Egal, ob gewerblicher Yachthafen oder vereinsbetriebener Yachtclub, zum Saisonbeginn naht die Zeit, die Jahresrechnung für die Saison- und Dauerlieger zu stellen. Je nach Organisationsform des Yachthafens gibt es dabei unterschiedliche Herausforderungen. Die Liegegebühren für ein Boot, richtet sich nach der Bootslänge, oder vielleicht zusätzlich nach der Saisonzeit in der das Boot im Hafen liegen soll. Dazu kommen Gebühren wie Versicherungsumlagen, vielleicht Mitgliedsgebühren, Auto Parkplatz Miete und ähnliches. Letztendlich sind aber auch verbrauchsabhängige Kosten wie Strom-, oder Wasserzähler in Rechnung zu stellen und vieles mehr. Das alles ist bei einer Handvoll Liegeplätze noch händisch machbar. Hat man aber 50, 100 oder deutlich mehr Liegeplätze, bedeutet das richtig viel Arbeit. Arbeit die nicht nur mühsam, sondern aufgrund der vielen Details naturgemäß fehlerbehaftet ist. Da werden schnell einmal Stromzählerstände verwechselt, da wird vergessen, die Liegegebühren für das Boot zu berechnen oder es werden Namen vertauscht.

Wie geht man am besten vor wenn man diesen Berg von Arbeit vor sich hat und nun alle Rechnungen einzeln händisch erstellen muss? Nun- zum Beispiel von A nach Z. Man nimmt sich den ersten Namen in der Hafenliste, prüft ob es sich um einen Gast, Dauerlieger, oder ein Mitglied handelt, prüft wie lang (und breit?) sein Boot ist, wieviel Strom und evtl. Wasser er verbraucht hat usw. Besitzt er mehre Boot ist das Ganze noch ein stück komplizierter. Das macht man dann Namen für Namen. Bei Yachtclubs gibt es über die Liegeplätze hinaus noch Mitgliedsgebühren für fordernde Mitglieder, Mitglieder ohne Boot, Ehrenmitglieder usw. die zu berechnen sind. Glaubt mir, wer das auch nur einmal selbst gemacht hat, wird den- oder diejenige die das jährlich tun, zukünftig mit ganz anderen Augen sehen.

Wer diese Rechnungen manuell erstellt, der muss das mit höchster Konzentration tun, um keine Fehler zu machen. Das ist bei gewerblichen Yachthäfen mit qualifizierten Vollzeitmitarbeitern noch vorstellbar, aber wenn das im Yachtclub in den Abendstunden nebenberuflich „mitgemacht“ wird, sind fehlerhafte Rechnungen die unvermeindliche und logische Konsequenz. Leider wird diese Arbeit in den Yachthäfen nur sehr wenig gewürdigt. Für eine korrekte Rechnung gibt es keinen Lob, das wird erwartet. Für eine fehlerhafte Rechnung gibt es dagegen Häme und Schimpfe. Ungerechte Welt…wie soll man da motiviert bleiben.

Da wünscht man sich doch eine magische Maschine, bei der man einfach nur auf den Knopf drückt und schon fallen auf magische Weise hunderte von Rechnungen heraus, die alle korrekt sind und sich auch noch alleine verschicken. Wie schön wäre da das Leben…aber sowas gibt es nur im Märchen.

Werden mit Up2Boat Märchen wahr?

Aber selbstverständlich! Sonst würde ich ja diesen Blogbeitrag hier ja nicht schreiben 🙂

Das magische Wort dazu lautet „Sammelrechnung“. Allerdings ist das, was hinter diesem Begriff steht für viele interpretationsfähig. Betrachten wir zunächst, was die meisten Vereinsprogramme- oder Mitbewerber unter Sammelrechnung verstehen: Man kann 1-n Positionen in einer Rechnung definieren, eine Anzahl an Personen als Rechnungsempfänger auswählen, die dann alle die gleichen Rechnungspositionen erhalten.

Das funktioniert bei Vereinen, die lediglich eine Mitgliedsgebühr in Rechnung stellen, ziemlich gut und ist für diese Zwecke völlig ausreichend. Aber wie geht man damit um, wenn jede Rechnung anders aussehen muss? Das liegt daran, dass es eine seltsame Angewohnheit von Bootsfahrern ist, dass sie sich nicht auf eine einheitliche Bootsgröße für alle einigen können. Einer will immer das Größte haben. Dann verbrauchen sie auch noch unterschiedlich Strom, Wasser, weil die einen nur die Batterie laden, während andere über 32A Anschlüsse im Sommer ihre Klimaanlage betreiben. Alle haben unterschiedlich viele Personen an Bord, und und und…

Up2Boat kann das alles!

Das ist fast wie im Märchen und liegt einfach daran, dass Up2Boat BCM speziell für diesen Zweck konzipiert wurde. Damit mussten aus Sicht der Funktionalität keinerlei Kompromisse gemacht werden, sondern wir konnten uns zu 100% auf die Anforderungen von Yachthäfen konzentrieren. Mit Up2Boat BCM kann ein Yachthafenbetreiber bis zu 300 individuelle Rechnungen in weniger als einer Minute generieren lassen! Das klingt unglaublich? Ist aber so…und unglaublich ist auch die Zeitersparnis und Qualität die damit erreicht wird. Das spart Zeit, Geld und Nerven.

Möglich wird das, weil bei Up2Boat als Cloudanwendung alles mit allem vernetzt ist. Die Anwendung weiß wem welches Boot gehört, wer in welcher Beziehung zum Yachthafen steht und welchem Boot welche individuellen Verbräuche zuzuordnen sind. Die Algorithmen in der Software dahinter sind komplex, das ist richtig. Aber davon merkt der Anwender nichts. Man klickt einfach auf Sammelrechnung und schon sammelt das System alle relevanten Informationen zusammen und aggregiert daraus die Rechnungen.

Ist man damit noch flexibel?

Aber was ist, wenn es Dinge gibt, die außer der Reihe zu berechnen sind? Vielleicht einen Schlüsselpfand, oder 5 T-Shirts mit dem Yachthafenlogo drauf? Nun, auch das ist kein Problem. Wie oben erwähnt, generiert das System automatisch Rechnungspositionen, sobald diese fällig werden. Das Up2Boat Sammelrechnungsmodul „sammelt-diese-nur-noch-ein“.

Was als nächstes automatisch oder manuell in Rechnung gestellt wird, steht auf dem „Bierdeckel“ (siehe Bild unten). Das hebt Up2Boat von allen anderen Produkten auf dem Markt ab. Trotz diesem hohen Automatisierungsgrad, kann ein Anwender jederzeit Positionen hinzufügen. Mit wenigen Klicks hätte man so den Schlüsselpfand und die 5 T-Shirts hinzugefügt, die dann beim nächsten Rechnungslauf berechnet werden.

Richtig galant wird es dann noch, wenn Ihr von Euren Kunden ein SEPA Lastschrift Mandat erhaltet und von jedem Kunden eine E-Mailadresse habt. Dann kann das Sammelrechnungsmodul so richtig zeigen was es kann. Am Ende des Sammelrechnungslaufs werden alle Rechnungen dann nämlich per pdf dem Rechnungsempfänger zugeschickt und über die SEPA Schnittstelle wird das Geld im Lastschriftverfahren eingezogen. Keine Angst, das System weiß wer das nicht möchte und druckt alle anderen Rechnungen brav aus. Ja, das Leben kann sooo schön sein, denn Up2Boat BCM nimmt Dir diese Arbeit tatsächlich ab.

Wenn Du mehr über die oben beschriebenen Funktionen erfahren möchtest, dann lade ich Dich zu einer unserer nächsten Up2Boat Onlinepräsentationen ein. Die Termine dazu findest Du hier.

Wenn Du Einfluss auf unsere Entwicklung nehmen möchtest oder einfach Lust hast, enger mit uns zusammen zu arbeiten, dann trete dem Up2Boat Club bei und werde Teil unseres Teams.

Ich wünsche Dir jetzt schon viel Spaß beim Kennenlernen von mit Up2Boat BCM und allzeit handbreit Wasser unterm Kiel (oder Z-Antrieb ;-)!