Hier findest Du Hilfestellungen bei der ersten Einrichtung und Nutzung von Up2Boat Yachthafenmanagement, sowie Antworten auf Fragen die wiederholt gestellt werden. Wir werden diese Seite kontinuierlich fortschreiben und hoffen damit Dir die Einarbeitung in Up2Boat Yachthafenmanagement zu erleichtern.

Wir hoffen der Aufbau gefällt Dir und freuen uns über Dein Feedback.

Erste Einrichtung von Up2Boat Yachthafenmanagement

Wir freuen uns, dass es nun bei Dir los geht und Du Dein Up2Boat Yachthafenmanagement zu ersten Mal einrichtest. Du wirst sehen, es ist alles ganz einfach. Die Schritte dazu findest Du in den nachfolgenden Anleitungen. Viel Spaß dabei!

Bevor Du mit der Einrichtung beginnst

Für die initiale Einrichtung solltest Du Dir ein paar Daten vorbereiten, damit Du flüssig arbeiten kannst.

  • Die Adresse-, Kontakt- und Bankdaten Deines Yachthafens
  • Wenn Du am SEPA Lastschriftverfahren teilnehmen möchtest, SEPA Informationen wie z.B. Gläubiger-ID und Vorlaufzeit (bekommst Du bei Deiner Bank)
  • Wenn Du aus dem System heraus direkt E-Mails versenden möchtest, benötigst Du die Emailadresse, unter der das System die Nachrichten verschicken soll (Versandadresse), Deine Email Provider Daten wie Login-Daten für den Postausgangsserver, SSL Port
  • Wenn Du die DATEV Schnittstellen benutzen möchtest benötigst Du Berater Nummer und die Mandanten Nummer
  • Um die Hafendetails anzulegen solltest Du die Steg- und Liegeplatzbezeichnungen inklusive der Länge und Breite der Liegeplätze besorgen.
  • Wenn Du die Stromzählerverwaltung nutzt, solltest Du die Daten zu den Stromzählern und Zählerschränken organisieren
  • Für das Beleglayout (Rechnungen, Verträge) solltest Du Euer Logo für die Belege und Parameter, wie Zahlungsbedingungen und sonstige Beleg-Footer Informationen die Du noch haben möchtest bereithalten.
  • Personendaten (Mitglieder, Kunden, Zulieferer,…)
  • Organisationsdaten (Zulieferer, Firmenkunden, Verbände, Yachthäfen,…)
  • Boote, deren Besitzer (Personen oder Organisationen), deren Liegeplätze und Stromzähleranschlüsse

Welche Reihenfolge muss ich beim initialen Anlegen beachten?

Nachdem Du Dir die oben beschriebenen Daten alle besorgt hast, findest Du hier schon einmal eine Übersicht mit einer empfohlenen Reihenfolge wie Du vorgehen solltest. Der Hintergrund dazu ist, dass es logische Abhängigkeiten gibt (um ein Boot einem Liegeplatz zuzuordnen, muss es den Liegeplatz geben) die wir beachten müssen. Aber in den unten folgenden Anleitungen und Videos zeigen wir Dir, wie einfach das alles ist und was zu beachten ist.

1. Hafen-Stammdaten anlegen

2. Liegeplätze anlegen

3. Stromzählerschränke mit Zähler anlegen

4. Warengruppen anlegen

5. Produkte anlegen

6. Beziehung anlegen

7. Personen/Organisation anlegen

8. Person/ Organisation eine Beziehung zuweisen

9. Person/ Organisation eine Gebühr zuweisen

10. Boote anlegen

11. Boot eine Person/Organisation und Gebühr zuweisen

12. Boot einen Liegeplatz zuweisen

13. Boot einen Stromzähler zuweisen

14. Produkt für Schlüsselpfand anlegen

15. Schlüssel anlegen und Produkt Schlüsselpfand zuweisen

16. Lagerplätze anlegen

17. Beleglayout einrichten

Video Anleitung

Damit das Ganze etwas anschaulicher und übersichtlicher wird, haben wir Dir in einem kleinen Video nochmal alles zusammengefasst.

Hier geht es zur Video Anleitung:

Yachthafen Stammdaten anlegen

Wie komme ich zur Stammdatenverwaltung?

Die Stammdatenverwaltung erreichst Du ganz einfach über das Dashboard. Oben findest Du sogenannte Tabs, oder Menüpunkte wie Adressdaten, Kontaktdaten, Bankdaten oder Einstellungen. Diese Menüpunkte, Du ahnst es schon, sind genau dafür da, die Stammdaten Deines Yachthafens zur verwalten.

Adressdaten

Hier verwaltest Du Deine Yachthafeninformationen, wie z.B. Name, Gesellschaftsform, Anschrift, Handelsregister/Vereinsregister und geografische Position. Die Adressdaten werden auch für das Rechnungslayout verwendet.

Bankdaten

Hier verwaltest Du die Bankdaten Deines Hafens und sofern Du am SEPA Lastschriftverfahren teilnehmen möchtest, kann Du hier auch Deine Daten hinterlegen. Um Rechnungen per Lastschrift bei Deinen Kunden einzuziehen, benötigst Du jeweils ein SEPA Mandat von jedem Einzelnen.

Hafeneinstellungen

Die Einstellungen bestehen aus mehreren Unterpunkten:
– E-Mail Versand
– DATEV
– Verbandsmeldung
– Identifikationsnummer
– DockSite

E-Mail Versand

Im Menüpunkt Emailversand gibst Du die Konfigurationsdaten Deines Emailproviders ein. Das ist wichtig, damit die versendete Mails, obwohl sie direkt aus Up2Boat heraus verschickt werden, auch Deine Absenderadresse haben. Bekommst Du eine Antwort auf eine solche Email, landet sie automatisch im Posteingang Deines Emailprogramms. Die einzelnen Daten die Du hier angeben musst bekommst Du entweder von Deinem Administrator oder Deinem Provider.

DATEV

Im Menüpunkt DATEV gibst Du wichtige Daten für die DATEV Schnittstelle ein, damit die Daten auch beim richtigen Mandanten landen. Das ist vorteilhaft wenn Du die professionelle Buchhaltungssoftware von DATEV “Unternehmen Online” direkt an Up2Boat anbinden möchtest, oder wenn Dein Steuerberater DATEV nutzt. Dann kannst Du Rechnungsdaten einfach und bequem übertragen. Im Menüpunkt musst Du dazu die Beraternummer und die Mandantennummer angeben.

Verbandsmeldung

Im Menüpunkt Verbandsmeldung gibst Du wichtige Daten Erstellung einer Verbandsmeldung ein. Du wirst gefragt, ob Du ein Verein oder ein Unternehmen bist. Dann folgen die wichtige Fragen die als Basisinformationen für die Verbandsmeldung dienen. Zusätzlich haben wir hier in diesem Bereich die verbandsmeldungsrelevanten Rollen zusammengestellt. Die Verbandsmeldungen können im Bereich Berichte/Verbandsmeldungen für den jeweiligen Verband konfiguriert werden. Über Platzhalter in den Verbandsmeldungen werden die Daten automatisch über die vorgefertigten Berichte erzeugt und können jeder Zeit wiederholt und gedruckt werden. Anschließend schickst Du das PDF an den Verband.

Identifikationsnummer

Wenn Du bisher in Deinem Hafen oder Yachtclub einen bestimmten Nummernkreis für Deine Kunden oder Mitglieder generiert hast, kannst Du hier in diesem Bereich entscheiden, ob Du für Personen und Organisationen den selben Nummernkreis verwenden möchtest. Darüber hinaus kannst Du auch festlegen, ob Du eine manuell angelegte ID-Nummer erfassen möchtest oder eine automatisch nach Deiner Nummern-Konfiguration erzeugen möchtest. Hier kannst Du z.B. ein Nummer mit einem Text vorangestellt – automatisch hochzählende Nummer – ein nachgestellter Text. Als Nummer würde es dann so aussehen: Up2B-144-Test”

DockSite – Up2Boat DockSite App

Wenn Du bisher nach einer App für Deinem Yachthafenbetrieb gesucht hast. Geben wir Dir als Erweiterung von Up2Boat Yachthafenmanagement mit Up2Boat DockSite eine App an die Hand, mit der Du als Hafenmeister oder Vorstand Deine Arbeitsaufträge mit geplanten ToDo´s, Terminreservierungen und Abrechnung für Kranungen und Wägungen planen und abwickeln kannst. Hier im Bereich Einstellungen DockSite unterstützen wir aktuell nur die Kranwaage der Firma EHP.

Achtung: Die Up2Boat DockSite App ist nur in Verbindung mit Up2Boat Yachthafenmanagement nutzbar!

Allgemein

Im Reiter „Allgemein“ konfigurierst Du DockSite Einstellungen, wie z.B. die IP-Adresse der Waage mit dem dazugehörigen Port, die für die Nutzung der Waage benötigt werden.

Zusätzlich müssen die beiden aktuellen Arbeitskategorien

  • Boot Kranen& wiegen
  • Boot Slippen

ein Standardprodukt der Kategorie DockSite zugewiesen bekommen, so dass dieses Produkt als Standardprodukt bei den Arbeitsaufträgen herangezogen werden.

Wenn für die Abrechnung der Arbeitsaufträge zusätzlich noch ein Bondrucker eingesetzt wird, muss hierfür auch die IP-Adresse mit dem dazugehörigen Port angelegt werden.

Auftrag Arbeitspakete

In diesem Bereich legst Du für Deinen Yachthafen individuell Deinen Arbeitspaketvorlagen für Deine wiederkehrenden Standardarbeitspakete an.

Im Feld „Beschreibung“ gibst Du den Kurztext an, um was für ein Arbeitspaket es sich handelt.

Darunter kannst Du das Arbeitspaket in weitere ToDo´s unterteilen und diese hier mit einem Kurztext aufführen, so dass das gesamte Hafenteam weiß, was für Arbeitsvorgänge in diese Arbeitspaket abgearbeitet werden müssen.

Anschließend musst Du den ToDo-Positionen noch Produkte und die entsprechende Anzahl zuweisen. Jetzt hast Du die Basis geschaffen, um Deinen Arbeitsauftragsprozess in Up2Boat DockSite zu starten und durchzuführen. Am Ende des Arbeitsauftrages schreibst Du die Leistungen entweder auf den Bierdeckel oder rechnest direkt im Hafenbüro oder am Kran den abgeschlossenen Arbeitsauftrag ab. Dein Kunde erhält dann einen Bon-Ausdruck von Dir ausgedruckt oder per Mail zu geschickt.

Deine Anpassungen

Im Bereich “Deine Anpassungen” kannst Du Dir Deine Navigation individuell auf Deinen Yachthafen oder Deinen Arbeitsbereich anpassen.

In der Übersicht zeigen wir Dir die aktuelle Navigation, wie sie in der Navigationsleiste angezeigt wird. Mit Klick auf den Stift kannst Du den Bearbeitungsmodus aktivieren und Änderung vornehmen.

Was kannst Du alles anpassen?

  • Verzeichnispunkte umbenennen
  • Feature-Bereiche mit Drag & Drop ausblenden. Mit Klick auf die 6 Punkte kann die Kachel in den Bereich „ungenutzte Navigationselemente“ gezogen werden
  • Feature-Bereiche mit Drag & Drop einblenden. Mit Klick auf die 6 Punkte kann die Kachel in den Bereich „aktuelle Navigationselemente“ gezogen werden
  • Mit Klick auf den Pfeil neben dem Stift kannst Du ein weiteres Ausklappmenü hinzufügen. Das neue Ausklappmenü wird in der Navigation erst angezeigt, wenn Du einen Unterpunkt hinziehst. Nachdem Du Deine Änderung gespeichert hast und auf die Navigation wechselst kannst Du mit F5 die Seite aktualisieren.

Die Verzeichnispunkte im Bereich „ungenutzte Navigationselemente“ werden in der Navigationsleiste nicht angezeigt. Die von Dir vorgenommene Anpassung der Navigationsleiste ist nur für Dich und nicht alle Nutzer Deines Yachthafens

Video Anleitung

Hier geht es zur Video Anleitung:

Liegeplätze anlegen

Wo kann ich Liegeplätze anlegen?

Wenn Du links auf dem Menü auf den Eintrag Hafenverwaltung klickst, findest Du den Menüpunkt “Liegeplan”.

Wie mache ich das genau?

Klicke oben rechts im Liegeplan auf den Button “Liegeplatz hinzufügen”. Egal, wie genau Du Deine Liegeplätze bezeichnet hast, Du bist hier in der Benamung Deiner Liegeplätze nicht eingeschränkt. Zusätzlich kannst Du eine Stegbezeichnung angeben, an dem sich der neu anzulegende Liegeplatz befindet. Die Werte Breite und Länge des Liegeplatzes sind bei der Liegeplatzreservierung wichtige Informationen. Der Tiefgang des Liegeplatzes (im Verhältnis zu einem Pegelstand) kann ebenfalls eine sehr wichtige Information darstellen. Wenn Du damit fertig bist, klickst Du auf den Button “Speichern” und das war schon alles. Wenn Du jetzt zurück in den Liegeplan gehst, findest Du Deinen soeben angelegten Liegeplatz als frei markiert und kannst ihn später einem Boot bei der Liegeplatzvergabe zuordnen.

Fahre damit fort, bis Du all Deine Liegeplätze angelegt hast.

Video Anleitung

Hier geht es zur Video Anleitung:

Stromzählerschränke mit Zähler anlegen

Wo kann ich Stromzähler und Stromzählerschränke anlegen?

Klicke im Menü links auf den Eintrag “Hafenverwaltung” und wähle dort den Unterpunkt “Stromzähler” aus.

Da wir den Hafen initial anlegen und ein Stromzähler immer verbaut sein muss, ist zunächst ein Stromzählerschrank (in vielen Yachthäfen auch eine Stromsäule) anzulegen.

Stromzählerschrank anlegen

Klicke in der Stromzählerübersicht oben rechts neben dem Button “Stromzähler hinzufügen” auf den Winkel der nach unten zeigt. Es öffnet sich ein Menü, klicke dort auf “Zählerschrank erfassen”. Es ist keine Pflicht, aber gib wenn möglich eine eindeutige Zählerschrankbezeichnung ein. Es macht Dir das Leben bei der täglichen Arbeit leichter. Wenn Dein Zählerschrank abschließbar ist, kannst Du die Schlüsselnummer mit angeben. In einen Stromzählerschrank kann eine vordefinierte Anzahl von Stromzähler einbauen. Diese Anzahl kann im Feld “Anzahl Stromzählerslots” angegeben werden. Ist die maximale Anzahl erreicht, können keine weiteren Stromzähler mehr in dem Stromzählerschrank eingebaut werden.

Wie lege ich einen neuen Stromzähler an?

Stromzähler anlegen

Jetzt wo der Stromzählerschrank angelegt ist, können wir Stromzähler anlegen, die in diesen Stromzählerschrank eingebaut werden. Dazu klicken wir diesmal in der Stromzählerverwaltung direkt auf den Button “Stromzähler hinzufügen”.
In dem Fenster dass sich jetzt öffnet, kannst Du oben zunächst den Stromzählerschrank auswählen, in den der neue Stromzähler eingebaut werden soll. Die StromzählerID ist die eindeutige Nummer Zählernummer die schon herstellerseitig vergeben ist und dient der eindeutigen Identifikation. Du solltest diese Daten mit anlegen. Bei Stromzählerablesungen kannst Du mit Deinem Smartphone bequem die Zählerstände abfotografieren und anhand der Zählernummer ist dann ein Foto leicht einem angeschlossenen Boot zuordenbar.
Ansonsten gibst Du Zähler Bezeichnung (z.B. Zähler 1/1 für erster Zähler im ersten Schrank, oder so ähnlich) ein. Du kannst Stecker Anschlussart (z.B. CEE), Absicherung (z.B. 16A), wann der Zähler eingebaut wurde, oder wenn der Stromzähler selbst abschließbar ist, die Schlüsselnummer des betreffenden Schlüssels dazu.

Fahre damit fort, bis Du all Deine Stromzähler und Stromzählerschränke angelegt hast.

Video Anleitung

Hier geht es zur Video Anleitung

Warengruppen anlegen

Produkte sind in Warengruppen oder Produktkategorien zusammengefasst, um die Verwaltung zu organisieren und es übersichtlicher zu machen. Bei der Produktanlage wird das Feld “Kategorie” abgefragt . Daher solltest Du die Warengruppen anlegen, bevor du Du ein Produkt anlegst.

Wo kann ich Warengruppen anlegen?

Klicke im Menü links auf Verwaltungsdaten und wähle dort den Menüpunkt “Warengruppen” aus.

Wie lege ich Warengruppen an?

Auf der Seite Warengruppen schreibst Du einfach im unteren Bereich in das Feld “Neue Warengruppe” den Namen der Warengruppe, die Du neu anlegen möchtest. Optional kannst Du noch eine Beschreibung hinzufügen. An Ende klickst Du auf den Button “Warengruppe speichern” rechts oben und die neue Warengruppe ist angelegt.

Fahre so lange fort, bis Du all Deine Warengruppen angelegt hast.

Video Anleitung

Hier geht es zur Video Anleitung. Hinweis: Im Video ist noch die Benamung “Kategorie” für Warengruppe.

Warum wird mein gerade erfasstes Produkt nicht angezeigt?

Wir haben im Yachthafenmanagement ein Rollen- und Rechtekonzept hinterlegt. Die Rollen- und Rechteverwaltung stellen wir Dir mit der Premium Version zur Verfügung. Hier kannst Du als Administrator Deinen Kollegen die entsprechende Rolle anlegen und die Rechte hinterlegen.

Jetzt stellst Du fest, dass Du kein Produkt z.B. als Hafenmeister anlegen kannst, dann kann es daran liegen, dass Du das hierfür benötigte Schreibrecht nicht erhalten hast. Bitte setze Dich dann mit Deinem Administrator in Verbindung, er kann Dir weiterhelfen.

Produkte anlegen

Produkte sind in Warengruppen oder Gebühren, die Du in der Verwaltung organisierst und abrechnest. Bevor Du hier die Produkte anlegst, solltest Du die Produktwarengruppe angelegt haben. Super, denn dann hast Du Dir auch schon Gedanken gemacht, was es alles für Produkte und Gebühren in Deiner Yachthafenverwaltung gibt. Wir unterscheiden zwischen personenbezogenen und bootsbezogenen Produkte. Solltest Du in Deiner Verwaltung auch die Schlüsselfunktion nutzen, dann denke bei der Produktanlage auch an den Pfand für den ausgeliehenen Schlüssel. Zum Beispiel die Mitgliedsgebühr und Umlagen werden der Person zugewiesen, die Liegeplatzgebühr wird später dem Boot zugewiesen.

Wie lege ich ein neues Produkt an?

Klicke im Menü links auf Verwaltungsdaten und wähle dort den Menüpunkt Produkte aus.

Wie lege ich ein neues Produkt an?

Klicke in der Produktübersicht links oben auf den Button “Neues Produkt” anlegen. Gibt den Produktnamen an. Die Kontonummer bezieht sich auf Deine Buchhaltung und stellt die Kontonummer Deines Kontenrahmens dar. Wenn Du diese Kontonummer vergibst bzw. eingibst, ist eine eindeutige Zuordnung der Umsätze zu den Kontonummern möglich. Wird ein Produkt verkauft, wird auch die Kontonummer auf der Rechnung ausgewiesen. Natürlich ist die Kontonummer auch wesentlicher Schlüssel für die DATEV Datenübertragung an die Buchhaltungssoftware.

Gib den Bruttopreis ein und wähle den Mehrwertsteuersatz aus. Sobald Du den Steuersatz ausgewählt hast, wird der Nettopreis automatisch errechnet. Wähle im Auswahlfeld “Warengruppe” die aus, zu der der das Produkt gehören soll aus. Das Auswahlfeld “Einheit” bezieht sich auf die Verkaufseinheit…also pro Stück, pro Liter, usw.. Klicke abschließend auf “Speichern” und gehe zurück in die Liste der Produkte. Dort findest Du Dein soeben neu angelegtes Produkt.

Fahre so lange fort, bis Du all Deine Kategorien angelegt hast.

Video Anleitung

Hier geht es zur Video Anleitung:

(Geschäfts)-Beziehungen anlegen

Beziehung anlegen

Up2Boat Yachthafenmanagement unterscheidet bei Personen und Organisationen, in welcher geschäftlichen Beziehung sie zum Yachthafen stehen. Auf diese Weise können sowohl allgemeine Kontaktadressen zu Behörden oder Zulieferern, als auch Kontaktadressen zu Kunden oder Mitgliedern verwaltet werden. Hätte eine Person beispielsweise die Kundenbeziehung “Dauergastlieger”, dann könnte ich mit Hilfe der Beziehung definieren, dass jeder “Dauergastlieger” einmal im Jahr eine Instandhaltungspauschale von 50 €, eine Feuerversicherungsumlage hin Höhe von 40 € usw. in Rechnung gestellt bekommen soll. Das tolle: Up2Boat Yachthafenmanagement kann mit diesem kleinen Kniff Rechnungen selbst erzeugen.

Kann ich auch Beziehungen ohne hinterlegte Gebühren anlegen?

Ja, klar. Du kannst pro Person oder Organisation auch mehrere Beziehungen anlegen. Wir unterscheiden hier zwischen gebührenbezogene Beziehungen und informative Beziehungen. Bei einer informativen Beziehung kannst Du z.B. eine Kindermitgliedschaft oder einen Gemeindebeziehung anlegen. So bekommst Du unter der Person die Information “Kind” angezeigt, dass es sich hier um eine Kindermitgliedschaft handelt.

Wo kann ich Beziehungen anlegen?

Klicke links im Menü auf Verwaltungsdaten und wähle den Unterpunkt “Beziehungen” aus.

Wie lege ich eine neue Beziehung an?

Klicke in der Beziehungsübersicht unten rechts auf den Button “Neue Beziehung anlegen”. Im Feld “Name” gibst Du die Bezeichnung dieser neuen Beziehung an (Z.B. “Mitglied”, “Ehrenmitglied”, “Dauerlieger”, “Saisonlieger”, “Tagesgast”, usw.). Anschließend kannst Du optional in der Beschreibung noch Details ausformulieren.

Im Feld Zahlungsintervall gibst Du an, in welchem Intervall die regelmäßigen Zahlungen fällig sind, die dieser Kundenbeziehung jetzt gleich hinterlegt werden (monatlich, jährlich,…).

Speichere das Ganze und wähle die Beziehung nochmal aus, um ihr jetzt Produkte zuzuweisen, die an dieser Beziehung hängen sollen. Das könnte z.B. eine Mitgliedsgebühr oder eine Sanitärnutzungsgebühr sein. Wähle dazu einfach die Produkte aus der Produktverwaltung aus, die Du zuvor angelegt hast. Füge so lange Produkte hinzu, bis alles zugeordnet ist, was regelmäßig in Rechnung gestellt werden soll. Am Ende klickst Du auf den Button “Speichern”.

Wiederhole das Ganze so oft, bis Du alle für Dich relevanten Beziehungen angelegt hast.

Was bedeutet es, wenn die Beziehung in blauer Schrift angezeigt wird?

Wenn eine Beziehung in der Zukunft liegt, dann wird die Beziehung in einer blauen Schrift unter dem Personen/Organisationsnamen angezeigt.

Video Anleitung

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Personen/Organisationen anlegen und zuweisen von Gebühren und Geschäftsbeziehungen

Allgemein

In den allgemeinen Personenstammdaten erfasst Du die Adress- und Kontaktdaten, die der Hafen benötigt, um die Person zu kontaktieren oder anzuschreiben. Um spätere Jubiläen zu tracken gibst Du hier auch das Geburtsdatum an. Das Datum kannst manuell eintragen oder über die Kalenderfunktion auswählen. Das Feld “Organisation” kannst Du erst auswählen, wenn die Organisation bereits angelegt ist. Klicke auf den Button “Organisation hinzufügen”, es öffnet sich das Dialogfenster “Organisation wählen” und Du kannst die Organisation auswählen. Mit Klick auf den Button “Speichern” wird die Organisation übernommen. Die Anrede wird für zukünftige Korrespondenz genutzt, hier entscheidest Du wie die Person in einer Mail oder einen Anschreiben angeschrieben wird. In der Anschreiben- oder eMail-Vorlage arbeiten wir mit einem Platzhalter, der mit diesem Feld verknüpft ist, das erleichtert den automatisierten Versand. Im Bereich “Boote” kann ein Boot, wenn es schon erfasst wurde, mit Klick auf den Button “Boot hinzufügen” ausgewählt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Personen und Organisationen?

Eine Organisation ist alles, was keine natürlichen Personen sind: Firmen, Verbände, Kommunen, Eigentümergemeinschaften, usw.

Wo kann ich Personen anlegen?

Klicke links im Menü auf Verwaltungsdaten und wähle den Unterpunkt “Personen” aus.

Wie kann ich eine Person anlegen?

Du befindest Dich als erstes in der Personenübersicht. Zu Beginn ist die Übersichtsmaske noch leer. Nun möchtest Du eine neue Person anlegen, klicke hierfür oben rechts auf den Button “Neue Person hinzufügen”, anschließend öffnet sich die Personendetailmaske mit den verschiedenen Menüpunkten Allgemein, Finanzen, OP-Saldo, Beziehung und Dokumente. Durch die Aufteilung in verschiedene Menüpunkt hast Du einem besseren Überblick.

Wie kann ich ein Bild von der Person einfügen?

Beachte bei der Bildauswahl die maximale Bildbreite (1024 Pixel) und Höhe (1024 Pixel). Sollte das Bild größer sein wird es automatisch verkleinert. Fahre mit dem Cursor über den Bildplatzhalter auf der linken Maskenseite. In der Mitte erscheint ein Stift zur Bearbeitung, klicke darauf und es öffnet sich das Dialogfenster „Neues Bild hochladen“. Wenn Du auf den Button “Bilder durchsuchen“ klickst, wirst Du zum Deinem eigenen Explorer navigiert. Hier kannst Du das gewünschte Bild auswählen und in das Bearbeitungsfenster übernehmen. Anschließend kannst Du noch das Bild bearbeiten. Mit Klick auf den Button “Bild übernehmen” wird das Bild in der Personendetailmaske angezeigt.

Du hast Deinen Explorer bereits geöffnet? Dann kannst Du in der Personendetailmaske auf den Stift im Bildplatzhalter klicken, dann öffnet sich das Dialogfenster „Neues Bild hochladen“ und kannst jetzt ganz einfach mit Drag & Drop die gewünschte Bilddatei in das Bearbeitungsfenster ziehen. Mit Klick auf den Button “Bild übernehmen”, wird das Bild in der Personendetailmaske angezeigt.

Finanzen

In diesem Menüpunkt haben wir Dir alle abrechnungsrelevante Einstellungen zusammengefasst.

Unter Rechnungsversand hinterlegst die Information, ob Du die Person per E-Mail oder per Post kontaktierst. Dies kann je nach Wunsch angegeben werden, so dass das Mitglied oder Dein Kunde wie gewünscht seine Rechnung erhält.

Unter Rechnungszahlart kannst Du auswählen, welche Zahlart in der Rechnung angezeigt wird. SEPA-Lastschrift ist an dieser Stelle noch ausgegraut und wird erst aktiv, wenn Du die SEPA-Lastschriftdaten angelegt hast. Möchtest Du kein SEPA-Lastschrift durchführen, wird es auch nicht auf der Rechnung aufgeführt.

Unter SEPA-Lastschrift hinterlegst Du die sepa-relevanten Informationen. Bevor Du das SEPA-Lastschriftverfahren durchführst solltest Du Deine Kunden darüber informieren und von Ihnen ein SEPA-Mandat als Referenz vorliegen haben. Bei der Erstkonfiguration ist eine Rücksprache mit der Bank empfehlenswert, denn es sollte sichergestellt sein, dass Du Dir Fristen bekannt und die Bank vorab informiert ist . Beim ersten Lastschriftlauf wählst Du Lastschriftart “Erstlastschrift” aus. Anschließend kannst Du die Einstellung der Lastschriftart auf Folgelastschrift umstellen.

Kann ich als Nutzer der Excellent oder Prestige Version SEPA-Informationen und Mandatsreferenz anlegen?

Du hast die Excellent oder Prestige Version, diese beiden Version beinhalten nicht die SEPA-Schnittstelle. Du möchtest trotzdem die SEPA- Information Deines Hafens, Deiner Kunden oder Mitgliedern im Yachthafenmanagement hinterlegen. Das geht natürlich, nur kannst Du in der Finanzverwaltung nicht auf die SEPA-Schnittstelle zugreifen. Bei Deiner Bank kannst Du die SEPA-Informationen verwenden.

Was ist eine SEPA-Mandatsreferenz?

Du hast Dich entschieden bei Deinen Kunden oder Mitgliedern das SEPA-Lastschriftverfahren anzuwenden. Für dieses Verfahren wird vorausgesetzt, dass Du Dir die Genehmigung zu Abbuchung der offenen Beträge durch das SEPA-Mandatsformular eingeholt hast. Du benötigst das unterschriebene SEPA-Einwilligungsformular, damit erteilt Dir der Rechnungsempfänger die Ermächtigung für den Einzug von fälligen Beträgen. Mit dem SEPA-Mandat weist der Rechnungsempfänger seine Bank an, die Lastschrift einzulösen. Unberechtigte Lastschriftzahlungen können innerhalb einer Frist von acht Wochen ab Belastungsdatum widersprochen werden.

Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss folgende Angaben enthalten:

  • Bezeichnung des Zahlungsempfängers
  • Eine Gläubiger-Identifikationsnummer
  • Name des Kunden/Mitglieds
  • Bezeichnung der Bank des Kunden/Mitglieds und
  • Seine IBAN

OP-Saldo

Du warst bestimmt schon einmal im einem Yachthafen und der Wirt hat Dir nach Deiner Bestellung erst einmal einen Bierdeckel und Dein bestelltes Getränk an den Tisch gebracht. Genau so ist es bei unserer Bierdeckel Funktion. Hier werden die aktuell offenen Rechnungspositionen aufgeführt. Die Positionen setzen sich aus den Abos und den manuell hinzugefügten Positionen zusammen. Unter der Abo-Funktion werden Dir die Positionen der zugewiesenen Geschäftsbeziehung und die Positionen des Bootes aufgeführt. Je nach Zahlungsintervall werden die fälligen Position auf den Bierdeckel geschrieben.

Was ist der Bierdeckel?

Während der Entwicklung der Funktion OP-Saldo haben wir immer den Vergleich gebracht, dass diese Funktion, wie der Bierdeckel in der Kneipe umgesetzt werden soll. So kam es, dass wir auf einmal nur noch vom “Bierdeckel” gesprochen haben. Einfach und bildhaft soll diese Funktion sein, deshalb haben wir den Begriff auch für Euch übernommen. Auf den Bierdeckel kannst Du alles drauf schreiben, was später an die Person/Organisation berechnet werden soll. Automatisch werden auf den Bierdeckel die hinterlegten Abo´s aus der Beziehung/Bootsgebühr/Produkte übernommen.

Was ist ein Abo?

Unter einem Abo kannst Du Dir eine Funktion vorstellen, mit der Du in 3 verschiedenen Bereichen der Anwendung wiederkehrende Gebühren oder Kosten anlegen kannst, so dass diese zu einem bestimmten definierten Termin automatisch auf den Bierdeckel geschrieben werden.

Die 3 Bereiche in denen Du ein Abo anlegen kannst:

  1. In den “Verwaltungsdaten” unter dem Menüpunkt “Beziehung” definierst zentral die Produkte der jeweiligen Beziehung. Unter der Person/Organisation kannst Du diese wiederkehrenden Gebühren der Beziehung im Reiter “Beziehung” der Person/Organisation zuweisen.
  2. In der “Hafenverwaltung” kannst Du die Liegeplatzgebühr unter dem Menüpunkt “Boote” je Boot im Reiter “Gebühren” hinterlegen.
  3. In den “Verwaltungsdaten” unter dem Menüpunkt “Personen/Organisation kannst Du eine wiederkehrende Gebühr/Produkt der Person direkt unter dem Bierdeckel zuweisen, in dem Du auf den Button “Abo hinzufügen” klickst.

Beziehungen

Jede Person steht mit dem Yachthafen in einer Geschäftsbeziehung. In diesem Bereich weist Du der Person eine Beziehung zu. Hier kannst Du die Beziehungshistorie auch noch vollziehen. Zum Beispiel war eine Person zuerst 4 Jahre Dauergastlieger, danach 20 Jahre Mitglied mit Boot und jetzt seit 2021 Ehrenmitglied. Diese Historie wir hier dokumentiert und kann bearbeitet werden. Möchtest Du an dieser Stelle eine Beziehung löschen, solltest Du Dir über die Konsequenz bewusst sein, dass die bereits auf dem Bierdeckel aufgeführt werden oder schon abgerechnet wurden. Wenn die Positionen noch nicht abgerechnet wurden, kannst Du die Positionen vom Bierdeckel entfernen.

Dokumente

Im Bereich Dokumente werden die personenbezogenen Dokumente, wie z.B. Führerschein, Personalausweis, Mitgliedsvertrag, Parknutzungsvertrag und weitere Schreiben hinterlegt. Die Dokumente oder Bilder können hier mit Drag & Drop eingefügt werden.

Video Anleitung

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Boote anlegen

Allgemein

In den allgemeinen Bootstammdaten erfasst Du die Bootsdaten, Gasprüfung und Versicherungspolice, die der Hafen benötigt, um die Person zu identifizieren und zuzuordnen. Denn nachdem Du das Boot angelegt hast, kannst Du im Personendatenstamm das Boot einer Person/ Organisation zuweisen. So hast Du bei Stegrundgang immer einen direkten Überblick, welches Boot wem gehört. Den Button “Liegeplatzzuweisung ” kannst Du erst auswählen, wenn Du das Boot gespeichert hast. Mit Klick auf den Button “Liegeplatzzuweisung “, kannst Du anschließend dem Boot ein Liegeplatz zuweisen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, indem Du den Beginn der Liegeplatzbelegung auswählst. Handelt es sich beim Vertragsverhältnis um ein unbefristetes Vertragsverhältnis, lässt Du das Enddatum einfach leer. Handelt es sich, z.B. um einen Tagesgastlieger, der 3 Tage in Deinem Hafen verbringt, erfasst Du hier das Abreisedatum. Alternativ kannst Du es auch offen lassen, so kann Dein Gastlieger entscheiden, ob er nicht ein Tag länger bleibt.

Wo kann ich Boote anlegen?

Klicke links im Menü auf Hafendaten und wähle den Unterpunkt “Boote” aus.

Wie kann ich ein Boot anlegen?

Du befindest Dich als erstes in der Bootsübersicht. Zu Beginn ist die Übersichtsmaske noch leer. Nun möchtest Du eine neue Boote anlegen, klicke hierfür oben rechts auf den Button “Neues Boot hinzufügen”, anschließend öffnet sich die Bootsdetailmaske mit den verschiedenen Menüpunkten Allgemein, Gebühren und Dokumente. Durch die Aufteilung in verschiedene Menüpunkt hast Du einem besseren Überblick.

Warum wird mir die Fläche m² nicht automatisch beim Boot berechnet?

Du befindest Dich in Bootsdetailmaske und hast die Bootsmaße Länge und Breite erfasst, sobald Du die Zahlen erfasst hast, wir Dir die berechnete Fläche m² angezeigt. Ist das nicht der Fall, liegt es an Deinem Browser Cache. Hierzu gehe bitte auf Deine Browsereinstellungen und lösche den Cache. Hier z. B. beim Chrome solltest Du folgende Checkbox aktivieren:

  • Cookies und andere Websitedaten
  • Bilder und Daten im Cache
  • Formulardaten für automatisches Ausfüllen
  • Website-Einstellungen
  • Daten aus gehosteten Apps

Danach wechsle bitte wieder in die Bootsdetailmaske und aktualisiere mit F5 die Maske. Jetzt sollte die Flächenberechnung wieder funktionieren.

Video Anleitung

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Boot einen Eigner (Person oder Organisation) und Liegeplatzgebühr zuweisen

Unter dem Punkt “Personen/Organisationen anlegen” hast Du bereits die personen-bezogenen Stammdaten erfasst. Wenn Du nun in die Bootsdetailmaske wechselst, wird Dir solange Du keine Person/Organisation dem Boot zugewiesen hast, oben links über dem Bootsbild der Button „Eigner zuweisen“ angezeigt. Die Eigner-Zuweisung ist Voraussetzung für die Abrechnung der boots-bezogenen Gebühren. Erst, wenn der Eigner bekannt ist, kannst Du einem Boot eine Gebühr zuweisen.

Wo kann ich Bootsgebühren erfassen?

Im Reiter „Gebühren“ kannst Du über den Button „+ Liegeplatzgebühr hinzufügen“ ganz einfach die für das Boot passende Gebühr erfassen und hinzufügen. Mit Klick auf den Button öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Du aus den in der Datenbank hinterlegten Produkten, die passende Liegeplatzgebühr auswählen kannst.

Zusätzlich musst Du weitere Informationen angeben:

  • Zahlungsintervall (täglich/wöchentlich/monatlich/jährlich)
  • Laufzeit Abo Start – Abo Ende (wann soll das Abo auf den Bierdeckel geschrieben werden)
  • Erster Leistungszeitraum 01.04.2022 bis 31.10.2022

Nachdem die erfassten Daten gespeichert sind, werden Dir die Informationen in der Übersichtszeile angezeigt. Über das “3 Punkte Aktions-Menü” am Ende der Zeile kannst Du zwischen folgenden Aktionen auswählen:

  • Abo bearbeiten
  • Abo beenden (bedeutet Abo wird abgeschlossen und weiterhin mit Enddatum angezeigt)
  • Abo löschen (bedeutet Abo wird gelöscht als wäre es nie erfasst worden)

Die erfasste Liegeplatzgebühr wird, wenn Sie wiederkehrend ist als Abo unterhalb des Bierdeckels im Bereich Personen im Reiter „OP“ angezeigt ansonsten nur einmalig auf den Bierdeckel übertragen.

Wie kann ich ein boots-bezogenes Abo, das auf dem Bierdeckel angezeigt wird, bearbeiten oder löschen?

Die Bearbeitung der Beziehungs-/Boots-Abo´s ist nur im jeweiligen Bereich möglich

  • Abo aus einer erfassten Beziehung, im Bereich Personen – Beziehungen bearbeiten
  • Abo aus einer erfassten Bootsgebühr, im Bereich Boote – Gebühren bearbeiten
  • Abo einer Person wird direkt im Bereich Abo auf dem Bierdeckel erfasst und kann auch in diesem Bereich bearbeitet oder gelöscht werden.

Video Anleitung

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Boot einen Liegeplatz zuweisen

Du möchtest einem Boot einen Liegeplatz zuweisen. Hierzu wechselst Du auf die Bootsdetailmaske in den Bereich Liegeplatz unterhalb des Bootseigners. Klicke auf den Button „Liegeplatz zuweisen“, daraufhin öffnet sich das Dialogfenster, in dem Du den Zeitraum für die geplante Liegeplatzbelegung erfassen kannst. Lasse das Enddatum offen, wenn es sich bei der Belegung um eine offene langfristige Belegung handelt oder ein Belegung bis auf Widerruf handelt.

Im nächsten Schritt kannst Du im Bereich Liegeplatzauswahl über die Checkbox entscheiden, ob Du alle Liegeplätze oder nur alle freien Liegeplätze Dir anzeigen lässt.

Du hast die Checkbox aktiviert, so werden Dir mit Klick in das Feld „Liegeplatz“ alle freien Liegeplätz angezeigt und Du kannst aus der Vorschlagsliste einen passenden Liegeplatz auswählen. In der Vorschlagsliste wird Dir zusätzlich zur Liegeplatznummer auch die Steginformationen angezeigt.

Mit Speichern schließt Du den Vorgang ab und der Liegeplatz wird in der Kachel Liegeplatz angezeigt. Der Hinweis „Liegeplatz – hat kein Liegeplatz“ verschwindet.

Über das „3 Punkte Menü“ kannst Du die hinterlegte Belegung bearbeiten, beenden oder löschen.

Zusätzlich zu dieser Anzeige, bekommst Du diese Information auch im Liegeplan und in der Liegeplanübersicht angezeigt.

Video Anleitung

Hier geht es zur Video Anleitung:

Boot einen Stromzähler zuweisen

Video Anleitung

Hier gehts zur Video Anleitung:

Beleglayout einrichten

Wie kann ich im Beleglayout einen Zusatztext neben dem Logo hinzufügen?

Klicke einfach die Checkbox “zusätzlichen Text unterhalb des Logos anzeigen” an. Dann öffnet sich ein weiterer Bearbeitungsbereich, in den Du den gewünschten Text erfassen kannst. Anschließend kannst Du den Text noch in der Ausrichtung formatieren. Um zu sehen, wie es dann aussieht kannst mit Klick auf “Test PDF” Dir einen Blankobeleg generieren und anzeigen lassen.

Wie kann ich den Footer in Spalten darstellen?

Entscheide Dich im Bereiche “Fußnote/Das Kleingedruckte”. Möchtest Du ein einzelnes Textfeld oder ein mehrspaltiges Textfeld anzeigen. Klicke “Mehrspaltig” an. Dann öffnet sich ein weiterer Bearbeitungsbereich, in den Du jeder Spalte eine Überschrift geben kannst. Erfasse den gewünschten Text in der Spalte, anschließend kannst Du den Text noch in der Ausrichtung formatieren. Mit Klick auf das “+” Icon kannst Du weitere Spalten hinzufügen. Bitte beachte die max. Zeilenanzahl! Um zu sehen, wie es dann aussieht kannst mit Klick auf “Test PDF” Dir einen Blankobeleg generieren und anzeigen lassen.

Video Anleitung

Hier gehts zur Video Anleitung:

Kann ich auch einen Excel-Import machen?

Solltest Du bisher mit einer anderen Software gearbeitet haben, freut es uns besonders, dass Du Dich für Up2Boat Yachthafenmanagement entschieden hast. Natürlich können wir Dir auf Basis der aktuellsten Version eine Excel-Importtabelle zur Verfügung stellen. Du kannst die Tabellen Arbeitsblätter von links nach rechts nacheinander befüllen. Sollten Informationen aus Deinem aktuellen Arbeitsumfeld fehlen, kannst diese als weitere Felder in den hinteren Spalten des Bereich ergänzen. Wenn Du soweit alle Informationen zusammengetragen hast, verabreden wir uns zu einer Zoom Session und schauen uns zusammen mit Deinen Kollegen die Daten an. So habt Ihr alle einen gleichen Stand und erfahrt von uns für was, welche Informationen bezüglich der Abhängigkeiten wichtig sind. Wenn soweit alles von Euch qualitätsgesichert ist und Ihr uns das Go gebt. Legen wir Euch einen neuen Produktivhafen, so dass wir mit einen leeren mit den importierten Daten starten. Wir werden nach dem durchgeführten Datenimport den Hafen testen, jedoch nicht auf Inhalte prüfen. Die inhaltliche Prüfung müsst Ihr im Nachgang durchführen.

⚓Viel Erfolg beim weiteren Einrichten des Up2Boat Hafens!⚓

Wie kann ich Schlüssel anlegen und verwalten?

Schlüsselverwaltung, egal ob Schlüssel oder Transponder mit der Schlüsselfunktion kannst du Deine Schlüssel einfach und übersichtlich verwalten.

Wie richte ich zentral Schlüssel an?

Für die initiale Einrichtung solltest Du Dir ein paar Daten vorbereiten, damit Du flüssig arbeiten kannst.

  • Schlüsselbezeichnung
  • Schlüsseltyp
  • Schlüsselpfand – Möchtest Du Pfand hinterlegen?

Im Bereich Schlüssel werden Dir die beiden Reiter “Allgemein” und “Schlüsselhalter” angezeigt.

  • Zu Beginn solltest Du unter Produkte das Produkt für den Schlüssel und für den Pfand angelegt haben.
  • Klicke auf “Neuen Schlüssel anlegen” und starte mit Klick mit der Anlage.
  • Lege die Bezeichnung und Typ des Schlüssels an
  • Im Feld “Schlüsselpfand” kannst Du aus Deinem Produktkatalog den passenden Pfand auswählen und zuweisen.
  • Lege ein neues Boot mit Klick auf “Neues Boot zuweisen” und wähle auch der Dropdownliste das gewünschte Boot aus

Unter dem Reiter “Schlüsselhalter” kannst Du Dir alle zugewiesenen Schlüssel in der Übersicht anzeigen lassen.

Videoanleitung

Damit das Ganze etwas anschaulicher und übersichtlicher wird, haben wir Dir in einem kleinen Video nochmal alles zusammengefasst.

Hier geht es zur Video Anleitung: 😀 Ist noch im Trockendock !

Wie kann ich einer Person einen Schlüssel zuweisen?

Du hast einen Schlüssel angelegt und möchtest nun diesen einer Person zuweisen. Wechsle dazu in den Bereich “Personen” unter Verwaltungsdaten und wähle dort die gewünschte Person aus. Im Reiter “Schlüssel” kannst Du einen neuen Schlüssel erfassen.

Wie erfasse ich einen neuen Schlüssel?

  • Wähle aus der Dropdownliste den passende Schlüssel aus
  • Erfasse die Schlüsselnummer
  • Wähle das Übergabedatum im Datepicker aus, wann der Schlüssel übergeben wurde
  • Wähle das Bezahldatum, wann der Pfand bezahlt wurde
  • Automatisch wirst Du gefragt ob, direkt eine Rechnung erzeugt werden soll
  • Wenn zum späteren Zeitpunkt der Schlüssel zurückgegeben wird, musst Du den Schlüssel noch einmal aufrufen und das Rückgabedatum und das Erstattungsdatum für den Pfand erfassen.
  • Verwendest Du Transponder, so musst Du im Zutrittssystem die Nummer hinterlegen

Wie kann einen Schlüssel zurückgeben?

Du hast einen Kunden, der seinen Schlüssel vielleicht verloren hat oder zurückgeben möchte. Dann hast Du hier die Möglichkeit den Schlüssel zu bearbeiten. Wechsle dazu in den Bereich “Personen” unter Verwaltungsdaten und wähle dort die gewünschte Person aus. Im Reiter “Schlüssel” kannst Du den Schlüssel auswählen und mit dem Burger-Menü am Ende der Zeile bearbeiten.

Wie gebe ich einen Schlüssel zurück?

  • Wähle in der Schlüsselübersicht den passende Schlüssel aus
  • Vermerke einen Grund der Rückgabe unter Notiz
  • Verwendest Du Transponder, so musst Du hier im Zutrittssystem die Nummer freigeben
  • Erfasse das Rückgabedatum/ das Erstattungsdatum für den Schlüssel und den Pfand
  • Anschließend wirst Du gefragt, ob eine Gutschrift für den Pfand erzeugt werden soll

Wie kann einen Schlüssel sperren?

Du hast einen Kunden, der seinen Schlüssel vielleicht verloren hat oder der vielleicht seine Rechnungen nicht bezahlt hat und Du Ihm den Zutritt in den Hafen verweigern möchtest. Dann hast Du hier die Möglichkeit den Schlüssel zu sperren. Wechsle dazu in den Bereich “Personen” unter Verwaltungsdaten und wähle dort die gewünschte Person aus. Im Reiter “Schlüssel” kannst Du einen Schlüssel bearbeiten

Wie sperre einen neuen Schlüssel?

  • Wähle in der Schlüsselübersicht den passende Schlüssel aus
  • Vermerke einen Grund der Rückgabe unter Notiz
  • Verwendest Du Transponder, so musst Du hier im Zutrittssystem die Nummer sperren
  • Bei Verlust erfasse das Verlustdatum als Rückgabe-/ Erstattungsdatum für den Schlüssel. Für den Pfand wird in diesem Fall keine Gutschrift erzeugt
  • Bei Verlust des Schlüssels kannst Du einfach einen neuen Schlüssel mit neuem Pfand ausgeben und berechnen

Wie kann ich einem zurückgegebenen Schlüssel, neu vergeben?

tbd.

Lagerplätze anlegen

Verwalte mit der Funktion Lagerverwaltung alle Deine Hallen-, Außenbereich-Stellplätze und sonstige Lagerflächen für Boot und Zubehör. Dabei ist es egal, ob Sommer, Winter oder Jahresnutzung.

Wie kann ich Lagerplätze einrichten?

Für die initiale Einrichtung solltest Du Dir ein paar Daten vorbereiten, damit Du flüssig arbeiten kannst.

  • Genaue Bezeichnung der Lagerfläche
  • Überprüfe die Gesamtfläche m² und die benötigte Rangierfläche, die später vom System von der Gesamtfläche automatisch abgezogen wird.

Wie kann ich ein Boot in ein anderes Lager umziehen?

Hier hast Du zwei Möglichkeiten, einmal hier im Bereich Lagerplatz im Reiter Belegungen oder in der Bootsdetailmaske im Bereich Lagerplatz zuweisen im rechten Maskenbereich unter Liegeplatz zuweisen.

  • Im Bereich Lagerplätze siehst Du den Reiter “Belegungen” und “Allgemein”
  • Zu Beginn der Einrichtung starten wir im Reiter “Allgemein”
  • Klicke auch Neuen Lagerplatz hinzufügen und starte mit Klick auf Speichern mit der Anlage.
  • Lege ein neues Boot mit Klick auf “Neues Boot zuweisen” und wähle auch der Dropdownliste das gewünschte Boot aus

Wie kann ich einen Lagerplatz im Bereich Lagerbelegung umziehen?

Du möchtest ein Boot eines Eigners vom Freilager in die Halle umziehen. Hierfür gehst Du auf den Lagerplatz Freilager und suchst Dir den Eigner für den Du das Boot umziehen möchtest. Wähle die Zeile des Bootes aus und klicke am Zeilenende auf das Burger Menü und wähle den Aktionspunkt “Verschieben in “ aus, um Dein Boot vom Lagerplatz Freilager in die Halle zu verschieben. Hierfür öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Du das Datum von wann bis wann, wo und mit welchem Lagermittel das Boot auf dem neuen Lagerplatz eingelagert werden soll, erfassen kannst. Anschließend schließt Du den Vorgang mit „Speichern“ ab und wirst gefragt, ob Du für diese neue Einlagerung eine Rechnungsposition auf dem Bierdeckel erstellen möchtest. Bei Deiner Auswahl mit „Ja“, öffnet sich eine neue Erfassungsmaske “Rechnungsposition anlegen“, in der Du das Produkt und die Anzahl auswählst was berechnet werden soll. Mit “Speichern“ schließt Du den Vorgang ab, die Rechnungsposition wird auf dem Bierdeckel unter der Person angezeigt und kann mit der nächsten Rechnung oder mit dem nächsten Sammellauf abgerechnet werden.

Videoanleitung

Damit das Ganze etwas anschaulicher und übersichtlicher wird, haben wir Dir in einem kleinen Video nochmal alles zusammengefasst.

Hier geht es zur Video Anleitung: 😀 Ist noch im Trockendock !

Header text

Wie benutzt man den Liegeplatzvergabe-Workflow?

Warum muss ich zu Beginn der Nutzung einen AVV bestätigen und was ist das?

Wie kann ich nach bestimmten Informationen suchen?

In der Anwendung hast Du verschiedene Möglichkeiten nach Informationen zu suchen. Du kannst bereichsübergreifend suchen, in einer Übersicht oder in einer Auswahlliste, die in einem Auswahlfeld hinterlegt ist.

Was bedeutet die Lupe neben meinem Profil?

Sicherlich ist Dir die Lupe im Header der Anwendung schon aufgefallen. Es ist ein cooles Feature, denn mit dieser Funktion kannst über viele Bereiche übergreifend suchen. Die Suche beginnt ab dem 3 Buchstaben, je weniger Du angibst, desto größer ist die Ergebnisliste. Wenn Du anschließend weitere Zeichen hinzufügst, kannst Du die Ergebnisliste weiter eingrenzen. Die Ergebnisse werden nach den Bereichen in verschiedenen Spalten angezeigt.

Aktuell haben wir die globale Suche über die Bereiche:

  • Personen
  • Organisationen
  • Boote
  • Lagerplatz
  • Belege

Wie kann ich nach einen bestimmten Eigner in der Personen-Übersicht suchen?

In der jeweiligen Übersicht werden die wichtigsten Felder der Stammdaten/Erfassungsmasken in Spalten angezeigt. In der oberen Mitte hast Du das Feld “Suchbegriff(e) eingeben”. Über die Eingabe der gesuchten Informationen kannst Du Deine Suchergebnisse mit jedem weiteren Buchstaben eingrenzen. Suchfunktion sucht über wir alle erfassten Maskendaten auch die, die nicht angezeigt werden.

Beispiel: Du suchst Adam Zeppelin, in Deiner Ergebnisliste steht er auf der letzten Seite. Durch die Eingabe der Buchstaben “Zep” wird Dein Suchergebnis eingegrenzt und der Datenstamm von Adam Zeppelin wird Dir angezeigt.

Wie kann ich ein Boot in einem Auswahllistenfeld suchen?

Du befindest Dich in der Liegeplatzdetailsmaske und möchtest dem Liegeplatz ein Boot zuweisen. Hier musst Du Dich entscheiden, ob Du alle Boote mit und ohne Liegeplatz Dir anzeigen lassen möchtest oder Du nur die Boote ohne Liegeplatz sehen möchtest, aktiviere einfach bei Bedarf die Checkbox. Anbschließend klickst Du auf das Feld „Boot suchen“, dann werden Dir erst einmal alle Boote auf Basis Deiner vorherigen Auswahl angezeigt. Wenn Du jetzt entweder das Kennzeichen oder den Namen beginnst einzugeben verkleinert sich die Listen mit den Auswahlergebnissen. Mit Doppelklick auf das Bootskennzeichen oder den Bootsnamen, wird das Ergebnis in das Feld übernommen und mit Speichern kannst Du den Vorgang abschließen.

Was ist eine SEPA-Mandatsreferenz?

Du hast Dich entschieden bei Deinen Kunden oder Mitgliedern das SEPA-Lastschriftverfahren anzuwenden. Für dieses Verfahren wird vorausgesetzt, dass Du Dir die Genehmigung zu Abbuchung der offenen Beträge durch das SEPA-Mandatsformular eingeholt hast. Was muss ein SEPA-Mandat enthalten:

Du benötigst das unterschriebene SEPA-Einwilligungsformular. Damit erteilt Dir der Rechnungsempfänger die Ermächtigung für den Einzug von fälligen Beträgen. Mit dem SEPA-Mandat weist der Rechnungsempfänger seine Bank an, die Lastschrift einzulösen. Unberechtigte Lastschriftzahlungen können innerhalb einer Frist von acht Wochen ab Belastungsdatum widersprochen werden.

Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss folgende Angaben enthalten:

  • Bezeichnung des Zahlungsempfängers
  • Eine Gläubiger-Identifikationsnummer
  • Name des Kunden/Mitglieds
  • Bezeichnung der Bank des Kunden/Mitglieds und
  • Seine IBAN

Warum bekomme ich beim Erstellen eines manuellen Beleges keine Beziehung in der Rechnung angezeigt?

Du hast in einer manuellen Rechnung eine Person aus den Stammdaten als Rechnungsempfänger ausgewählt. Die Rechnungspositionen hinzugefügt, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum geprüft. Dabei ist Dir aufgefallen, dass die Beziehung nicht wie erwartet unter dem Fälligkeitsdatum angezeigt wird. Wenn das der Fall ist, kann es sein, dass beim ausgewählten Rechnungsempfänger noch keine Beziehung zugewiesen wurde. Verlasse einfach das Belegformular und wechsle in den Personendatenstamm und weise die passende Beziehung zu.

Wie kann ich mehrere Rechnungspositionen auf dem Bierdeckel löschen?

Du wolltest gerade eine Rechnung schreiben und hast festgestellt, dass Du ein Abo nicht beendet hattest. Die fälligen Abo-Positionen wurden auf den Bierdeckel übertragen. Wenn Du in der Titelzeile vor der Kontonummer die Checkbox aktivierst, wird unter den Rechnungspositionen ein neuer Button “Auswahl löschen” angezeigt. Wenn Du einzelne Positionen löschen möchtest, kannst Du in der jeweiligen Zeile die Checkbox anklicken und am Ende der Zeile mit Klick auf den Button “Löschen” die Position entfernen.

E-Mail Verteilerlisten konfigurieren und anwenden

Papierpost war gestern – ab jetzt startest Du mit dem E-Mailversand. Du möchtest Deine Kunden oder Mitglieder regelmäßig per E-Mail eine Nachricht kontaktieren oder einen Infobrief zusenden. Dann ist das wichtigste, was Du dazu brauchst eine gültig E-Mailadresse. Durch den Wegfall der postalischen Briefpost sparst Du immens Portokosten, ist das nicht super!

Was muss ich den E-Mailverteilerlisten beachten?

Im Bereich Administration findest Du den Menüpunkt „E-Mail Konfiguration“ hier kannst Du Deine Verteilerlisten für den E-Mailversand zusammenstellen. Klicke auch „E-Mail Empfängerlisten“ und Dir wird direkt die Übersicht aller bereits erstellen E-Mail Empfängerlisten angezeigt. Zu Beginn ist diese Übersicht natürlich noch leer. Im rechten oberen Bereich findest Du den Button“ + Neue Empfängerliste“. Mit Klick kommst Du in den Bearbeitungsbereich und kannst eine neue Empfängerliste konfigurieren.

Als Erstes ist es wichtig, dass Du den Unterschied zwischen einer Dynamischen und einer Statischen E-Mailverteilerliste ist.

Statische Verteilerliste:  

Hier gibst Du alle Deine gewünschten gültigen E-Mail Adressen mit [Enter] oder Komma ein.

Dynamische Verteilerliste:

Hier konfigurierst Du die Kriterien, die als Basis für die Ergebnisliste dienen,
z.B. Alle Mitglieder mit Boot, die im aktuellen Jahr 20 -jähriges Jubiläum haben sollen angeschrieben werden.

Im linken Maskenbereich unter Einstellungen aktivierst Du die Checkbox „Dynamische Liste“. Anschließend kannst Du beginnen die Filterkriterien auszuwählen. Aktuell kannst Du hier die Kunden- /Vereinsbeziehung auswählen und zusätzlich noch das Alter eingrenzen.

Solltest Du weitere Filtermöglichkeiten benötigen schicke uns einfach eine Mail an Support@up2boat.com, dann richten wir es Dir individuell ein.

Im rechten Maskenbereich solltest Du die E-Mailverteilerliste mit einem Namen versehen, so dass Du beim nächsten Mal genau weißt für was und für wen Du diese Verteilerliste erstellt hast.

Im Feld weitere Empfänger werden Dir, wenn Du auf den Pfeil nach unten klickst, Deine E-Mailverteiler liste angezeigt. Mit Speichern schließt Du den Vorgang ab und mit Zurück wechselst Du in die Übersicht. Über das Hamburger kannst Du Dir die E-Mailverteilerliste anzeigen oder löschen.

Anschließend kannst Du dann in die E-Mailvorlagen wechseln, um den E-Mailtext für die E-Email zu verfassen.

Datensatz anzeigen

Mit Klick auf “Datensatz anzeigen” gelangst Du in die Detailmaske und kannst entweder etwas prüfen oder ändern und anschließend mit Klick auf den Button “Speichern” speichern.

Löschen

Mit Klick auf “Löschen” öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Du gefragt wirst, ob Du den Datensatz mit den verknüpften Daten wirklich löschen möchtest.

Yachthafenmanagement Seitenaufbau

Wie sind die Bereiche aufgebaut?

In Yachthafenmanagement findest Du Dich einfach und schnell in den Bereichen zurecht, da wir auf den Seiten einen ähnlichen Aufbau verwenden.

Direkt vom Navigationsmenü aus gelangst Du:

  • direkt auf eine Übersichtsliste des Bereichs
  • mit Klick auf einen Spalteninhalt gelangst Du auf die Bereichsdetailseite des ersten Register “Allgemein”
  • auf dieser Seite kannst Du zwischen den Registern hin- und herwechseln
  • Innerhalb der Masken gibt es Feldkacheln, wenn Du darauf klickst öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Du weitere Daten erfassen kannst.
  • Innerhalb der Masken gibt es Auswahllisten, in denen Du aus einer Ergebnisliste eine Information mit Doppelklick übernehmen kannst.
  • Im Bereich Vorlagen und Mailing kannst Du Textinhalte im Wysiwyg Bereich mit Platzhaltern verfassen

Funktionsmenü am Ende der Übersichtszeile

Welche Funktion haben die 3 vertikalen Punkte am Ende der Übersichtszeile?

Die 3 vertikalen Punkte nennen wir Hamburger Menü, da sie aussehen wie ein Hamburger. Mit Klick auf die 3 Punkte öffnet sich ein Funktionsauswahl. Die Funktionsmöglichkeiten unterscheiden sich etwas in den Bereichen. Meistens kann man hier die Funktionen “Datensatz anzeigen” und “Loschen” auswählen.

Datensatz anzeigen

Mit Klick auf “Datensatz anzeigen” gelangst Du in die Detailmaske und kannst entweder etwas prüfen oder ändern und anschließend mit Klick auf den Button “Speichern” speichern.

Löschen

Mit Klick auf “Löschen” öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Du gefragt wirst, ob Du den Datensatz mit den verknüpften Daten wirklich löschen möchtest.

Bildschirmanzeige optimieren

Du öffnest im Browser Dein Up2Boat Yachthafenmanagement und wunderst Dich, wie die Darstellung der Seiten angezeigt wird. Je nachdem, in welchem Browser Du Dich befindest gibt es Abweichungen in der Darstellung. Wir empfehlen den Chrome Browser, aber Du kannst natürlich auch andere nutzen.

Was kann ich machen, wenn die Spalten in den Übersichten nicht korrekt angezeigt werden?

Hier kannst Du in Deine Einstellungen vom Bildschirm gehen und Deine Bildschirmauflösung prüfen. Alternativ kannst Du mit Strg + Scrollrad Deiner Maus die Anzeige auf Deinem Monitor vergrößern oder verkleinern, so dass Du die Maske voll angezeigt bekommst. Wenn Du nicht weiterkommst, schicke uns einfach ein Screenshot an support@up2boat.com, dann helfen wir Dir gerne weiter.

Anzeigeergebnisse in der Übersichtsmaske anzeigen und anpassen

Wie kann ich die Anzahl der angezeigten Ergebnisse pro Seite einstellen?

Im unteren rechten Bereich der Übersicht siehst Du das Feld “Einträge pro Seite”. Mit Klick auf den Pfeil öffnet sich eine Auswahl, hier kannst Du zwischen 5, 10, 25 und 100 Anzeigeergebnissen pro Seite auswählen.

Wie kann ich weitere Ergebnisse angezeigt bekommen?

Im unteren rechten Bereich der Übersicht wird Dir die Ergebnisanzeige 1-100 von 265 angezeigt. Das ist der Ergebnisbereich, der Dir aktuell angezeigt wird. Möchtest Du weitere Ergebnisse angezeigt bekommen, klicke auf den Pfeil nach rechts, dann werden Dir die Ergebnisse 101-201 von 265 angezeigt. Genauso geht es auch zurück.

Du hast Verträge angelegt und wunderst Dich, dass Sie Dir nicht angezeigt werden, woran liegt das?

Du bist gerade beim Einrichten Deiner Verträge und hast schon mehrere erfasst und auf einmal stellst Du fest, dass Dir Deine letzten Vorlagen nicht angezeigt werden, obwohl Du immer vorbildlich gespeichert hast. Im ersten Moment denkst Du vielleicht: “Oh man eine Stunde für umsonst erfasst!” … Keine Sorge Deine Daten sind da, schaue unten im rechten Bereich der Übersicht nach bestimmt hast Du Deine Ergebnisanzeige noch auf 10 stehen. Stelle Deinen Ergebnisbereich auf 1-100, dann werden Dir die Ergebnisse bis angezeigt. Das kann am Anfang schon einmal passieren.