemen zu verbinden. Um die Buchhaltung Deines Yachthafens professionell durchzuführen, empfehlen wir Dir beispielsweise DATEV Unternehmen Online. Die Anbindung an DATEV und “Unternehmen Online” ist durch die Schnittstelle ein Kinderspiel.
Mit Hilfe der SEPA Schnittstelle hast Du die Möglichkeit am SEPA Lastschriftverfahren teilzunehmen, sofern Dir Deine Kunden ein SEPA Mandat erteilt haben.
Dank der Excel Export Schnittstelle kannst Du Dir Deine Daten herunterladen und im Excelformat beliebig weiterverarbeiten. Es gibt bereits eine Vielzahl von speziellen Berichten die Dir helfen, individuelle Datenauswertungen durchzuführen.
Du siehst, mit Up2Boat Yachthafenmanagement hast Du nicht nur ein effektives Werkzeug, um Deinen Yachthafen zu verwalten, durch Schnittstellen schaffen wir die Verbindung zu anderen nützlichen Werkzeugen die Dir das Leben erleichtern.
Wie es bei modernen Systemen wie Up2Boat™ der Fall ist, kommunizieren all unsere Teilsysteme mittels sogenannter REST APIs miteinander. Durch diesen Standard ist es möglich, zwei beliebige Systeme die sonst nichts gemeinsam haben, miteinander zu verbinden. Daraus ergeben sich schier unbegrenzte Möglichkeiten sich in bestehende Systemlandschaften Deines Yachthafens zu integrieren. Du hast bereits Systeme in Deinem Yachthafen in Betrieb, die Du mit Up2Boat™ Yachthafenmanagement verbinden möchtest? Dann sprich uns bitte darauf an, wir helfen sehr gerne.
Dokumentenverwaltung
Wird eine Rechnung, ein Stornobeleg oder eine Gutschrift z.B. für eine Person erstellt, erscheint dieses Dokument automatisch in der Personenverwaltung bei den zugehörigen Dokumenten. Briefe, Anschreiben, Tabellen oder Bilder können selbstverständlich ebenfalls der Dokumentenverwaltung eines Bootes, einer Person oder einer Organisation zugeordnet werden. So ist alles dort wo es hingehört und das an zentraler Stelle. Du möchtest sonntags schnell ein Anschreiben lesen, dass ein Kollege an einen Kunden geschrieben hat? Kein Problem, nimm einfach Dein Handy, öffne die Up2Boat Personenverwaltung und wähle die Person aus. In der Dokumentenverwaltung findet Du das Anschreiben und kannst es bequem lesen. Mit Up2Boat Yachthafenmanagement hast Du alles an zentraler Stelle und dort wo es hingehört.
Stromzähler Verwaltung
In der Stromzählerverwaltung werden Stromzählersäulen, Stromzählerschränke, die Stromzähler selbst und welches Boot von wann bis wann an einen Stromzähler angeschlossen ist dokumentiert. Zählerstände können leicht abgelesen werden und beispielsweise direkt mit einem Handyfoto des Zählerstands gespeichert werden. Das schöne dabei ist, um Anschluss musst Du Dich um nichts mehr kümmern. Das System stellt die Gebühr für den Stromverbrauch ganz automatisch als offenen Rechnungsposten ein, der automatisch bei der nächsten Sammelrechnung verarbeitet wird. Du siehst, Up2Boat Yachthafenmanagement nimmt Dir im Tagesgeschäft viel lästige Detailarbeit ab. Das geht nur, weil wir eine spezialisierte Softwarelösung für die Verwaltung von Yachthäfen sind.
Rollen und Rechteverwaltung
Du möchtest die Sichtbarkeit von Daten und Verfügbarkeit und Funktionen für die Mitarbeiter Deines Yachthafens einschränken? Nicht jeder soll einen Liegeplatz vergeben können oder die Möglichkeit haben Rechnungen zu stornieren? Kein Problem, denn mit der Rollen- und Rechteverwaltung kannst Du sehr feingranular definieren, welche Rollen es in Deinem Yachthafen gibt, was diese Rollen genau sehen und in der Anwendung tun können und welche Personen zu diesen Rollen zugewiesen sind.
Im Umkehrschluss bedeutet das, in Versionen ohne die Rollen- und Rechteverwaltung, wie z.B. der Prestige Version, benötigt zwar trotzdem jeder Nutzer einen Account mit eigenem Passwort, aber innerhalb der Anwendung darf jeder alles sehen und Funktionen nutzen, die für den Hafen lizenziert sind.
Vertragsgenerator
Mit dem Vertragsgenerator kannst Du Dir in einem WYSIWYG Editor einen Vertrag frei erstellen und dabei Platzhalter in den Vertrag einfügen (z.B. [Bootsname], [Kennzeichen], [Vorname]…), die das System automatisch mit den Daten ausfüllt, die Du gerade eingegeben hast.
Wie sieht das in der Praxis aus? Ein Boot erhält vom Hafenmeister einen Liegeplatz. Der Hafenmeister nutzt den Liegeplatz-Vergabe-Workflow, um die wichtigsten Daten zum Boot, zum Bootsführer und der Buchungsdauer zu erfassen. Die Daten werden jetzt nicht nur gebucht und gespeichert, sondern aus den Daten wird mit Hilfe des Vertragsgenerators der individuelle Liegeplatzvertrag erzeugt. Dieser wird abschließend auf dem Bildschirm unterschrieben. Am Ende erhält der Bootsführer vom System automatisch eine E-Mail mit der Rechnung, dem Liegeplatzvertrag und beispielsweise mit weiteren Anhängen, wie der Hafenordnung oder dem Hygienekonzept des Yachthafens.
Der Vollständigkeit halber soll nicht unerwähnt bleiben, dass der Vertragsgenerator natürlich jede Art von Verträgen verwalten kann. Du kannst also genauso Verträge für die Parkplatznutzung oder für Schlüssel, die Du ausgegeben hast erstellen und auf diese Weise verwenden. Mit Up2Boat Yachthafenmanagement hast Du alles an zentraler Stelle und dort wo es hingehört.
Lagerplatzverwaltung / Winterlager
Mit dem Lagerplatzmodul ist Dein Hafenbetrieb für die Sommer- und Winterlagersaison gut gerüstet. Damit kannst Du nun beliebig viele Lagerplätze oder Lagerhallen anlegen, denen Du Boote zuordnen möchtest. Mit der Zuordnung von Booten zum Lagerplatz behältst Du stets die Übersicht, wieviel Platz noch verfügbar ist und welches Boot wie lange diesen Platz gebucht hat. Selbstverständlich ist das Lagerplatzmodul in unser Abo System vollintegriert. Damit erstellt Up2Boat die Rechnungen für Dich automatisch und zieht auf Wunsch den fälligen Betrag als SEPA Lastschrift ein. In Kombination mit der integrierten Winterlager Sensorik wirst Du beispielsweise vor Brandgefahren oder Wassereintritt von Booten in Deiner Einrichtung gewarnt.
Schlüsselverwaltung
Mit Hilfe der Schlüsselverwaltung behältst Du jetzt im Überblick welche Schlüssel, Schlüsselkarten, Transponder, usw. für Dein Gelände existieren, an wen diese ausgegeben sind und wieviel Pfand dafür eingenommen wurde. Da Du diesen Pfand wieder zurück zahlen musst, wenn der Schlüssel irgendwann zurück gegeben wird, müssen Pfandbeträge buchhalterisch anders behandelt werden wie sonstige Einnahmen. Mit der Schlüsselverwaltung hast Du die notwendige Datengrundlage um die dafür notwendigen steuerlichen Rückstellungen zu bilden.
Verbandsmeldung
Du bist mit Deinem Verein oder Yachtclub Mitglied eines oder mehrerer Verbände und musst jährlich für diese Verbandsmeldung erstellen? Dann haben wir eine gute Nachricht, denn mit der neuen Verbandsmeldungsfunktion geht das jetzt spielend einfach. Auf Knopfdruck generierst Du die Verbandsmeldung und musst sie am Ende nur noch per Mail versenden.
Datensicherheit inklusive
Als Betreiber eines Yachthafens, trägst Du nicht nur aus wirtschaftlicher Sicht die Verantwortung für die Datenhaltung, sondern hast auch eine Reihe gesetzlicher Auflagen zum Schutz der anvertrauten Daten zu erfüllen. Das bedeutet, dass Du dich eigentlich um eine Reihe von Sicherungsmaßnahmen zum Schutz Deiner Daten und Integrität Deines Systems kümmern musst.
Gut dass Up2Boat™ eine Cloudanwendung ist und wir Dir das aller Meiste davon abnehmen. Wir kümmern uns um den verschlüsselten Datenaustausch zwischen dem Backend und Deinem Endgerät. Wir führen zentral regelmäßige Betriebssystem Updates des Backends durch und kümmern uns ganz selbstverständlich auch darum, dass Du immer das neueste Update von Up2Boat™ Yachthafenmanagement benutzt. Von alledem merkst Du in der Regel gar nichts, denn wir arbeiten fleißig und geräuschlos im Hintergrund. Damit aber noch nicht genug. Wir kümmern uns auch darum, dass von Deinen Daten jede Nacht eine Sicherung erstellt wird. Auch das machen wir, ohne dass Du dafür etwas tun musst oder dass es Dich etwas extra kostet.
Wir hosten die Anwendung und alle Daten in unserer Up2Boat™ Cloud in einem Deutschen Rechenzentrum. Das heißt, Deine Daten bleiben auf unserer Serverfarm auf Deutschem Boden. Das Rechenzentrum arbeitet nach den Richtlinien des BSI Grundschutz (ISO 27001) und der EU-DSGVO.
Du hast Dich für Up2Boat™ entschieden! Wie geht es weiter?
Herzlichen Glückwunsch zu dieser Entscheidung und willkommen an Bord! Das Tolle ist, ab jetzt geht alles ziemlich schnell. Innerhalb weniger Tage, ab Deiner Entscheidung, kann Dir das System auf Wunsch zur Verfügung stehen. In dieser Zeit legen Dir unsere Techniker die Benutzeraccounts an und erzeugen für Deinen Yachthafen in unserem Backend Deine eigene Datenbank. Das dauert etwa 1-3 Tage, aber ab dann steht Dir das System vollständig zur Verfügung. Nach Bereitstellung bekommst Du von uns Deine URL zur Anmeldung und die Initialpasswörter Deiner User. Diese URL kopierst Du einfach in Deinen Browser, gibst die Anmeldedaten ein und schon bist Du in Deinem Hafen. Das funktioniert so einfach auch für all Deine Mitarbeiter.
Wenn Du Altdaten in Up2Boat™ Yachthafenmanagement übernehmen möchtest, steht Dir die Excel Importschnittstelle in allen Versionen zur Verfügung. Auf Wunsch unterstützen wir Dich bei der Aufbereitung und Bereinigung Deiner Altdaten und dem Import Deiner Daten.
4 Gründe warum Du Dich für Up2Boat™ Yachthafenmanagement entscheiden solltest
Intuitive Yachthafenverwaltung die begeistert
Bei der Entwicklung von Up2Boat Yachthafenmanagement haben wir nicht nur auf ein ansprechendes und modernes Design geachtet. Alles sollte möglichst intuitiv und selbsterklärend funktionieren. Eine der großen Stärken unseres Systems ist die Integrationsfähigkeit mit anderen Systemen. Dies wird durch offene Schnittstellen erreicht, die auf gesicherten Wegen Datenverbindungen mit anderen Systemen oder Datenbanken ermöglichen. Auf diese Weise ist die Anbindung zu einer Buchhaltungssoftware, der Bank zur Teilnahme am SEPA Lastschriftverfahren oder einer Shop Lösung leicht möglich.
Yachthafenverwaltung smart und effizient
Das Digitalisierungszeitalter hat längst begonnen, was Motor- und Segelyachthäfen vor ganz neue technische und organisatorische Herausforderungen stellt. Als Experte für den Betrieb von Motor- und Segelyachthäfen begleitet unser Team Partneryachthäfen in die digitalisierte Zukunft.
Egal, ob Du unsere Cloud-Lösung bevorzugst oder das Hosting on-Prem auf Deinen eigenen Servern übernehmen möchtest: Wir haben die richtige Lösung für Dich parat. Mit Up2Boat Yachthafenmanagement verwaltest Du Liegeplätze, deine Kunden, lässt Verträge automatisch generieren oder koordinierst Termine. Das System ist in der Lage den kompletten Prozess zu integrieren und kann nebenbei und auch noch ganz automatisch Rechnungen erzeugen und elektronisch verschicken. Das und vieles mehr in einer einzigen, zentralen Lösung!
Aktuelle Daten immer und überall verfügbar
Die pandemiebedingten Lockdowns haben gezeigt wie wichtig es ist, jederzeit und von überall aus mit dem eigenen Verwaltungssystem arbeiten- und sich auf automatische Datenverarbeitung verlassen zu können. Mobiles Arbeiten und smarte Funktionen die jede Menge Zeit sparen, ohne bei alledem den Kundenkontakt zu verlieren, waren hierbei die Schlüsselparameter.
Sicherheit mit Übersicht und Kontrolle
Um den Datenschutzanforderungen der EU-DSGVO auch wirklich nachkommen zu können ist es wichtig, dass Daten auf Anforderung nachweislich gelöscht werden können. Sind Daten auf mehrere System verteilt, ist das schwierig. Als Yachthafenbetreiber bist Du herbei in der Nachweispflicht. Up2Boat entlastet Dich dabei, denn alles ist an zentraler Stelle gespeichert und damit kann alles zentral verwaltet werden.
“Do it yourself”-Lösungen entsprechen nicht mehr den Anforderungen des Digitalisierungszeitalters. Selbst die vor einigen Jahren noch gängigen Client-Server Lösungen können häufig mit den Anforderungen der oder BSI Grundschutz (ISO 27001) nicht mehr mithalten.
Nur wer sich auf eine solide und konsistente Datenbasis verlassen kann, hat die Chance, die Kontrolle und Übersicht zu behalten und als Verantwortlicher gute Entscheidungen zu treffen.
