Ab 2025 gibt´s E-Rechnung in Yachthafenmanagement bei Up2Boat

Ein Wandel für Marina- und Yachthafenbetreiber – Ist Dein Hafen bereit für die eRechnungen?

Dein Yachthafen läuft wie ein gut geölter Motor, alles ist digitalisiert und läuft effizient – doch nun kommt das, was schon die ganze Zeit angekündigt wurde. Es kommt so plötzlich wie Weihnachten: Ab 2025 musst Du als Marina-Betreiber E-Rechnungen empfangen und bis spätestens 2028 auch ausstellen. Was bedeutet das für Deinen Hafen?

Der digitale Wandel erfasst jetzt auch die maritime Welt und die E-Rechnung wird zum Turbo für Deine Buchhaltung und Rechnungsstellung. Doch ohne die richtigen Vorkehrungen könnte dieser Umbruch Dich unvorbereitet treffen.

Die E-Rechnung ist mehr als nur eine kleine Änderung – sie wird die Art und Weise, wie Du mit Behörden und Geschäftspartnern kommunizierst, auf den Kopf stellen und auch Deine gesamten Buchhaltungsprozesse verändern. Das wird sich im Laufe des kommenden Jahres erst einmal einspielen, es wird vielleicht noch ein Stopfersteine geben. Aber wir sind dabei. In diesem Beitrag möchten wir Dich für das Thema E-Rechnung sensibilisieren. Du erfährst, was Du als Yachthafenbetreiber wissen musst, wie Du Dich optimal vorbereitest und was Du schon jetzt tun kannst, um keine wertvolle Zeit zu verlieren.

Die E-Rechnung in Deutschland im Überblick

Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) ist ein wichtiger Schritt zur Vereinfachung des Rechnungswesens und zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug in Europa. Ab 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Bis 2028 wird es dann auch zunehmend Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Für Yachthafenbetreiber bedeutet das einige Anpassungen im Alltag.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und somit automatisch verarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF-Dokument reicht nicht aus – die Rechnung muss in einem speziellen Format vorliegen, das von Software verarbeitet werden kann. In Deutschland sind die gängigen Formate „ZUGFeRD“ und „XRechnung“, die den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Wer muss E-Rechnungen ausstellen?

Nicht alle Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Die Pflicht gilt nur für Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen und Rechnungen ausstellen müssen. Ausgenommen sind:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Fahrausweise, die als Rechnungen gelten
• Leistungen von Kleinunternehmern gemäß § 19 UStG
• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, wie viele Vereine oder staatliche Einrichtungen

Auch Vereine, die unternehmerisch tätig sind, müssen E-Rechnungen empfangen und ausstellen – für nichtunternehmerische Tätigkeiten jedoch nicht

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFerD & XRechnung?

ZUGFeRD: Dieses Format setzt sich zusammen aus einer maschinenlesbaren XML-Datei und einem visuellen PDF-Dokument. Es kann von Maschinen als auch Menschen gelesen und verarbeitet werden.

XRechnung: Rechnungen werden ausschließlich im XML-Format bereitgestellt. XML ist primär für maschinelle Verarbeitung optimiert, kann jedoch auch von Menschen gelesen werden.

Was brauchst Du, um E-Rechnungen zu verarbeiten?

Um E-Rechnungen im Format „XRechnung“ zu lesen und zu verarbeiten, benötigst Du einen sogenannten Viewer – eine Software, die es Dir ermöglicht, die Datensätze der E-Rechnung darzustellen. Das Bundesfinanzministerium stellt ein kostenloses Tool zur Verfügung, das Du auf dem Elster-Portal herunterladen kannst.

Tipps für Deinen Yachthafen:

• Eigene E-Mail-Adresse für E-Rechnungen: Richte ein eigenes Postfach ein, an das alle Lieferanten und Geschäftspartner ihre Rechnungen senden können. So stellst Du sicher, dass die E-Rechnungen ordnungsgemäß archiviert und geprüft werden können.
• E-Rechnungen haben Vorrang: Ab dem 1. Januar 2025 müssen E-Rechnungen Vorrang vor Papier-Rechnungen haben, wenn sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Software und IT-Infrastruktur: Stelle sicher, dass Du die nötige Software und IT-Infrastruktur hast, um E-Rechnungen zu erstellen, zu empfangen und zu verarbeiten.

Wir von Up2Boat entwickeln für Dich die Integation von eRechnungen, so dass wir Dir ab Januar schon die neue Funktion anbieten können.

Wenn Du noch Fragen hast oder Unterstützung bei der Umstellung auf die E-Rechnung brauchst, melde Dich einfach bei uns! Wir helfen Dir gerne weiter und freuen uns auf Deinen Austausch – egal, ob Du Anregungen hast oder einfach nur mehr wissen möchtest.