Fragen und Antworten

Hier findest Du Hilfestellungen bei der ersten Einrichtung und Nutzung von Up2Boat Yachthafenmanagement, sowie Antworten auf Fragen die wiederholt gestellt werden. Wir werden diese Seite kontinuierlich fortschreiben und hoffen damit Dir die Einarbeitung in Up2Boat Yachthafenmanagement zu erleichtern.

Wir hoffen der Aufbau gefällt Dir und freuen uns über Dein Feedback.

Erste Einrichtung von Up2Boat Yachthafenmanagement

Wir freuen uns, dass es nun bei Dir los geht und Du Dein Up2Boat Yachthafenmanagement zu ersten Mal einrichtest. Du wirst sehen, es ist alles ganz einfach. Die Schritte dazu findest Du in den nachfolgenden Anleitungen. Viel Spaß dabei

Bevor Du mit der Einrichtung beginnst

Für die initiale Einrichtung solltest Du Dir ein paar Daten vorbereiten, damit Du flüssig arbeiten kannst.

  • Die Adresse-, Kontakt- und Bankdaten Deines Yachthafens
  • Wenn Du am SEPA Lastschriftverfahren teilnehmen möchtest, SEPA Informationen wie z.B. Gläubiger-ID und Vorlaufzeit (bekommst Du bei Deiner Bank)
  • Wenn Du aus dem System heraus direkt E-Mails versenden möchtest, benötigst Du die Emailadresse, unter der das System die Nachrichten verschicken soll (Versandadresse), Deine Email Provider Daten wie Login-Daten für den Postausgangsserver, SSL Port
  • Wenn Du die DATEV Schnittstellen benutzen möchtest benötigst Du Berater Nummer und die Mandanten Nummer
  • Um die Hafendetails anzulegen solltest Du die Steg- und Liegeplatzbezeichnungen inklusive der Länge und Breite der Liegeplätze besorgen.
  • Wenn Du die Stromzählerverwaltung nutzt, solltest Du die Daten zu den Stromzählern und Zählerschränken organisieren
  • Für das Beleglayout (Rechnungen, Verträge) solltest Du Euer Logo für die Belege und Parameter, wie Zahlungsbedingungen und sonstige Beleg-Footer Informationen die Du noch haben möchtest bereithalten.
  • Personendaten (Mitglieder, Kunden, Zulieferer,…)
  • Organisationsdaten (Zulieferer, Firmenkunden, Verbände, Yachthäfen,…)
  • Boote, deren Besitzer (Personen oder Organisationen), deren Liegeplätze und Stromzähleranschlüsse

Reihenfolge beim initialen Anlegen

Nachdem Du Dir die oben beschriebenen Daten alle besorgt hast, findest Du hier schon einmal eine Übersicht mit einer empfohlenen Reihenfolge wie Du vorgehen solltest. Der Hintergrund dazu ist, dass es logische Abhängigkeiten gibt (um ein Boot einem Liegeplatz zuzuordnen, muss es den Liegeplatz geben) die wir beachten müssen. Aber in den unten folgenden Anleitungen und Videos zeigen wir Dir, wie einfach das alles ist und was zu beachten ist.

1. Hafen-Stammdaten anlegen

2. Liegeplätze anlegen

3. Stromzählerschränke mit Zähler anlegen

4. Produktkategorien anlegen

5. Produkte anlegen

6. Beziehung anlegen

7. Personen/Organisation anlegen

8. Person/ Organisation eine Beziehung zuweisen

9. Person/ Organisation eine Gebühr zuweisen

10. Boote anlegen

11. Boot eine Person/Organisation und Gebühr zuweisen

12. Boot einen Liegeplatz zuweisen

13. Boot einen Stromzähler zuweisen

14. Beleglayout einrichten

Videoanleitung

Damit das Ganze etwas anschaulicher und übersichtlicher wird, haben wir Dir in einem kleinen Video nochmal alles zusammengefasst.

Hier geht es zur Video Anleitung:

Yachthafen Stammdaten anlegen

Wie komme ich zur Stammdatenverwaltung?

Die Stammdatenverwaltung erreichst Du ganz einfach über das Dashboard. Oben findest Du sogenannte Tabs, oder Menüpunkte wie Adressdaten, Kontaktdaten, Bankdaten oder Einstellungen. Diese Menüpunkte, Du ahnst es schon, sind genau dafür da, die Stammdaten Deines Yachthafens zur verwalten.

Adressdaten

Hier verwaltest Du den Namen Deine Yachthafens, die Gesellschaftsform Deines Unternehmens und kannst noch ergänzende Informationen hinterlegen. Diese Daten werden später z.B. auch in Deine Belege wie Rechnungen usw. übernommen.

Kontaktdaten

Hier verwaltest Du alle Möglichkeiten, wie man Deinen Yachthafen erreichen kann: Telefon-Nr., Email Adressen, Webseite und soziale Medien.

Bankdaten

Hier verwaltest Du die Bankdaten Deines Hafens und sofern Du am SEPA Lastschriftverfahren teilnehmen möchtest, kann Du hier auch Deine Daten hinterlegen. Um Rechnungen per Lastschrift bei Deinen Kunden einzuziehen, benötigst Du jeweils ein SEPA Mandat von jedem einzelnen.

Einstellungen

Die Einstellungen bestehen aus zwei wesentlichen Unterpunkte E-Mailversand und DATEV Schnittstellenkonfiguration:

Emailversand

Im Menüpunkt Emailversand gibst Du die Konfigurationsdaten Deines Emailproviders ein. Das ist wichtig, damit die versendete Mails, obwohl sie direkt aus Up2Boat heraus verschickt werden, auch Deine Absendeadresse haben. Bekommst Du eine Antwort auf eine solche Email, landet sie automatisch im Posteingang Deines Emailprogramms. Die einzelnen Daten die Du hier angeben musst bekommst Du entweder von Deinem Administrator oder Deinem Provider.

DATEV

Im Menüpunkt Datev gibst Du wichtige Daten für die Datev Schnittstelle ein, damit die Daten auch beim richtigen Mandanten landen. Das ist vorteilhaft wenn Du die professionelle Buchhaltungssoftware von DATEV “Unternehmen Online” direkt an Up2Boat anbinden möchtest, oder wenn Dein Steuerberater DATEV nutzt. Dann kannst Du Rechnungsdaten einfach und bequem übertragen. Im Menüpunkt musst Du dazu die Beraternummer und die Mandantennummer angeben.

Video Anleitung

Hier gehts zur Video Anleitung:

Liegeplätze anlegen

Wo kann ich Liegeplätze anlegen?

Wenn Du links auf dem Menü auf den Eintrag Hafenverwaltung klickst, findest Du den Menüpunkt “Liegeplan”.

Wie mache ich das genau

Klicke oben rechts im Liegeplan auf den Button “Liegeplatz hinzufügen”. Egal, wie genau Du Deine Liegeplätze bezeichnet hast, Du bist hier in der Benamung Deiner Liegeplätze nicht eingeschränkt. Zusätzlich kannst Du eine Stegbezeichnung angeben, an dem sich der neu anzulegende Liegeplatz befindet. Die Werte Breite und Länge des Liegeplatzes sind bei der Liegeplatzreservierung wichtige Informationen. Der Tiefgang des Liegeplatzes (im Verhältnis zu einem Pegelstand) kann ebenfalls eine sehr wichtige Information darstellen. Wenn Du damit fertig bist, klickst Du auf den Button “Speichern” und das war schon alles. Wenn Du jetzt zurück in den Liegeplan gehst, findest Du Deinen soeben angelegten Liegeplatz als frei markiert und kannst ihn später einem Boot bei der Liegeplatzvergabe zuordnen.

Fahre damit fort, bis Du all Deine Liegeplätze angelegt hast.

Video Anleitung

Hier gehts zur Video Anleitung:

Stromzählerschränke mit Zähler anlegen

Wo kann ich Stromzähler und Stromzählerschränke anlegen?

Klicke im Menü links auf den Eintrag “Hafenverwaltung” und wähle dort den Unterpunkt “Stromzähler” aus.

Wie lege ich einen neuen Stromzähler an?

Da wir den Hafen initial anlegen und ein Stromzähler immer verbaut sein muss, ist zunächst ein Stromzählerschrank (in vielen Yachthäfen auch eine Stromsäule) anzulegen.

Stromzählerschrank anlegen

Klicke in der Stromzählerübersicht oben rechts neben dem Button “Stromzähler hinzufügen” auf den Winkel der nach unten zeigt. Es öffnet sich ein Menü, klicke dort auf “Zählerschrank erfassen”. Es ist keine Pflicht, aber gib wenn möglich eine eindeutige Zählerschrankbezeichnung ein. Es macht Dir das Leben bei der täglichen Arbeit leichter. Wenn Dein Zählerschrank abschließbar ist, kannst Du die Schlüsselnummer mit angeben. In einen Stromzählerschrank kann eine vordefinierte Anzahl von Stromzähler einbauen. Diese Anzahl kann im Feld “Anzahl Stromzählerslots” angegeben werden. Ist die maximale Anzahl erreicht, können keine weiteren Stromzähler mehr in dem Stromzählerschrank eingebaut werden.

Stromzähler anlegen

Jetzt wo der Stromzählerschrank angelegt ist, können wir Stromzähler anlegen, die in diesen Stromzählerschrank eingebaut werden. Dazu klicken wir diesmal in der Stromzählerverwaltung direkt auf den Button “Stromzähler hinzufügen”.
In dem Fenster dass sich jetzt öffnet, kannst Du oben zunächst den Stromzählerschrank auswählen, in den der neue Stromzähler eingebaut werden soll. Die StromzählerID ist die eindeutige Nummer Zählernummer die schon herstellerseitig vergeben ist und dient der eindeutigen Identifikation. Du solltest diese Daten mit anlegen. Bei Stromzählerablesungen kannst Du mit Deinem Smartphone bequem die Zählerstände abfotografieren und anhand der Zählernummer ist dann ein Foto leicht einem angeschlossenen Boot zuordenbar.
Ansonsten gibst Du Zähler Bezeichnung (z.B. Zähler 1/1 für erster Zähler im ersten Schrank, oder so ähnlich) ein. Du kannst Stecker Anschlussart (z.B. CEE), Absicherung (z.B. 16A), wann der Zähler eingebaut wurde, oder wenn der Stromzähler selbst abschließbar ist, die Schlüsselnummer des betreffenden Schlüssels dazu.

Fahre damit fort, bis Du all Deine Stromzähler und Stromzählerschränke angelegt hast.

Video Anleitung

Hier gehts zur Video Anleitung

Produktkategorien anlegen

Produkte sind in Warengruppen oder Produktkategorien zusammengefasst, um die Verwaltung zu organisieren und es übersichtlicher zu machen. Bei der Produktanlage wird das Feld “Kategorie” abgefragt . Daher solltest Du die Produktkategorie anlegen, bevor du Du ein Produkt anlegst.

Wo kann ich Produktkategorien anlegen?

Klicke im Menü links auf Verwaltungsdaten und wähle dort den Menüpunkt “Produktkategorien” aus.

Wie lege ich Produktkategorien an?

Auf der Seite Produktkategorien schreibst Du einfach im unteren Bereich in das Feld “Neue Kategorie” den Namen der Kategorie, die Du neu anlegen möchtest. Optional kannst Du noch eine Beschreibung hinzufügen. An Ende klickst Du auf den Button “Kategorie speichern” rechts oben und die neue Kategorie ist angelegt.

Fahre so lange fort, bis Du all Deine Kategorien angelegt hast.

Video Anleitung

Hier gehts zur Video Anleitung

Produkte anlegen

Produkte sind in Warengruppen oder Gebühren, die Du in der Verwaltung organisierst und abrechnest. Bevor Du hier die Produkte anlegst, solltest Du die Produktkategorien angelegt haben. Super, denn dann hast Du Dir auch schon Gedanken gemacht, was es alles für Produkte und Gebühren in Deiner Yachthafenverwaltung gibt. Wir unterscheiden zwischen personenbezogenen und bootsbezogenen Produkte. Zum Beispiel die Mitgliedsgebühr und Umlagen werden der Person zugewiesen, die Liegeplatzgebühr wird später dem Boot zugewiesen.

Wie lege ich ein neues Produkt an?

Klicke im Menü links auf Verwaltungsdaten und wähle dort den Menüpunkt Produkte aus.

Wie lege ich ein neues Produkt an?

Klicke in der Produktübersicht links oben auf den Button “Neues Produkt” anlegen. Gibt den Produktnamen an. Die Konto-nummer bezieht sich auf Deine Buchhaltung und stellt die Kontonummer Deines Kontenrahmens dar. Wenn Du diese Kontonummer vergibst bzw. eingibst, ist eine eindeutige Zuordnung der Umsätze zu den Kontonummern möglich. Wird ein Produkt verkauft, wird auch die Kontonummer auf der Rechnung ausgewiesen. Natürlich ist die Kontonummer auch wesentlicher Schlüssel für die DATEV Datenübertragung an die Buchhaltungssoftware.

Gib den Bruttopreis ein und wähle den Mehrwertsteuersatz aus. Sobald Du den Steuersatz ausgewählt hast, wird der Nettopreis automatisch errechnet. Wähle im Auswahlfeld “Kategorien” die aus, zu der der das Produkt gehören soll aus. Das Auswahlfeld “Einheit” bezieht sich auf die Verkaufseinheit…also pro Stück, pro Liter, usw.. Klicke abschließend auf “Speichern” und gehe zurück in die Liste der Produkte. Dort findest Du Dein soeben neu angelegtes Produkt.

Fahre so lange fort, bis Du all Deine Kategorien angelegt hast.

Video Anleitung

Hier gehts zur Video Anleitung:

(Geschäfts)-Beziehungen anlegen

Beziehung anlegen

Up2Boat Yachthafenmanagement unterscheidet bei Personen und Organisationen, in welcher geschäftlichen Beziehung sie zum Yachthafen stehen. Auf diese Weise können sowohl allgemeine Kontaktadressen zu Behörden oder Zulieferern, als auch Kontaktadressen zu Kunden oder Mitgliedern verwaltet werden. Hätte eine Person beispielsweise die Kundenbeziehung “Dauergastlieger”, dann könnte ich mit Hilfe der Beziehung definieren, dass jeder “Dauergastlieger” einmal im Jahr eine Instandhaltungspauschale von 50 €, eine Feuerversicherungsumlage hin Höhe von 40 € usw. in Rechnung gestellt bekommen soll. Das tolle: Up2Boat Yachthafenmanagement kann mit diesem kleinen Kniff Rechnungen selbst erzeugen.

Wo kann ich Beziehungen anlegen?

Klicke links im Menü auf Verwaltungsdaten und wähle den Unterpunkt “Beziehungen” aus.

Wie lege ich eine neue Beziehung an?

Klicke in der Beziehungsübersicht unten rechts auf den Button “Neue Beziehung anlegen”. Im Feld “Name” gibst Du die Bezeichnung dieser neuen Beziehung an (Z.B. “Mitglied”, “Ehrenmitglied”, “Dauerlieger”, “Saisonlieger”, “Tagesgast”, usw.). Anschließend kannst Du optional in der Beschreibung noch Details ausformulieren.

Im Feld Zahlungsintervall gibst Du an, in welchem Intervall die regelmäßigen Zahlungen fällig sind, die dieser Kundenbeziehung jetzt gleich hinterlegt werden (monatlich, jährlich,…).

Speichere das Ganze und wähle die Beziehung nochmal aus, um ihr jetzt Produkte zuzuweisen, die an dieser Beziehung hängen sollen. Das könnte z.B. eine Mitgliedsgebühr oder eine Sanitärnutzungsgebühr sein. Wähle dazu einfach die Produkte aus der Produktverwaltung aus, die Du zuvor angelegt hast. Füge so lange Produkte hinzu, bis alles zugeordnet ist, was regelmäßig in Rechnung gestellt werden soll. Am Ende klickst Du auf den Button “Speichern”.

Wiederhole das Ganze so oft, bis Du alle für Dich relevanten Beziehungen angelegt hast.

Video Anleitung

Hier gehts zur Video Anleitung:

Personen/Organisationen anlegen und zuweisen von Gebühren und Geschäftsbeziehungen

Was ist der Unterschied zwischen Personen und Organisationen?

Eine Organisation ist alles, was keine natürlichen Personen sind: Firmen, Verbände, Kommunen, Eigentümergemeinschaften, usw.

Wo kann ich Personen anlegen?

Klicke links im Menü auf Verwaltungsdaten und wähle den Unterpunkt “Personen” aus.

Wie kann ich eine Person anlegen?

Du befindest Dich als erstes in der Personenübersicht. Zu Beginn ist die Übersichtsmaske noch leer. Nun möchtest Du eine neue Person anlegen, klicke hierfür oben rechts auf den Button “Neue Person hinzufügen”, anschließend öffnet sich die Personendetailmaske mit den verschiedenen Menüpunkten Allgemein, Finanzen, OP-Saldo, Beziehung und Dokumente. Durch die Aufteilung in verschiedene Menüpunkt hast Du einem besseren Überblick.

Allgemein

In den allgemeinen Personenstammdaten erfasst Du die Adress- und Kontaktdaten, die der Hafen benötigt, um die Person zu kontaktieren oder anzuschreiben. Um spätere Jubiläen zu tracken gibst Du hier auch das Geburtsdatum an. Das Datum kannst manuell eintragen oder über die Kalenderfunktion ausgewählen. Das Feld “Organisation” kannst Du erst auswählen, wenn die Organisation bereits angelegt ist. Klicke auf den Button “Organisation hinzufügen”, es öffnet sich das Dialogfenster “Organisation wählen” und Du kannst die Organisation auswählen. Mit Klick auf den Button “Speichern” wird die Organisation übernommen. Die Anrede wird für zukünftige Korrespondenz genutzt, hier entscheidest Du wie die Person in einer Mail oder einen Anschreiben angeschrieben wird. In der Anschreiben- oder eMail-Vorlage arbeiten wir mit einem Platzhalter, der mit diesem Feld verknüpft ist, das erleichtert den automatisierten Versand. Im Bereich “Boote” kann ein Boot, wenn es schon erfasst wurde, mit Klick auf den Button “Boot hinzufügen” ausgewählt werden.

Wie kann ich ein Bild von der Person einfügen?

Beachte bei der Bildauswahl die maximale Bildbreite (1024 Pixel) und Höhe (1024 Pixel). Sollte das Bild größer sein wird es automatisch verkleinert. Fahre mit dem Cursor über den Bildplatzhalter auf der linken Maskenseite. In der Mitte erscheint ein Stift zur Bearbeitung, klicke darauf und es öffnet sich das Dialogfenster „Neues Bild hochladen“. Wenn Du auf den Button “Bilder durchsuchen“ klickst, wirst Du zum Deinem eigenen Explorer navigiert. Hier kannst Du das gewünschte Bild auswählen und in das Bearbeitungsfenster übernehmen. Anschließend kannst Du noch das Bild bearbeiten. Mit Klick auf den Button “Bild übernehmen” wird das Bild in der Personendetailmaske angezeigt.

Du hast Deinen Explorer bereits geöffnet? Dann kannst Du in der Personendetailmaske auf den Stift im Bildplatzhalter klicken, dann öffnet sich das Dialogfenster „Neues Bild hochladen“ und kannst jetzt ganz einfach mit Drag & Drop die gewünschte Bilddatei in das Bearbeitungsfenster ziehen. Mit Klick auf den Button “Bild übernehmen”, wird das Bild in der Personendetailmaske angezeigt.

Finanzen

In diesem Menüpunkt haben wir Dir alle abrechnungsrelevante Einstellungen zusammengefasst.

Unter Rechnungsversand hinterlegst die Information, ob Du die Person per E-Mail oder per Post kontaktierst. Dies kann je nach Wunsch angegeben werden, so dass das Mitglied oder Dein Kunde wie gewünscht seine Rechnung erhält.

Unter Rechnungszahlart kannst Du auswählen, welche Zahlart in der Rechnung angezeigt und auswählbar ist. SEPA-Lastschrift ist an dieser Stelle noch ausgegraut und wird erst aktiv, wenn Du die SEPA-Lastschriftdaten angelegt hast. Möchtest Du kein SEPA-Lastschrift durchführen, wird es auch nicht auf der Rechnung aufgeführt.

Unter SEPA-Lastschrift hinterlegst Du die sepa-relevanten Informationen. Bevor Du das SEPA-Lastschriftverfahren durchführst solltest Du Deine Kunden darüber informieren und von Ihnen ein SEPA-Mandat als Referenz vorliegen haben. Bei der Erstkonfiguration ist eine Rücksprache mit der Bank empfehlenswert, denn es sollte sichergestellt sein, dass Du Dir Fristen bekannt und die Bank vorab informiert ist . Beim ersten Lastschriftlauf wählst Du Lastschriftart “Erstlastschrift” aus. Anschließend kannst Du die Einstellung der Lastschriftart auf Folgelastschrift umstellen.

Was ist eine SEPA-Mandatsreferenz?

Du hast Dich entschieden bei Deinen Kunden oder Mitgliedern das SEPA-Lastschriftverfahren anzuwenden. Für dieses Verfahren wird vorausgesetzt, dass Du Dir die Genehmigung zu Abbuchung der offenen Beträge durch das SEPA-Mandatsformular eingeholt hast. Du benötigst das unterschriebene SEPA-Einwilligungsformular, damit erteilt Dir der Rechnungsempfänger die Ermächtigung für den Einzug von fälligen Beträgen. Mit dem SEPA-Mandat weist der Rechnungsempfänger seine Bank an, die Lastschrift einzulösen. Unberechtigte Lastschriftzahlungen können innerhalb einer Frist von acht Wochen ab Belastungsdatum widersprochen werden.

Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss folgende Angaben enthalten:

  • Bezeichnung des Zahlungsempfängers
  • Eine Gläubiger-Identifikationsnummer
  • Name des Kunden/Mitglieds
  • Bezeichnung der Bank des Kunden/Mitglieds und
  • Seine IBAN

OP-Saldo

Du warst bestimmt schon einmal im einem Yachthafen und der Wirt hat Dir nach Deiner Bestellung erst einmal einen Bierdeckel und Dein bestelltes Getränk an den Tisch gebracht. Genau so ist es bei unserer Bierdeckel Funktion. Hier werden die aktuell offenen Rechnungspositionen aufgeführt. Die Positionen setzen sich aus den Abos und den manuell hinzugefügten Positionen zusammen. Unter der Abo-Funktion werden Dir die Positionen der zugewiesenen Geschäftsbeziehung und die Positionen des Bootes aufgeführt. Je nach Zahlungsintervall werden die fälligen Position auf den Bierdeckel geschrieben.

Beziehungen

Jede Person steht mit dem Yachthafen in einer Geschäftsbeziehung. In diesem Bereich weist Du der Person eine Beziehung zu. Hier kannst Du die Beziehungshistorie auch noch vollziehen. Zum Beispiel war eine Person zuerst 4 Jahre Dauergastlieger, danach 20 Jahre Mitglied mit Boot und jetzt seit 2021 Ehrenmitglied. Diese Historie wir hier dokumentiert und kann bearbeitet werden. Möchtest Du an dieser Stelle eine Beziehung löschen, solltest Du Dir über die Konsequenz bewusst sein, dass die bereits auf dem Bierdeckel aufgeführt werden oder schon abgerechnet wurden. Wenn die Positionen noch nicht abgerechnet wurden, kannst Du die Positionen vom Bierdeckel entfernen.

Dokumente

Im Bereich Dokumente werden die personenbezogenen Dokumente, wie z.B. Führerschein, Personalausweis, Mitgliedsvertrag, Parknutzungsvertrag und weitere Schreiben hinterlegt. Die Dokumente oder Bilder können hier mit Drag & Drop eingefügt werden.

Video Anleitung

Hier gehts zur Video Anleitung:

Boote anlegen

Video Anleitung

Hier gehts zur Video Anleitung:

Boot einen Eigner (Person oder Organisation) und Liegegebühr zuweisen

Video Anleitung

Hier gehts zur Video Anleitung:

Boot einen Liegeplatz zuweisen

Video Anleitung

Hier gehts zur Video Anleitung:

Boot einen Stromzähler zuweisen

Video Anleitung

Hier gehts zur Video Anleitung:

Beleglayout einrichten

Video Anleitung

Hier gehts zur Video Anleitung:

Wie benutzt man den Liegeplatzvergabe-Workflow?

Warum muss ich zu Beginn der Nutzung einen AVV bestätigen und was ist das?

Warum bekomme ich beim Erstellen eines manuellen Beleges keine Beziehung in der Rechnung angezeigt?

Du hast in einer manuellen Rechnung eine Person aus den Stammdaten als Rechnungsempfänger ausgewählt. Die Rechnungspositionen hinzugefügt, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum geprüft. Dabei ist Dir aufgefallen, dass die Beziehung nicht wie erwartet unter dem Fälligkeitsdatum angezeigt wird. Wenn das der Fall ist, kann es sein, dass beim ausgewählten Rechnungsempfänger noch keine Beziehung zugewiesen wurde. Verlasse einfach das Belegformular und wechsele in den Personendatenstamm und weise die passende Beziehung zu.

Anzeigeergebnisse in der Übersichtsmaske anzeigen und anpassen

Wie kann ich die Anzahl der angezeigten Ergebnisse pro Seite einstellen?

Im unteren rechten Bereich der Übersicht siehst Du das Feld “Einträge pro Seite”. Mit Klick auf den Pfeil öffnet sich eine Auswahl, hier kannst Du zwischen 5, 10, 25 und 100 Anzeigeergebnissen pro Seite auswählen.

Wie kann ich weitere Ergebnisse angezeigt bekommen?

Im unteren rechten Bereich der Übersicht wird Dir die Ergebnisanzeige 1-100 von 265 angezeigt. Das ist der Ergebnisbereich, der Dir aktuell angezeigt wird. Möchtest Du weitere Ergebnisse angezeigt bekommen, klicke auf den Pfeil nach rechts, dann werden Dir die Ergebnisse 101-201 von 265 angezeigt. Genauso geht es auch zurück.

Wie kann ich in der Übersicht suchen?

In der jeweiligen Übersicht werden die wichtigsten Felder der Stammdaten/Erfassungsmasken in Spalten angezeigt. In der oberen Mitte hast Du das Feld “Suchbegriff(e) eingeben”. Über die Eingabe der gesuchten Informationen kannst Du Deine Suchergebnisse mit jedem weiteren Buchstaben eingrenzen. Suchfunktion sucht über wir alle erfassten Maskendaten auch die, die nicht angezeigt werden.

Beispiel: Due suchst Adam Zeppelin, in Deiner Ergebnisliste steht er auf der letzten Seite. Durch die Eingabe der Buchstaben “Zep” wird Dein Suchergebnis eingegrenzt und der Datenstamm von Adam Zeppelin wird Dir angezeigt.

Was ist eine SEPA-Mandatsreferenz?

Du hast Dich entschieden bei Deinen Kunden oder Mitgliedern das SEPA-Lastschriftverfahren anzuwenden. Für dieses Verfahren wird vorausgesetzt, dass Du Dir die Genehmigung zu Abbuchung der offenen Beträge durch das SEPA-Mandatsformular eingeholt hast. Was muss ein SEPA-Mandat enthalten:

Du benötigst das unterschriebene SEPA-Einwilligungsformular. Damit erteilt Dir der Rechnungsempfänger die Ermächtigung für den Einzug von fälligen Beträgen. Mit dem SEPA-Mandat weist der Rechnungsempfänger seine Bank an, die Lastschrift einzulösen. Unberechtigte Lastschriftzahlungen können innerhalb einer Frist von acht Wochen ab Belastungsdatum widersprochen werden.

Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss folgende Angaben enthalten:

  • Bezeichnung des Zahlungsempfängers
  • Eine Gläubiger-Identifikationsnummer
  • Name des Kunden/Mitglieds
  • Bezeichnung der Bank des Kunden/Mitglieds und
  • Seine IBAN

Wie kann ich mehrere Rechnungspositionen auf dem Bierdeckel löschen?

Du wolltest gerade eine Rechnung schreiben und hast festgestellt, dass Du ein Abo nicht beendet hattest. Die fälligen Abo-Positionen wurden auf den Bierdeckel übertragen. Wenn Du in der Titelzeile vor der Kontonummer die Checkbox aktivierst, wird unter den Rechnungspositionen ein neuer Button “Auswahl löschen” angezeigt. Wenn Du einzelne Positionen löschen möchtest, kannst Du in der jeweiligen Zeile die Checkbox anklicken und am Ende der Zeile mit Klick auf den Button “Löschen” die Position entfernen.

Funktionsmenü am Ende der Übersichtszeile

Welche Funktion haben die 3 vertikalen Punkte am Ende der Übersichtszeile?

Die 3 vertikalen Punkte nennen wir Hamburger Menü, da sie aussehen wie ein Hamburger. Mit Klick auf die 3 Punkte öffnet sich ein Funktionsauswahl. Die Funktionsmöglichkeiten unterscheiden sich etwas in den Bereichen. Meistens kann man hier die Funktionen “Datensatz anzeigen” und “Loschen” auswählen.

Datensatz anzeigen

Mit Klick auf “Datensatz anzeigen” gelangst Du in die Detailmaske und kannst entweder etwas prüfen oder ändern und anschließend mit Klick auf den Button “Speichern” speichern.

Löschen

Mit Klick auf “Löschen” öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Du gefragt wirst, ob Du den Datensatz mit den verknüpften Daten wirklich löschen möchtest.