Sammelrechnung…bringt das was?
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Yachthafen-Saison – Mitgliederversammlung, aber wie?
11. April 2021In einer Zeit von Beschränkungen wird eine mobile Yachthafenorganisation immer attraktiver?
Neue Herausforderungen in der Pandemie fordern Dich und Dein Yachthafenteam heraus, über Anpassungen in Deiner Yachthafenverwaltung nachzudenken. Welche Veränderungen wären in Deinem Yachthafen umzusetzen, um mobiles Arbeiten zu ermöglichen? Anhand der nachfolgenden Fragen kannst Du herausfinden, wo in Deinem Yachthafen mobiles Arbeiten behindert wird und was Du beachten solltest. Setze Dich mit Deinem Team zusammen und macht Euch Gedanken, wie Ihr in Eurem Yachthafen beginnen könnt.
- Was bedeutet mobile Yachthafenverwaltung?
- Wo sind Veränderungen nötig, um eine mobile und effiziente Organisation zu schaffen?
- Wie ist Deine Yachthafenverwaltung organisiert?
- Wie mobil ist Deine Yachthafenverwaltung?
- Wie mobil und flexibel ist Dein Verwaltungsteam?
Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass wir hier nicht von Homeoffice sprechen.
Mobiles Arbeiten…
im Yachthafen bedeutet, dass Dein Team flexibel arbeiten kann. Es muss erreichbar sein, kann selbst entscheiden, ob es gerade notwendig ist im Yachthafen Vorort zu sein oder ob die anfallende Arbeit auch von unterwegs aus erledigt werden kann. Egal, ob vom Boot oder Urlaub. Hauptsache Internet ist verfügbar.
Beim mobilen Arbeiten unterliegst Du als Yachthafenbetreiber oder Vorstand nicht der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), da Du für Dein Team unmöglich die Sicherheit Zuhause auf der Terrasse oder auf dem Boot gewährleisten kannst. Andere arbeitsschutzrechtliche Vorschriften, wie die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 Abs. 1 ArbSchG, die Unterweisung des Arbeitnehmers nach § 12 Abs. 1 ArbSchG sowie die Betriebssicherheitsverordnung gelten beim mobilen Arbeiten hingegen, wenn auch nur teilweise eingeschränkt. Hier solltest Du die Prüf- und Dokumentations-pflichten als Arbeitgeber beachten.
Wie wäre es, wenn Du Deine Yachthafenverwaltung von einer klassischen Yachthafenverwaltung zu einer mobilen Yachthafenverwaltung zu entwickelst. Durch mobile Arbeitsbedingungen kannst Du mit Deinem Team Online-Sessions mit Tools wie Zoom oder Teams durchführen, benötigte Dokumente können geteilt und zusammen bearbeitet werden. Mit einem mobilen und cloudbasierten Yachthafenverwaltungsorganisations-Ansatz weißt Du immer, was gerade in Deinem Yachthafen läuft. Du greifst von überall und jederzeit auf Deine Yachthafenabläufe und Yachthafendaten zu und kannst so schneller handeln und auf Anfragen reagieren. Im Hinblick auf eine papierlose, digitalorientierte und mobilen Yachthafenverwaltung gewinnst Du Zeit und Transparenz durch die Optimierung Deiner Hafenverwaltungsprozesse.
Wir empfehlen Dir zusammen mit Deinem Yachthafenteam sich Gedanken über die Abläufe und Arbeiten in Deiner Yachthafenverwaltung zu machen. Jeder kann bei der Ausformulierung der Rollen- und Aufgabenbeschreibung mithelfen, so weiß jeder worum es bei der jeweiligen Tätigkeit geht. Jeder im Team kann Ideen bei der Gestaltung der zukünftigen Arbeitsabläufe einbringen und so weiß jeder gleich was verbessert werden kann. Denn immerhin arbeitet keiner wie der andere, jeder hat seinen eigenen Weg oder seine Methode. Der eine Mitarbeiter arbeitet besser morgens und von Zuhause, der Kollege arbeitet lieber nachmittags vom Boot aus, … Erst durch die gemeinsame Betrachtung der Abläufe, kristallisiert sich heraus, ob die so gedachte Verbesserung auch tatsächlich eine Zeitersparnis oder Entlastung mit sich führt.
Mit dieser Vorgehensweise schafft ihr Klarheit, darüber wie Prozesse optimal gestaltet werden können, welche Voraussetzungen und Anforderungen zugrunde liegen. In Deiner Rollen- und Aufgabenbeschreibung stellst Du den momentanen Stand dar. Je ausführlicher Du Deine Aufgabenbeschreibung verfasst, umso weniger Fragen bleiben offen, umso höher ist die Chance auf eine erfolgreiche Optimierung und umso mehr Zeit und Zufriedenheit schaffst Du im Team.
- Welche Rollen gibt es in Deinem Hafen?
- Welche Rollen gibt es in Deiner Hafenverwaltung?
- Wie wird die Rolle gerade ausgeführt?
- Wie flexibel bist Du in der Ausführung der Aufgabe (zeitlich und standortbedingt flexibel?
- Welche Aufgaben können nur im Yachthafen erledigt werden?
- Wann und wie übt das Teammitglied seine Rolle aus? In manchen Yachthäfen setzt sich das Verwaltungsteam aus ehrenamtlichen Vorständen oder Helfern zusammen, das bedeutet Sie üben Ihre Rolle nebenberuflich aus. Sie sind somit nicht immer und regelmäßig für den Hafenbetrieb im Einsatz und verfügbar.
- Was sind die Voraussetzungen für die Erledigung der Aufgabe?
- Wer vom Hafenteam wird für die Erledigung benötigt?
- Welche Software wird für die Umsetzung der Aufgabe genutzt?
- Welche Dokumente werden für die Aufgabe benötigt?
- An wen werden die Dokumente weitergeleitet oder weiterbearbeitet?
Was bringt eine Analyse als Yachthafenbetreiber oder Vorstand ?
Als Yachthafenbetreiber oder Vorstand erhälst Du einen Überblick, mit dem Du die Zusammenhänge, Abhängigkeiten und Schwachstellen in Deiner Hafenverwaltung erkennst. Du schaffst Transparenz, die eine gute Voraussetzung ist, mit der Du Deine Yachthafenverwaltung und die mobile Zusammenarbeit verbessern kannst. Schwachstellen oder Fehlerquellen, die durch die Betrachtung erkannt werden, können durch erarbeitete Maßnahmen beseitigt werden. Wichtig ist, dass alle im Team eingebunden werden und Ihre Erfahrungen einbringen. Die Beschreibungen sollen realistisch und einfach beschrieben sein, so dass die Aufgaben- oder Prozessbeschreibung für jedes Teammitglied verständlich und nachvollziehbar ist. Denn das Ergebnis soll vom gesamten Team später gelebt werden.
Erster Schritt ist geschafft – die Aufgaben- und Prozessbeschreibungen sind geschrieben. Denn egal, wie Ihr Eure Verwaltungsprozesse in der Vergangenheit umgesetzt habt oder welche Software und Listen Ihr in der Vergangenheit genutzt habt, jetzt könnt Ihr zusammen über die Ergebnisse und Anforderungen schauen und prüfen, in wieweit Ihr noch uptodate seid und welche Voraussetzungen für eine mobile Yachtverwaltung noch geschaffen werden müssen.
Wie könntest Du Dir die Zusammenarbeit mit Up2Boat vorstellen?
Wir von Up2Boat würden Dich gerne durch den Einsatz der Yachthafenverwaltungssoftware Boat Club Management (BCM) und unseren Erfahrungen unterstützen. Wenn Du an einer Zusammenarbeit mit Up2Boat interessiert bist, nehmen wir uns gerne Zeit, zusammen mit Dir und Deinem Team im Hinblick auf Deine mobile Yachthafenverwaltung über die Ergebnisse zu schauen und Maßnahmen zu erarbeiten. Mit der geschaffenen Transparenz, kann die Umsetzung der Prozessanpassung begonnen werden. Durch die Gegenüberstellung des heutigen IST-Zustands und des zukünftigen SOLL-Zustands aus den Tätigkeits- und Prozessbeschreibungen können wir Deine Yachthafenanforderungen mit den Funktionen von unserer BCM Yachthafenverwaltung abgleichen und Dich bei Deiner Prozessoptimierung optimal beraten, so dass Deine Yachthafenorganisation einfacher mobil zusammenarbeiten kann. Durch BCM erhältst Du den direkten Zugriff auf Deine Yachthafenverwaltungsdaten, egal ob im Hafenbüro oder mobil. Durch vereinfachte Prozesse und Funktionen können wir Dein Team unterstützen und die Zusammenarbeit im Hafen vereinfachen. Lange Durchlauf- und Verweilzeiten in Ablagefächer im Hafenbüro werden beseitigt, in dem Dokumente in BCM verfügbar gemacht werden und zur Weiterbearbeitung bereitstehen. Durch die Optimierung erreicht das Yachthafenteam schnellere Reaktions- und Antwortzeiten bei Kundenanfragen.
Mache Dein Yachthafenteam zu einem Up2Boat Partner – binde auf einfache Weise das gesamte Team Deiner Yachthafenverwaltung in BCM ein und fördere so die Teamarbeit und kontinuierliche Verbesserung Deiner Yachthafenverwaltungsprozesse. Denn, wenn Du Deine Prozesse erfolgreich effizienter gemacht hast, hast Du wieder Zeit, um neue Arbeiten oder Projekte in Deinem Yachthafenbetrieb oder Deiner Yachthafenverwaltung zu starten.
Habe ich Dein Interesse geweckt?
Ich nehme mir gerne für Dich. Schick mir einfach einen Terminvorschlag, dann können wir uns über die Potentiale Deiner Yachthafenverwaltungsorganisation unterhalten.
Rufe einfach an unter 0172/764 72 63
Schicke ein Mail an info@up2boat.com
