Yachthafenverwaltung – Eine Organisation im Wandel
28. März 2021
Bootfahren im Jahr 2031?
25. April 2021Wie sieht es eigentlich in Deinem Hafen aus? Hast Du Deinen Hafen und Dein Team auf die neue Bootssaison vorbereitet?
Jetzt ist die richtige Zeit für frischen Wind. Die Bootssaison ist eröffnet… doch sind wir durch die Corona-Vorgaben noch immer sehr eingeschränkt. Reservierungen wurden abgesagt, Verständnis wird seitens der Bootsfahrer gezeigt, doch die Enttäuschung ist sichtbar. Die erholsamen geplanten Osterfeiertage auf dem Wasser, sind dann schnell mal wieder ins Wasser gefallen. Vereinzelt sieht man bei einem Strandsparziergang Bootsfahrer oder Bootsbastler, doch bald kommt das warme Wetter und hoffentlich auch auf Basis niedriger Inzidenzwerte Lockerungen. Dann ist es gut, wenn Du und Dein Hafenteam die Zeit genutzt hast und Dein Hafen schon fit gemacht wurde. Du kennst es bestimmt, Arbeitsdienste in den Vereinen sind nicht erlaubt, daher bleibt vieles liegen oder muss durch Deinen Hafenmeister erledigt werden. Hast Du schon die aktuelle Jahresrechnungen an Deine Mitglieder und Gastlieger versendet? Oder die ersten Rundschreiben verfasst, vielleicht planst Du ja eine Vereinsmitgliederversammlung, da habe ich ein paar Tipps für Dich.
Mache mit und zeige, wie Du als Vorstand flexibel bist und mit der Zeit gehst –
Von der Präsenz Mitgliederversammlung zur virtuellen Mitgliederversammlung
Seit nun mehr als einem Jahr stehen Präsenzversammlungen in Yachthäfen, Yachtclubs oder Motorboot-/Segelbootvereins aus. Vielleicht stehst Du in Deinem Yachthafen oder Yachtclub als Vorstände vor dieser Herausforderung.
Mit diesem Blogbeitrag möchte ich Dir ein paar Tipps geben, wie Du eine virtuelle Online Mitgliederversammlung veranstalten kannst. Es stellen sich ein paar Fragen:
- Wer muss alles eingeladen werden?
- Welche Fristen müssen eingehalten werden?
- Welche Versammlungsansätze gibt es?
- Welche Voraussetzungen sind erforderlich?
- Welche Dokumentation ist während der Versammlung wichtig?
Wer muss alles eingeladen werden?
Alle Mitglieder, egal ob sie ein Stimmrecht haben oder nicht, müssen über die Versammlung informiert und eingeladen werden.
Welche Fristen müssen eingehalten werden?
Es muss eine Frist von 4 Wochen per Textform via Mail-/Postversand unter Angabe der Tagesordnung einberufen werden.
Welche Versammlungsansätze habe ich?
Gerade in Yachtclubs oder Vereinen gibt es sowohl junge, als auch ältere Mitglieder, Mitglieder die technikaffin sind und solche die sich damit schwer tun. Es gibt Mitglieder, die nur an Präsenzveranstaltungen teilnehmen werden und andere, die für alternative Formen offen sind. Wie schaffe ich es als Vorstand alle Mitglieder unter einen Hut zu bekommen?
Hier wäre ein hybrider Ansatz einer Mitgliederversammlung möglich.
Wie wäre ein Versuch: Mache eine Mailumfrage bei den Mitgliedern, von denen Du eine Mailadresse hast und bei den restlichen Mitgliedern eine Umfrage per Postversand. In dieser Umfrage informierst Du über die aktuelle Situation und welche Möglichkeit Du als Vorstand hast:
- Teilnahme an einer virtuellen Mitgliederversammlung
- Teilnahme an einer Kleingruppen-Präsensveranstaltung unter Covid19-Richtlinien, in der sich befreundete Mitglieder zusammenschließen, um den technisch nicht so affinen Mitgliedern die Teilnahme an der virtuellen Mitgliederversammlung zu ermöglichen.
Anschließend kannst Du die Versammlung individuell auf Basis der Rückmeldungen vorbereiten. Alle stimmberechtigten Mitglieder müssen zufrieden gestellt werden, so dass am Ende der Mitgliederversammlung der Vorstand entlastet wird und rechtssichere Beschlüsse verabschiedet werden. Die Mitgliederversammlung ist das höchste Organ in einem Yachtclub/Verein. Sie ist nun mal das Wichtigste, so dass der Vorstand handlungsfähig bleibt, um den Hafenbetrieb und die Hafenverwaltung zum Besten des Yachtclub oder Vereins führen zu können.
Welche Voraussetzungen sind erforderlich und wie mache ich eine virtuelle Online Mitgliederversammlung möglich?
Seit Eintreten von der COVID-19-Pandemie, darf ein Yachthafen-/Vereinsvorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung eine Mitgliederversammlung ohne Präsens durchführen. Diese Gesetzes-Änderung gilt vorübergehend bis 31.12.2021. Für die stimmberechtigten Mitglieder muss sichergestellt werden, dass die Mitgliederrechte gewahrt werden, entweder über elektronische Kommunikationssysteme oder vorab schriftlich Stimmabgabe. Je nachdem, wie bisher im Verein gearbeitet wurde, kann die Einladung über eine Mailkampagne oder über Postversand an die Vereinsmitglieder verschickt werden. Die Einladung muss sicherstellen, dass nur Mitglieder teilnehmen, die eine Mitgliedschaft im Yachtclub/ Verein unterhalten:
- Informationen zu Ort und Uhrzeit der Versammlung
- individuelle Zugangsdaten zur virtuelle Online Mitgliederversammlung
- technische Voraussetzungen für die Online Mitgliederversammlung
- Internetzugang
- PC/Laptop/IPad/Smartphone
- Kopfhörer mit Mikro/Headset für Tonübertragung
- HowTo´s, so dass alle Versammlungsteilnehmer, wissen wie sie vorgehen müssen
- Eventuell ein vorab Test Online Meeting, um sicher zustellen, dass es bei den Teilnehmern Zuhause funktioniert und Sie zurecht kommen.
- Einberufungsschreiben
- Beschlussunterlagen
- Beschlussdokument, das zum Ankreuzen der Stimmabgabe dient. Der Gesetzgeber verlangt an eine schriftliche Stimmabgabe. Mail ist nicht erlaubt!
- alle vorliegenden Anträge müssen als PDF angehängt werden. Über diesen Weg kann der Vorstand die stimmberechtigten Mitglieder vorab über anstehenden außergewöhnlichen Investitionen, wie z.B. Stegreparaturen oder Hafeninfrastrukturprojekte, informieren. Am Ende der virtuellen Mitgliederversammlung soll eine rechtssichere Beschlussfassung ermöglicht werden, so dass die Beschlüsse nicht angefochten werden können
Ein Beschluss ist gültig, wenn alle stimmberechtigten Mitglieder beteiligt werden und mindestens die Hälfte der Mitglieder im Umlaufverfahren Ihre Stimme abgeben. Vorstandsmitglieder bleiben auch nach Ablauf ihrer Amtszeit bis zu ihrer Abberufung oder bis zur Bestellung eines Nachfolgers im Amt. Dies soll sicherstellen, dass ein Verein handlungsfähig bleibt. Empfehlenswert ist es, das man die Vereinssatzung für zukünftige Situationen so anpasst,, dass Mitgliederversammlungen virtuell oder hybride durchgeführt werden kann.
Welche Möglichkeit habe ich als Vorstand eine virtuelle Mitgliederversammlung planen und durchführen?
Es gibt zwischenzeitlich einige Tools auf dem Markt. Für die Durchführung der virtuellen Versammlung benötigt man ein Videokonferenztool und ein interaktives Abstimmungstool, die zusätzlich zu PowerPoint, Excel und Outlook zum Einsatz kommen.
- Videokonferenztools:
- Microsoft Teams
- Zoom
- WebEx
- Umfrage- und Abstimmungstools:
- Survio
- Vistafon
- Quizzbox (Umfragen, Abstimmungen)
- uvm.
Welche Dokumentation ist während der Versammlung wichtig?
Anhand der Teilnehmerliste muss zuerst einmal die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung festgestellt werden. Der Schriftführer im Verein verfasst das Versammlungsprotokoll, dass die Anzahl der stimmberechtigten Teilnehmer, die Abstimmungen und die gefassten Beschlüsse dokumentiert. Auf Basis der Tagesordnungspunkte werden die Themen nacheinander besprochen. Beschlüsse werden über ein Abstimmungsverfahren durchgeführt und zusammen mit den vorab eingereichten Stimmen ausgewertet. Die Summe der Stimmen darf nicht höher sein als die Anzahl der teilnehmenden, stimmberechtigten Mitglieder.
Nach Ende der Mitgliederversammlung muss der Schriftführer zeitnah zur durchgeführten Versammlung, das unterzeichnete Protokoll den Mitgliedern zusenden, so dass eventuelle Einwände vorgebracht werden können. Empfehlenswert wäre hier auch noch eine Umfrage durchzuführen, wie zufrieden die Mitglieder mit der Organisation und Durchführung der Mitgliederversammlung waren, denn dann fühlen sich die Mitglieder auch wertgeschätzt. Denn es soll ja eine angenehme und vertrauensvolle Vereinsbeziehung aufrechterhalten werden. Gerade in Zeiten Covid19, kommt das persönliche zu kurz. Auch Ihr als Vorstände freut Euch, wenn Eure aufreibende Arbeit wertgeschätzt wird, denn oftmals macht ihr es im Ehrenamt, ihr opfert Eure Freizeit für Eurer Hobby und dann soll es ja auch Spaß machen.
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Hast Du Erfahrungen mit Online Mitgliederversammlungen gemacht oder hast vielleicht andere Tipps, dann freue ich mich auch über Deine Tipps, die wir für andere veröffentlichen dürfen. Denn andere Yachthäfen oder Yachtclub profitieren davon.
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