Gewählter Kassenprüfer…und jetzt?
8. Juli 2020
Boat Club Management – Ankündigung der Version 2020.2
30. Juli 2020Das Zeitalter der Digitalisierung erfordert in der Verwaltung und im Betrieb von Yachtclubs ein Umdenken. Was vor wenigen Jahren noch in Ordnung war, genügt heute nicht mehr. Gesetzliche Rahmenbedingungen und wirtschaftliche Anforderungen erfordern Schritte hin zur Digitalisierung. Cloudlösung, Sensorik und Automatisierung sind längst auch im Yachtsport angekommen. Up2Boat Yachthafenmanagement ist die Yachthafen Verwaltungssoftware in der Up2Boat Cloud.
Cloud Plattform Software
Spezialisierte Yachthafen Verwaltungssoftware
Autopilot für Deinen Yachthafen
Woher weiß ich als Vorstand eines Yachtclubs, dass ich keine Fehler mache und womöglich schon mit einem Fuß im Gefängnis stehe?
Du bist Vorstand oder Teil des Vorstands Deines Yachtclubs geworden? Herzlichen Glückwunsch! Sicherlich warst Du stolz, als Du Dich zur Wahl gestellt hattest und von der Mitgliederversammlung dann tatsächlich mehrheitlich gewählt wurdest. Aber mit dem Amt kamen auch Verpflichtungen und Verantwortung, die Du so vorher vielleicht gar nicht auf dem Schirm hattest.
Da ist nicht nur das Vereinsrecht, sondern auch Gesetze zum Umweltschutz, EU-DSGVO, Wartung- und Sicherheit der Steganlage und vieles, vieles mehr!
Wie soll man das alles überblicken ohne Fehler zu machen? Du fragst Dich manchmal „stehe ich schon mit einem Fuß im Gefängnis und weiß es nicht einmal? Woher weiß ich, dass ich alles richtig mache? Gibt es irgendwo eine Grundschule für Yachtclub Vorstände wo man lernen kann, was man wissen muss? Für alles Mögliche gibt es Softwareprogramme, warum gibt es nicht eine Lösung, die mir all diese Fragen abnimmt? Eine bezahlbare?“
Wie lösen Vorstände anderer Yachtclubs das Problem der Datenhaltung?
Du bemühst die Internetsuchmaschine Deines Vertrauens, recherchierst nach Standardsoftware zur Yachthafenverwaltung und in Internetforen informierst Du Dich, wie es andere Vorstände machen.
Doch was Du findest, ist entweder auf den Betrieb großer Marinas ausgerichtet oder nicht für den deutschen Markt optimiert und damit auf ausländische Steuergesetze angepasst.
Von anderen Vorständen erfährst Du, wie sie dieses Problem lösen:
— „…wir haben eine allgemeine Vereinssoftware gekauft. Da steht zwar „Fußball“ wo „Boot“ stehen müsste, aber mit der Zeit gewöhnt man sich dran.“ Geht irgendwie. Bedient aber natürlich nicht die Betriebsabläufe eines Yachthafens. Ist eine bessere Schreibmaschine.
— „…wir haben uns eine MS ACCESS Datenbank selbst erstellt!“. Das haben in den vergangenen 20 Jahre viele gemacht. Will man damit aber die gesetzlichen Anforderungen der EU-DSGVO, oder der GoBD umsetzen (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), muss beträchtlich viel Geld in die Programmierung gesteckt werden.
— …viele helfen sich mit Excel-Tabellen. Das funktioniert sogar auf dem Smartphone. Das ist einfach und jeder kann es bedienen.
„Ich will eine Yachthafen Software, die mir hilft Ordnung in meine Daten zu bekommen und mir Fragen der Datensicherheit abnimmt.“
Du stehst mit der Entscheidung vor einem Dilemma. Du hast mit Deiner Position Verantwortung übernommen. Damit musst Du rechtlich und technisch auch das Richtige tun- auch wenn das Geld kostet. Das ist nun mal Deine Verantwortung. Eine Softwarelösung, die Dir das alles abnimmt wäre verlockend. Du denkst nach “…was wird die Mitgliederversammlung sagen, wenn ich Geld in eine neue Software investiere?“ Werden sie mich dafür beschimpfen, für Software Geld auszugeben? Sollte ich nicht versuchen was kostenloses zu finden?”
“Und was ist, wenn ich die Software dann erst einmal habe? Wie kommen die ganzen alten Daten da rein?”
DU hast sicherlich keine Lust alle Personen- und Bootsdaten abzutippen! Außerdem machst Du das alles ja ehrenamtlich. Das kann keiner von Dir verlangen, soviel Aufwand da reinzustecken!
Du denkst Dir: „Wir sind ein kleiner Verein, was wird der Gesetzgeber schon von uns wollen? Wo kein Kläger, da kein Richter!“
Also gehst Du den möglichst einfachen Weg, nutzt Excellisten oder Ähnliches, um Deine Aufgaben zu erledigen. Ich verstehe das! Wie soll man auch wissen, was eine gute Investition ist, die wirkliche Zeit spart und die erwünschten Mehrwerte bringt? Den Weg des geringsten Widerstands zu gehen ist keine Schande und eine pragmatische Lösungen die keine Arbeit macht ist doch vernünftig…
Oder?
Auch wenn man spätestens mit diesem Schritt rechtlich die Grauzone verlassen hat und man sich damit der „Dunklen Seite der Yachthafenverwaltung“ befindet, sind viele von diesem vermeintlichen Pragmatismus nicht abzuhalten. Amtierende Vorstände haften für Verstöße und das es der Gesetzgeber damit ernst meint, zeigen zahlreiche Urteile.
Das manchmal dann einfach gar nichts entschieden wird hat unterschiedliche Gründe. Bei einigen ist es mangelndes Wissen und Angst etwas falsch zu entscheiden. Andere haben Angst die eigene Entscheidung vor den Mitglieder womöglich verteidigen zu müssen. Nicht selten ist es auch pure Ignoranz gegenüber der gesetzlichen Auflagen und der Verantwortung, die sie für ihren Verein und damit ihre Mitglieder übernommen haben.
Die meisten „pragmatischen Lösungen“ führen am Ende auf die „Highway to Data-Hell“
Spätestens am Ende der ersten Saison werden dann die Effekte solcher „pragmatischen Lösungen“ spürbar. Das zeigt sich, wenn man seiner Verantwortung nachkommt und die Effektivität der eigenen Betriebsabläufe unter die Lupe nimmt.
Excellisten sind da nicht besser, als der schon 5x gefaltete Zettel in der Brusttasche des Hafenmeisters, mit durchgestrichenen Liegeplatzbelegungen, Kaffeeflecken und von Regentropfen verwischte Namen.
Der Zettel mit der Liegeplatzbelegung und die Zettel mit den handschriftlich ausgefüllten Liegeplatzverträgen landen auf einem Stapel und warten darauf, dass jemand die Rechnungen dafür schreibt.
Im Zeitalter von Schreibmaschine und Co ging das nicht anders. Aber im Digitalisierungszeitalter kommt man so in die Daten-Hölle der Ineffizienz.
Schlimmer geht immer! Falsch verstandener Pragmatismus schafft ein Datenchaos, das mit mit vertretbarem Aufwand nicht mehr korrigiert werden kann. Es liegt in der Verantwortung eines Vorstands, die Abläufe zumindest ein klein wenig effizienter gemacht zu haben, als man sie übernommen hat.
Wie erstellt man Rechnungen aus schlecht geführten Aufzeichnungen?
Alle Daten müssen händisch in die Rechnung eingetippt werden. Es gibt keine Automatismen. Fehler sind vorprogrammiert. Da wird aus „Markus Schmitt“ schnell „Matthias Schmitt“ und aus dem Boot „Bella“ wird „Bello“. Und wem genau gehört jetzt das Boot, das am Stromzähler 28 angeschlossen ist? Und warum kommt denn die Rechnung wieder zurück, die ich an „Matthias Schmitt“ geschickt habe?
Um eine Jahresrechnung zu erstellen, muss der verantwortliche wissen, ob die betreffende Person Mitglied oder Dauergastlieger ist, denn die Liegegebühren sind unterschiedlich. Er muss wissen wie lang das jeweilige Boot ist und wie viel Strom im vergangenen Jahr verbraucht wurde. Dann kommt da vielleicht noch eine Stegbeleuchtungspauschale, eine Wartungs- und Versicherungspauschale, oder der DMYV Mitgliedsbeitrag dazu. Jede Rechnung ist also individuell und jede Rechnungszeile muss genauso individuell geprüft werden. Das alles für 80, 100, oder 200 Jahresrechnungen!
Wenn Du das ehrenamtlich und nebenberuflich machst, gehen dafür schnell die Abende von 2-3 Monaten drauf, bis alle Rechnungen geschrieben und geprüft sind. Dass dabei Fehler passieren müssen, ist natürlich und menschlich. Das machst Du aber nicht nur einmal. Jahr für Jahr der immer wiederkehrende Aufwand, der Dich an Dein Arbeitszimmer fesselt, statt Zeit mit Deiner Familie auf Eurem Boot zu verbringen. Wer will so heute noch arbeiten?
Dringender Handlungsbedarf: Yachtclubs finden unter den Millennials keinen Nachwuchs mehr für ehrenamtliche Vorstandstätigkeiten!
Dir wird klar, dass es gar kein Wunder ist, dass kaum noch Nachwuchs für Vorstandsposten im Yachtclubs gefunden werden. Vorstand in solch einem Umfeld zu sein bedeutet jede Menge fehleranfällige Arbeiten, für die man am Ende oft nur Kritik erntet, wenn sich Fehler einschleichen!
Du sagst beschwichtigend zu Dir selbst, dass das nun Mal dazu gehört und Du das Amt schließlich übernommen hast. Außerdem, was interessieren Dich die Gesamtabläufe im Club?! Du bist Hafenmeister, Schriftführer, Finanzvorstand, Technikvorstand, Vorsitzender usw. Du hast mit Deinem Resort schon genug zu tun. Da kannst Du dich nicht noch um die Daten der anderen Vereinsresorts kümmern…Gesetze hin- oder her!
Und damit hast Du absolut Recht! Es ist Deine Freizeit, die Du investierst. Wie viel Arbeit hinter alledem steht, sieht kaum einer. Eigentlich hattest Du Dir mal Dein Boot gekauft, um in Deiner Freizeit damit zu fahren. Da muss sich der Aufwand in Grenzen halten und dann auch irgendwann einmal Schluss sein!
Und genau aus diesem Grund benötigst Du eine Lösung für dieses Problem. Du musst das Amt des Vorstands nicht nur attraktiv machen, Du musst Deinen Verein schützen und eine solide Basis schaffen.
Up2Boat Yachthafenmanagement: Deine Daten sicher und zentral in Deiner Cloud Yachthafen Verwaltungssoftware
Aber wie wäre es, wenn es eine pragmatische Lösung gibt und das alles zu einem sehr fairen Preis? Stell Dir eine Software Cloudlösung vor, die in einem Deutschen Rechenzentrum gehostet ist und die Dir mit jedem internetfähigen Endgerät, egal ob PC, Smartphone, oder Tablett zur Verfügung steht. Deine Daten sind dort sicher! Du musst Dich nie wieder um die Installation von Softwareupdates, um Datensicherung, Virenschutz, Verlust von Daten oder Schutz vor Hackerangriffen kümmern. All diese Leistungen übernehmen wir für Dich und schaffen Dir wieder mehr Zeit Boot zu fahren.
Du kannst den Status der erstellten Rechnungen ganz bequem vom Boot aus checken, statt zuhause in Deinem Arbeitszimmer zu sitzen. Weil alle Daten nun zentral verwaltet werden, profitiert der gesamte Betriebsprozess davon. Jeder greift auf die gleichen Daten in der Cloud zu und profitiert von der Datenpflege des anderen. Ein umfangreiches Rechtesystem stellt sicher, dass jeder nur das sehen und ändern darf, was vorgesehen ist. Liegeplatzverträge werden elektronisch geschlossen. Aus den übernommenen Daten werden automatisch Rechnungen generiert, die nun sogar vollautomatisch elektronisch verschickt werden können.
Du verwaltest Liegeplätze, Boote, Personen Firmen und Organisationen. Du planst Wartungsarbeiten an der Hafenanlage, vergibst Aufträge oder planst Aufgaben für Arbeitsdienste der Mitglieder. Du zentralisierst und automatisiert Deinen gesamten Schriftverkehr und überwachst Zahlungseingänge: Alles in einer zentralen Anwendung auf einer gemeinsamen Datenbasis. Und für die 200 individuellen Rechnungen am Ende der Saison benötigst Du keine 3 Monate mehr, sondern gerade einmal 28 Sekunden! Versprochen!
Geschenkt dazu: Die Smartphone App für Deinen Yachthafen
Das Beste ist, dass Du mit Up2Boat Yachthafenmanagement eine Hafen App für das Smartphone von uns kostenlos dazu bekommst. Mit dieser App können Mitglieder nicht nur ihre Rechnungen abrufen, sie stellen mit der App z.B. auch Versicherungs- und Gasprüfungsnachweise zur Verfügung, erhalten Nachrichten vom Yachthafen und können bald sogar Liegeplätze während der Törn reservieren. Aber auch die Vorstände können mit ihren privilegierten Rechten die Verwaltungsdaten des Hafens über die Smartphone App verwalten. Die App unterstützt sowohl Android, als auch Appel Geräte.
Alles toll, aber wir können uns keine teure Softwarelösung leisten!
Als wir mit Inkrafttreten der verschärften Regelungen der EU-DSGVO im Mai 2018 die Unsicherheit vieler Yachtclub Vorstände beobachteten, beschlossen wir zu helfen. Wir entschlossen uns die Excellent Version vom Up2Boat Yachthafenmanagement günstig anzubieten.
Diese Version ist ebenfalls in der Up2Boat Cloud gehostet und bietet damit die gleiche Verfügbarkeit und Sicherheit wie die Premium Version. Du profitierst von Vorteilen wie automatische Updates, Datensicherung, Virenschutz und Hochverfügbarkeit. Die Excellent Version verfügt über alle notwendigen Funktionen, um einen kleinen Hafen zu verwalten. Das ist unser Beitrag zur Förderung des Yachtsports! Wir wollen, dass auch die Vorstände und Geschäftsführer kleinster Yachthäfen ruhig schlafen können!
An alle die etwas pragmatisches suchen das nichts kostet: eine bessere und sichere Lösung die zudem noch kostenfrei ist, werdet Ihr nicht finden!
Selbstverständlich enthält auch mit der Excellent Version jeder Yachthafen seine Smartphone App für die Mitglieder dazu!
Die Yachtclub Premium Version
Die Yachtclub Premium Version, die alle aktuell produktiven Funktionen beinhaltet, liegt bei gerade einmal 3€ pro Liegeplatz und Monat. Das bedeutet, für 36€ pro Liegeplatz im Jahr, hat man Zugriff auf den kompletten Funktionsumfang und profitiert maximal vom Komfort und den Sicherheitsfeatures von Up2Boat Yachthafenmanagement.
Als amtierender Vorstand wirst Du irgendwann daran gemessen werden, wie gut es Dir gelungen ist, die Betriebsabläufe automatisierter, (rechts)sicherer und einfacher an Deinen Nachfolger zu übergeben, als Du sie übernommen hast!
Damit schaffst Du eine saubere Datenbasis was Grundlage dafür ist, ordentliche Betriebsabläufe zu gestalten. Weil alles ineinander greift und zusammenpasst, wird Schriftführung, Liegeplatzvergabe, Rechnungswesen, Wartung der Hafenanlage usw. zum reinsten Kinderspiel.
Es sollte in der Verantwortung jedes amtierenden Vorstands liegen, die Betriebsabläufe so weit zu vereinfachen und zu automatisieren, dass das Amt leicht an einen Nachfolger übergeben werden kann. Up2Boat Yachthafenmanagement hilft Euch dabei.
Saubere Prozesse bringen Ordnung und Ruhe in das Vereinsleben. Das bringt Euch den Respekt Eurer Mitglieder ein, den Ihr verdient habt und beweist, dass Ihr nicht nur ein gutes Vorstandsteam seid, sondern das Ihr dem Vertrauen, dass man mit der Wahl in Euch gesetzt hat, auch mehr als gerecht werdet.
Wir sind ein junges Start-Up und legen großen Wert auf engen Austausch mit unseren Anwendern und unseren Partner Yachthäfen. Wir wollen für Euch tolle Anwendungsfunktionen bauen, die Euch die Arbeit erleichtern.
Sobald Du Deinen Hafen bei Up2Boat registriert hast, führen wir Euch als Partner Yachthafen. Wir begnügen uns nicht damit eine Verwaltungssoftware für einzelne Yachthäfen zu entwickeln. Unser Ziel ist es, alle Yachthäfen miteinander vernetzen. Dies wird ganz neue Synergien schaffen. Damit erhältst Du und Dein Hafen nicht nur tolle Funktionen die Dir das Leben erleichtern. Wenn Du möchtest, kannst Du auch direkten Einfluss auf die neuen Programmfeatures unserer Web- und App Entwicklung nehmen. Denn mit Deiner Praxiserfahrung bist Du für uns eine wertvolle Hilfe zur kontinuierlichen Verbesserung der Funktionen. Wir haben uns auf den Weg gemacht, die Digitalisierung in die Yachthäfen zu tragen und sukzessive überall dort Automatisierung einzuführen, wo es sinnvoll und hilfreich ist. Wir freuen uns darauf, diesen Weg mit Dir zu gehen. Klicke jetzt auf den Button unten, registriere Deinen Yachthafen und werde Teil von Up2Boat!
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